年度檔案接收計劃

年度檔案接收計劃

　　一、檔案移交單位

　　20xx年度計劃接收以下各單位的到期檔案，具體單位如下：

　　二、移交檔案范圍及內容

　　請各單位將本單位歸檔保存的20xx年以前（含2002年）的永久、長(cháng)期檔案按規定進(jìn)行整理，并按通知要求移交到市檔案館，同時(shí)移交以下與該批檔案相配套的附屬材料：

　�。�1）檔案實(shí)體數字化掃描件(必須為PDF格式);

　�。�2）書(shū)本式案卷目錄；

　�。�3）書(shū)本式全引目錄；

　�。�4）文件級機讀目錄；

　�。�5）組織機構沿革；

　�。�6）全宗介紹；

　�。�7）大事記；

　�。�8）各類(lèi)有保存價(jià)值的出版物及內部刊物；

　�。�9）各類(lèi)有保存價(jià)值的參考資料。

　　三、檔案案卷的幾點(diǎn)基本要求

　　1、嚴格執行國家檔案整理規范，保證檔案的齊全完整。檔案分類(lèi)要科學(xué)合理，組卷要整齊美觀(guān)，案卷題名準確、簡(jiǎn)潔，并能反映卷內文件材料內容。卷內文件目錄書(shū)寫(xiě)工整，案卷封面、備考表填寫(xiě)完備，標簽定位整齊，保證卷面整潔。

　　特別提醒，對以件為單位進(jìn)行整理的檔案，每件同樣必須要編寫(xiě)件頁(yè)號。

　　2、各單位在進(jìn)行檔案目錄的輸入輸出時(shí)，在格式規范上，要統一以市檔案局提供的檔案管理軟件的格式為標準，不得各行其事，確保全市檔案能整體統一進(jìn)行內部網(wǎng)絡(luò )、電腦機讀和書(shū)本式檢索。

　　3、檔案在進(jìn)行數字化掃描時(shí)，要嚴格按照《市紙質(zhì)檔案數字化基本要求》進(jìn)行規范化掃描，掃描件圖像要清晰無(wú)虛影、無(wú)黑邊、不歪斜、不缺頁(yè)，保持檔案頁(yè)面的原尺寸，不放大或縮��；掃描件圖像一律必須采用PDF格式，不接收其它格式的檔案掃描件，掃描件一律以相應的檔號命名。

　　4、各單位必須認真撰寫(xiě)并移交與該批移交的檔案相配套的《組織機構沿革》、《全宗介紹》和《大事記》等附屬資料，在移交檔案時(shí)，對這三個(gè)資料，提供一套書(shū)本式資料；同時(shí)將這三個(gè)資料的電子版隨同檔案的機讀目錄電子版一同刻制成光盤(pán)移交。

　　5、在移交檔案的年限上，所移交的檔案是以卷為單位整理的，將卷交完即可；所移交的檔案是以件為單位整理的，要將檔案移交至2002年時(shí)止。

　　6、各單位應嚴格執行檔案工作法律、法規。任何個(gè)人和部門(mén)不得私自占有和擅自處理檔案，不得任意銷(xiāo)毀，不得涂改和丟失檔案。

　　四、移交接收檔案的時(shí)間

　　各單位接此通知后，應立即組織開(kāi)展檔案整理工作。準備工作完成后，請及時(shí)聯(lián)系市檔案局征集接收處，由征集接收處派員對移交檔案的準備情況進(jìn)行檢查驗收。驗收合格后將檔案移交進(jìn)館，并辦理相關(guān)手續。移交工作務(wù)必于2013年7月31日前完成（對新納入進(jìn)館范圍的民主黨派，可視具體情況延長(cháng)至2013年12月底）。聯(lián)系電話(huà)：市檔案局征集接收處。

　　各單位要加強領(lǐng)導、精心組織，確保2013年度到期檔案移交進(jìn)館工作如期完成。對不按時(shí)移交檔案的單位，將根據有關(guān)規定進(jìn)行處理。望各單位高度重視，對檔案室和檔案員的工作在人力、財力和時(shí)間上給予大力支持，確保本單位順利完成到期檔案的進(jìn)館任務(wù)。

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