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合同專(zhuān)項檢查自查報告
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為貫徹執行《南京市xx集團系統企業(yè)合同管理及履行情況專(zhuān)項檢查方案》的要求，集團法務(wù)部于20xx年3月26日對xx集團的合同管理及履行情況進(jìn)行了專(zhuān)項檢查，現將有關(guān)檢查工作通報如下：
一、檢查情況：
根據xx集團提交的自查報告及現場(chǎng)檢查，xx集團合同整體概況如下：
1、合同管理制度及流程規范情況
xx集團自20xx年根據集團要求先后制定《合同管理規定》、《外聘法律顧問(wèn)管理規定》、《法律事務(wù)管理規定》、《法務(wù)專(zhuān)員管理規定》等制度。合同管理嚴格按照合同評審程序，法務(wù)人員參與評審，重要合同律師審核，分管領(lǐng)導、法定代表人逐級審批，合同簽訂流程操作比較規范。
2、合同簽訂履行情況
20xx年至20xx年xx集團合同簽訂履行情況如下表：
3、合同履行風(fēng)險防范情況
xx集團對合同履行的風(fēng)險防范主要是由資產(chǎn)部牽頭，法務(wù)專(zhuān)員及財務(wù)處配合對重要的、金額較大的合同進(jìn)行監控，建立了預警機制，遇有經(jīng)過(guò)三次催告仍然不按照合同規定履行的合同立即邀請法律顧問(wèn)介入，為訴訟工作做好準備。合同非正常履行由業(yè)務(wù)部門(mén)、法務(wù)專(zhuān)員、常年法律顧問(wèn)積極應對，參與訴訟或仲裁活動(dòng)并上報集團。
4、合同管理情況
xx集團法務(wù)專(zhuān)員對合同臺賬及合同檔案管理比較清晰詳細。
二、存在問(wèn)題
xx集團在合同管理整體上比較的規范有效，合同履行比較正常，但在現場(chǎng)檢查的過(guò)程中，發(fā)現在合同簽訂履行方面
還存在以下四點(diǎn)問(wèn)題：
1、合同中授權代理人簽字時(shí)沒(méi)有授權委托書(shū)；
2、法律顧問(wèn)的法律書(shū)面意見(jiàn)比較少；
3、合同相對方的資質(zhì)審查比較少；
4、重大項目合同中缺少合同談判記錄、紀要、備忘錄等相關(guān)資料；
5、合同履行過(guò)程中缺乏承辦人常態(tài)跟蹤機制；
三、完善建議
針對xx集團存在的上述問(wèn)題，為了更好的完善xx集團的合同管理及法律風(fēng)險防范，集團法務(wù)部結合x(chóng)x集團實(shí)際情況提出以下幾點(diǎn)完善建議：
1、在檔案管理方面，建議xx集團對上報集團的合同檔案與常規合同檔案分開(kāi)歸檔，便于統計查詢(xún)；
2、在合同臺賬方面，建議xx集團的法務(wù)專(zhuān)員定期及時(shí)更新合同臺賬，尤其是在履行情況方面進(jìn)行及時(shí)更新；
3、合同簽訂方面，建議xx集團對授權代理人簽字的合同進(jìn)行書(shū)面的授權，并將授權委托書(shū)作為合同的附件留存檔案；
4、對不需要法律顧問(wèn)出具書(shū)面意見(jiàn)的部分合同，建議xx集團的法務(wù)專(zhuān)員留存律師修改合同的電子版或相關(guān)郵件等；
5、在重大項目的合同簽訂過(guò)程中，建議xx集團法務(wù)專(zhuān)員與律師共同參與，同時(shí)將合同談判記錄、紀要、備忘錄等相關(guān)材料留存合同檔案；
6、合同簽訂前，建議xx集團對首次合作的合同相對方的資質(zhì)，履約能力進(jìn)行深度的審查，其相關(guān)資質(zhì)證明作為合同附件留存檔案；
7、針對合同履行過(guò)程中缺乏承辦人常態(tài)跟蹤機制的問(wèn)題，建議xx集團明確合同承辦人在合同履行過(guò)程中的職責，加強對其考核管理，形成常態(tài)跟蹤機制。
以上是針對xx集團的合同管理及履行情況的全面梳理，其中針對檢查過(guò)程中發(fā)現的問(wèn)題，集團法務(wù)部根據實(shí)際情況提出相應的完善建議，希望通過(guò)此次專(zhuān)項檢查，xx集團能認真落實(shí)集團法務(wù)部提出的完善建議，以便更好的建立健全合同管理制度，防范合同履行方面的法律風(fēng)險。集團法務(wù)部后續將會(huì )繼續跟蹤xx集團實(shí)際落實(shí)情況。
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