司法檔案管理工作晉升省特級匯報發(fā)言

省檔案局、省司法廳，市檔案局各位領(lǐng)導及評審員：

　　1998年，我局晉升為省一級檔案管理單位。此后，我們堅持認真貫徹實(shí)施《中華人民共和國檔案法》、《××省檔案管理條例》等法律法規，按照“抓基礎，強管理；抓完善，上等級；抓編研，優(yōu)服務(wù)”的總體工作思路，不斷加強檔案工作的組織體系建設，在檔案管理與利用上取得了新的成績(jì)�，F就我局機關(guān)檔案管理工作的有關(guān)情況匯報如下：

　　一、基本情況

　　我局綜合檔案室分檔案庫房、陳列室、閱文室、保密室和工作間，共計180平方米。檔案密集架3列9組，配有計算機、復印機、去濕機、溫濕度自動(dòng)記錄儀、空調機等各種設備，庫房溫濕度控制基本達到了省規范標準�，F存有建局以來(lái)各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案及資料檔案總數697盒。其中：文書(shū)檔案186卷（老辦法），3623件（新辦法），永久410卷，長(cháng)期1940卷，短期1273卷，會(huì )計檔案390卷，基建檔案29卷，設備檔案8卷，聲像檔案19冊，電子檔案42盤(pán)，實(shí)物檔案169件，各種資料160冊。全部檔案實(shí)行了集中統一管理。今年，為搞好檔案規范化建設，我們聘請數名專(zhuān)家及工作人員對1995年至20××年的主要業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行了標準化整理，建立了數據庫，共輸錄主要業(yè)務(wù)檔案條目近20××0條，檔案工作基本上實(shí)現了計算機管理。自20××年10月省一級復查以來(lái)，我局機關(guān)檔案室連續多次被評為市檔案工作先進(jìn)集體，并順利通過(guò)了省、市檔案局組織的歷屆復查與年審。我局專(zhuān)職檔案員也多次被評為檔案工作先進(jìn)個(gè)人。

　　二、主要作法

　　為了不斷強化檔案綜合管理目標，努力實(shí)現檔案工作規范化、科學(xué)化、現代化，瞄準晉升省特級的目標，近年來(lái)，我們重點(diǎn)從以下幾個(gè)方面狠抓了檔案管理升級工作：

　�。ㄒ唬┘訌娊M織領(lǐng)導，不斷完善檔案管理體制。隨著(zhù)經(jīng)濟社會(huì )的不斷發(fā)展，我局司法行政工作也日趨繁重，檔案利用的頻率逐年提高，也讓我們看到了開(kāi)發(fā)利用檔案資源的巨大潛力與效能。對此，全局上下進(jìn)一步統一思想，加強組織領(lǐng)導，切實(shí)落實(shí)措施，逐步形成了局領(lǐng)導直接抓，局辦公室具體抓，各職能科室、單位協(xié)調配合抓的良好格局，為檔案管理上臺階、上水平提供了有力的組織保證。

　　一是及時(shí)成立和調整了局檔案工作領(lǐng)導小組。為保證局檔案工作始終有人管、有人抓、有人負責，根據局領(lǐng)導成員及工作分工的變化，我局適時(shí)調整局檔案工作領(lǐng)導小組；今年，為確保檔案工作目標管理晉升省特級工作順利開(kāi)展，我們又及時(shí)成立了局檔案升級工作領(lǐng)導小組及其工作專(zhuān)班。

　　二是進(jìn)一步完善檔案管理網(wǎng)絡(luò )。我們在局機關(guān)各科室內明確了兼職檔案員，負責本科室有關(guān)檔案資料的收集、整理和保管，并根據需要，隨時(shí)協(xié)助檔案室開(kāi)展工作。同時(shí)，加強對縣市區司法局機關(guān)檔案室建設的指導管理。專(zhuān)門(mén)下發(fā)了通知，在全系統的會(huì )議上進(jìn)行了強調。目前，各地司法行政機關(guān)全部建立了檔案室，成立了工作專(zhuān)班，落實(shí)了專(zhuān)職檔案員，有效地開(kāi)展了機關(guān)檔案目標管理工作。全市8個(gè)縣級司法局，有1個(gè)機關(guān)檔案室達到省一級；有6個(gè)機關(guān)檔案室達到省二級，占總數的87.5%。

　　三是黨組和局務(wù)會(huì )經(jīng)常研究檔案工作。如20××年1月，局黨組召開(kāi)會(huì )議，確定在新建的局法律援助綜合樓里設置檔次較高的檔案室以及相配套的閱文室、陳列室等問(wèn)題。之前，我們還把市檔案局領(lǐng)導及專(zhuān)家請來(lái)，就檔案室的合理布局、技術(shù)要求等方面的問(wèn)題征求意見(jiàn)，最后將已經(jīng)基本建成的面向朝西的檔案室改為朝南，拆了3面墻；同時(shí)根據市檔案局專(zhuān)家的建議，購買(mǎi)了檔案密集架。前不久，我們又就檔案升特級及布置陳列室的問(wèn)題，把市檔案局領(lǐng)導和專(zhuān)家請來(lái)，進(jìn)行指導。局黨組今年還專(zhuān)題召開(kāi)檔案管理晉升省特級會(huì )議，研究投入資金購買(mǎi)檔案室所需的一切設備等。

　�。ǘ�）加強隊伍建設，不斷提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。為盡快提高檔案人員的整體素質(zhì)，更好地適應新時(shí)期檔案工作的需要，我們將思想作風(fēng)好、工作扎實(shí)認真、工作責任心強的人員調整充實(shí)到檔案工作崗位上，安排了專(zhuān)職檔案員，各科室還明確了兼職檔案員。在此基礎上，我們堅持采取多種有效形式組織學(xué)習和培訓：

　　一是適時(shí)組織專(zhuān)（兼）職檔案人員學(xué)習。我們結合單位實(shí)際，組織專(zhuān)（兼）檔案人員重點(diǎn)加強對《檔案法》、《××省檔案管理條例》等法律法規和有關(guān)專(zhuān)業(yè)知識的學(xué)習，并進(jìn)行了專(zhuān)門(mén)考試。

　　二是積極支持檔案人員參加上級檔案部門(mén)組織的培訓。我局歷任專(zhuān)職檔案員均多次參加過(guò)檔案部門(mén)組織的培訓活動(dòng)，取得了較好的成績(jì)和上崗資格。

　　三是走出去取經(jīng)，請進(jìn)行送寶。采取請市檔案局專(zhuān)家現場(chǎng)指導和走出去到檔案管理先進(jìn)單位參觀(guān)學(xué)習相結合的方式，開(kāi)闊檔案人員視野，找出工作差距，改進(jìn)工作方法，不斷增強檔案人員的工作壓力和動(dòng)力，調動(dòng)其搞好檔案工作的積極性和主動(dòng)性。近年來(lái)，我局檔案員及責任部門(mén)還多次到市直機關(guān)檔案管理先進(jìn)單位參觀(guān)學(xué)習，進(jìn)行多途徑、深層次、寬領(lǐng)域的學(xué)習培訓，使我局檔案工作人員牢固地掌握了檔案管理的基本知識和技能、綜合素質(zhì)，專(zhuān)業(yè)水平得了不斷提高。

　�。ㄈ�）加強基礎設施建設，不斷改善檔案工作條件。我們針對我局辦公條件改善之前存在的庫房偏小，設施陳舊，檔案管理自動(dòng)化、科技化程度低，庫房?jì)炔凯h(huán)境欠佳的問(wèn)題，立足高起點(diǎn)，嚴格按照省特級標準，大力加強檔案基礎設施建設。20××年我局在興建法律援助綜合樓時(shí)，就按照檔案綜合管理的要求與規范，聘請有關(guān)設計人員對檔案庫房進(jìn)行了專(zhuān)項設計，做到了檔案庫房與辦公室、閱文室、陳列室四分開(kāi)。新的檔案庫房投入使用后，我局又先后投入10多萬(wàn)元，購置密集架、空調機、復印機、除濕機、防磁柜、溫濕度自動(dòng)記錄儀等設備，并落實(shí)了防火、防盜、防高溫、防潮、防塵、防光、防鼠、防蟲(chóng)措施，有效改善了檔案庫房的軟硬件條件。目前，我局檔案庫房整潔、寬敞，僅使用面積就達到了60平方米，密集架達到3列9組，能夠保障近20年的檔案資料的安全保管與利用。同時(shí)為提高檔案現代化管理水平，20××年5月，我們圍繞檔案升省特級目標，又投資5萬(wàn)多元，增添了空調、電腦、除濕機、防磁柜等設施，擴建了榮譽(yù)室，安裝了“檔案管理系統”，聘請專(zhuān)門(mén)技術(shù)人員將我局所有的文件檔案全部錄入計算機，實(shí)行了檔案電子自動(dòng)化管理，使檔案資料的查找利用更加方便、快捷。

　�。ㄋ模┘訌娭贫冉ㄔO，不斷促進(jìn)檔案管理制度化、規范化。近幾年來(lái)，我們以《檔案法》為準繩，不斷對檔案管理等制度進(jìn)行修訂、補充和完善。一是制訂了檔案管理工作五年規劃以及年度計劃，將檔案管理工作與司法行政業(yè)務(wù)工作同部署、同安排。二是把檔案工作列入各科室和相關(guān)人員的職責范圍，并按照職能分工，負責做好本單位文件資料的收集、整理與歸檔工作。三是建立健全文件材料的歸檔制度。我們組織人員及時(shí)修訂和完善了囊括檔案歸檔范圍、檔案歸檔時(shí)間、檔案借查閱、檔案保密、檔案統計和檔案鑒定與銷(xiāo)毀等檔案管理全過(guò)程的《文書(shū)檔案管理實(shí)施細則》，以及《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》，從而確保了檔案歸檔及時(shí)、完整，檔案整理規范，檔案保管妥當、安全，檔案利用方便、快捷。四是建立了專(zhuān)（兼）職檔案人員崗位責任制。明確了檔案人員的工作職責，并將其工作情況納入年度工作考核范圍，有效地提高了專(zhuān)兼職檔案人員的工作積極性。五是進(jìn)一步完善了相關(guān)制度。我局認真落實(shí)省、市檔案主管部門(mén)的意見(jiàn)，結合我局業(yè)務(wù)工作實(shí)際，對相關(guān)制度進(jìn)行了全面修訂、完善。我局分文書(shū)、科技、專(zhuān)業(yè)、電子、聲像、實(shí)物6大系列進(jìn)行收集、整理與保管。歸檔門(mén)類(lèi)更加齊全，歸檔文件、資料更加豐富，檔案期限劃分更加科學(xué)合理。

　�。ㄎ澹┘訌姌I(yè)務(wù)建設，不斷提高檔案工作質(zhì)量和管理水平。為進(jìn)一步提高案卷質(zhì)量，我們狠抓了檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔、保管等基礎環(huán)節的規范化。

　　一是從文書(shū)處理抓起。我局行文按照《國家行政機關(guān)公文處理辦法》的規定，嚴把起草關(guān)、審核關(guān)、簽發(fā)關(guān)、打印關(guān)，并實(shí)行層層負責制，從而有效地避免了不規范公文現象的發(fā)生，提高了卷內文件的質(zhì)量。

　　二是根據形勢的發(fā)展和工作職能的轉換。及時(shí)修訂完善立卷歸檔范圍、分類(lèi)方案和保管期限表，嚴格按要求收集文件資料，確保了檔案齊全完整，不斷豐富了室藏。認真細致整理文件材料，做到了各種載體的檔案準確、及時(shí)歸檔，卷面卷內規范美觀(guān)，排放科學(xué)整齊。

　　三是切實(shí)加強對檔案庫房?jì)炔凯h(huán)境管理。專(zhuān)職檔案員堅持每天查看溫濕度數據，在溫濕度達不到檔案管理標準的情況下，及時(shí)運用開(kāi)空調機和去濕機進(jìn)行調節，堅持節假日檢查防高溫、防火裝置，對達不到要求的及時(shí)進(jìn)行修復和更換；堅持每半年對檔案保存情況進(jìn)行一次全面檢查，發(fā)現檔案破損情況及時(shí)進(jìn)行維護和修復；堅持每年更換一次防蟲(chóng)劑和滅火器，防止物品失效，保證了檔案資料的完好無(wú)損。

　　四是進(jìn)一步加強了編研工作。堅持把加強編研工作、提高利用效果作為進(jìn)一步做好檔案管理的重中之重，集中時(shí)間，集中精力，進(jìn)行編研工作，先后形成了“基礎數據”、“制度匯編”、“崗位職責匯編”、“大事記”等多個(gè)門(mén)類(lèi)的編研材料，編研工作有了新的進(jìn)展，取得了一定成績(jì)。同時(shí)對原有的全宗介紹、組織沿革等編研材料作了進(jìn)一步的補充和完善。

　�。�六）加強檔案資源開(kāi)發(fā)與利用，為司法行政工作發(fā)展服務(wù)。開(kāi)發(fā)檔案信息資源，提供良好的檔案利用服務(wù)是檔案工作的根本目的。我們注重開(kāi)發(fā)利用檔案資源，積極為司法行政工作發(fā)展服務(wù)。近年來(lái)，先后編制了各種載體的全引目錄、歸檔文件目錄、科技檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、電子檔案（6種）、編研材料（8種）、全宗卷等索引工具12本，清晰規范，能夠從多個(gè)角度進(jìn)行快速、準確的檢索。我們還圍繞全局中心工作，積極開(kāi)展編研工作，編寫(xiě)了全宗介紹、機構沿革、大事記、年鑒、各類(lèi)專(zhuān)題檔案資料匯編等多種參考資料（88本）。為了發(fā)揮實(shí)物檔案直觀(guān)、形象的作用，增強全局干警的責任感、榮譽(yù)感和自豪感，我們在20××年已建榮譽(yù)室的基礎上，改建擴建了實(shí)物檔案室，將原來(lái)僅40平方的榮譽(yù)室擴建為60平方米的實(shí)物檔案室，將近10年來(lái)，我局干警團結奮斗、開(kāi)拓創(chuàng )新所取得的成績(jì)、受到的各級黨委、政府和上級部門(mén)表彰的錦旗、匾牌、獎杯、獎?wù)�、證書(shū)等共122件，加上近10年來(lái)我局干警編撰出版發(fā)行的教材、理論研究成果等全部搬進(jìn)榮譽(yù)室展示，極大地激發(fā)了廣大干警的工作熱情和創(chuàng )造力，為全市司法行政工作改革、創(chuàng )新和發(fā)展提供了不竭精神動(dòng)力。我們堅持主動(dòng)利用與被動(dòng)利用相結合的方式，積極宣傳檔案利用的價(jià)值和意義，廣泛挖掘檔案信息資源，主動(dòng)為全局各項工作服務(wù)，為促進(jìn)全市經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)。從1998年到20××年的10年間，我局檔案室先后為局機關(guān)提供近百次資料查詢(xún)服務(wù)，其中，有20余次查詢(xún)資料的情況被詳細記載。20××年，為了爭創(chuàng )市級文明單位，落實(shí)有關(guān)目標責任，撰寫(xiě)系列申報材料，局爭創(chuàng )工作領(lǐng)導小組及其辦公室分別借閱了部分照片、榮譽(yù)證書(shū)及卷宗檔案，為我局申報并被授予市級文明單位發(fā)揮了積極作用。20××年初，為了完成市政府交辦的《××志·司法行政篇》的撰稿任務(wù)，我局方志工作編撰人員在半年的時(shí)間里，先后近百次在檔案室查閱檔案、摘錄資料，制作資料卡片5000余張，為順利完成“司法行政篇”撰稿任務(wù)奠定了堅實(shí)基礎，局機關(guān)檔案室真正發(fā)揮了智囊、資料庫、數據庫的作用。

　　三、對照省特級標準的自查情況

　　通過(guò)多年的不懈努力，我局機關(guān)檔案管理在省一級的基礎上有了質(zhì)的飛躍，從整體上看，我們認為已經(jīng)達到了省特級標準，主要表現在以下幾個(gè)方面：

　�。ㄒ唬┙M織體系健全

　　1、體制完善。局黨組將檔案工作納入了議事日程，建立了局檔案工作領(lǐng)導小組，辦公室配備有一名副主任具體負責；確定了專(zhuān)職檔案員，建立了綜合檔案室，有明確的工作職責，制定了檔案工作計劃，履有效地進(jìn)行了對局檔案工作的指導管理，實(shí)現了各種門(mén)類(lèi)和載體檔案的集中統一管理，形成了較完備的檔案工作網(wǎng)絡(luò )。

　　2、制度健全。加強了對檔案法規的學(xué)習和宣傳，制定了各項檔案工作制度。近年來(lái)，我局根據上級的要求，結合本單位的實(shí)際，對各種規章制度進(jìn)行了重新修訂、完善和匯編，使檔案工作有章可循。

　　3、檔案人員相對穩定。我局檔案員一直堅持在檔案工作崗位上，思想素質(zhì)高，責任心強，愛(ài)崗敬業(yè)，并堅持定期培訓持證上崗。

　�。ǘ�）設施建設配套

　　1、收集歸檔及時(shí)齊全。文件材料符合規定要求，每年都實(shí)行了雙套制。

　　2、檔案整理嚴格按照上級的要求進(jìn)行分類(lèi)。立卷、組卷相對合理，排列有序，編目比較規范。

　　3、庫房防護效果好。溫濕度基本達到了國家標準，從未發(fā)生丟失、損毀檔案現象，堅持日常測試記錄溫濕度。

　　4、配備了微機。購置了檔案管理軟件，并建立了1994年至20××年檔案數據庫，即傳統方式20xx條，簡(jiǎn)化方式3624條，共5720條，照片502張、設備34條、科技檔案351條，為檔案管理現代化奠定了基礎。

　�。ㄈ�）檔案服務(wù)到位

　　編寫(xiě)了組織沿革、全宗介紹、大事記，基礎數據、專(zhuān)題檔案、規章制度等多個(gè)門(mén)類(lèi)的編研材料，檔案利用取得比較明顯的效果。

　　嚴格對照省特級標準，我們還存在著(zhù)檔案鑒定與統計不夠及時(shí)，檔案現代化管理管理水平不夠高等問(wèn)題。

　　各位領(lǐng)導，如果評審組批準我局檔案管理晉升省特級，無(wú)疑對我局檔案管理工作起到極大的推動(dòng)作用，我們將以此為契機，切實(shí)強化措施，加強管理，彌補不足，進(jìn)一步提高我局檔案管理水平。

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