內部審核的實(shí)施總結
內部審核的實(shí)施總結
一、首次會(huì )議
1、首次會(huì )議的目的
向受審核方的高層管理者介紹審核組成員；
重申審核的目的、范圍和計劃；
簡(jiǎn)要介紹審核所采用的方法和程序；
在審核組和受審核方之間建立正式聯(lián)系；
確定已具備審核組所需要的資源和條件；
確認審核中各次會(huì )議的時(shí)間；
促進(jìn)受審核方的積極參與；
必要的澄清和申明。
2、首次會(huì )議的程序和內容與會(huì )人員簽到
審核組長(cháng)宣布會(huì )議開(kāi)始，介紹審核組成員，必要時(shí)介紹資格
受審核方代表介紹受審核方與會(huì )人員
受審核方最高管理者致辭
審核組長(cháng)宣布審核目的、范圍、審核準則和審核計劃，并由雙方確認
審核組長(cháng)介紹審核程序和方法，包括：
審核抽樣的原則；保密聲明；審核常用的方式方法，如通過(guò)交談、查閱文件和記錄、現場(chǎng)觀(guān)察和驗證等方式方法獲取證據；審核中雙方的溝通方式；審核組內部會(huì )議；不符合項確認等。使與會(huì )人員對審核全過(guò)程有一個(gè)基本了解。
確定陪同人員
陪同人員的作用：向導、橋梁、見(jiàn)證
確認審核期間所需的資源，如工作、辦公、交通條件等
確認末次會(huì )議（結束會(huì )議）的時(shí)間
審核組長(cháng)致謝，宣布會(huì )議結束
3、首次會(huì )議的注意事項
準時(shí)
圍繞主題，簡(jiǎn)明扼要
保持和諧、融洽的氣氛
受審核方的管理層應參加
在內部體系審核時(shí)，對上述內容可作適當簡(jiǎn)化。但簡(jiǎn)單不等于取消，為了保持內審的正規化，首次會(huì )議的形式是必須的。
二、現場(chǎng)審核
1、現場(chǎng)審核注意事項
a）審核組長(cháng)要控制審核的全過(guò)程，主要指控制下列環(huán)節：
控制審核計劃 控制審核進(jìn)度 控制審核氣氛
控制客觀(guān)性 控制審核結果
b）選擇樣本要有代表性，應由審核員隨機機樣
c）要依靠查表，若要偏離檢查表，必須小心謹慎
d）要從問(wèn)題的各種表現形式去尋找客觀(guān)證據
e）當發(fā)現不合格時(shí)，要調查研究到必要的深度
f）與受審核方的負責人共同確認事實(shí)
g）始終保持客觀(guān)、公正和有禮貌
2、關(guān)于客觀(guān)證據
客觀(guān)證據的定義：“支持事物存在或其真實(shí)性的數據”（ISO9000：2000）
“通過(guò)觀(guān)察、測量或試驗獲得的并且能被驗證的，與產(chǎn)品和服務(wù)有關(guān)的或某一體系要素的存在和實(shí)施有關(guān)的定性或宣傳的信息、記錄或實(shí)施陳述�！保↖SO19011）
在實(shí)際審核中，我們還可以這樣來(lái)判別什么是客觀(guān)證據，什么是主觀(guān)證據：
a） 存在的客觀(guān)事實(shí)可以成為客觀(guān)證據，而主觀(guān)分析、推斷、臆測要發(fā)生的事不能成為客觀(guān)證據；
b） 被訪(fǎng)問(wèn)的、對相關(guān)活動(dòng)負有直接責任人的談話(huà)可以成為客觀(guān)證據，而傳聞、陪同人員或其他與被審核的活動(dòng)無(wú)關(guān)人員的談話(huà)不能成為客觀(guān)證據；
c） 還應注意：“對于面談獲得的信息應通過(guò)實(shí)際觀(guān)察、測量和記錄等其他渠道予以驗證”。（ISO19011-1）
d） 現行有效的文件中的規定和記錄可以成為證明當前發(fā)生的活動(dòng)的客觀(guān)證據。
三、審核的路線(xiàn)
在現場(chǎng)審核中還要注意選擇合適的審核路線(xiàn)，這一點(diǎn)其實(shí)在編制檢查表時(shí)就應考慮到了。在實(shí)際審核中經(jīng)常要用的路線(xiàn)可以有下列三種方法：
1、自上而下和自下而上的路線(xiàn)：
2、正向和逆向的審核路線(xiàn)
3．按過(guò)程審核和按部門(mén)審核的路線(xiàn)
四、審核的方法
1、觀(guān)察
2、提問(wèn)
開(kāi)放式提問(wèn) 封閉式提問(wèn) 帶主題的提問(wèn) 重復提問(wèn)
假設提問(wèn) 議論性提問(wèn) 無(wú)字句提問(wèn)
審核員不管用哪種方式提問(wèn)，內容應圍繞5W1H。提問(wèn)時(shí)必須觀(guān)點(diǎn)鮮明、目的明確、時(shí)機適當，且不偏離檢查表規定的主題。
3、聆聽(tīng)
持平等、真誠的態(tài)度，專(zhuān)注、認真地聽(tīng)
有耐心并及時(shí)反饋
注意正面理解，鼓勵發(fā)言
善于排除干擾，引入主題
4、驗證
審核時(shí)的驗證是指對審核發(fā)現的相關(guān)信息做進(jìn)一步的追溯、分析和確定。廣義地講，與受審核方面談、查閱文件和記錄、現場(chǎng)觀(guān)察等都是審核驗證的手段。
驗證的常用方法：
比較與不同層次和職能人員的交談結果
比較交談結果與文件規定或記錄記載是否符合
比較交談結果與現場(chǎng)觀(guān)察的結果
比較不同層次或不同類(lèi)別文件和記錄
比較文件規定與現場(chǎng)觀(guān)察結果
現場(chǎng)操作或演示
驗證的作用：
驗證各種結果的一致性。體系運行各類(lèi)活動(dòng)和過(guò)程一致性越高，成熟度越高 驗證審核發(fā)現的可靠性。對重點(diǎn)問(wèn)題多角度、多方式觀(guān)察，以獲取可靠信息 發(fā)現審核結果的相關(guān)性
導致審核活動(dòng)的深入和產(chǎn)生追溯性
驗證的思路：有沒(méi)有、做沒(méi)做、好不好。
5、客觀(guān)證據的收集
收集到的客觀(guān)證據形式有：
存在的客觀(guān)事實(shí) 被訪(fǎng)問(wèn)人員關(guān)于本職范圍內工作的陳述
現有的文件、記錄 組織的產(chǎn)品
審核員可通過(guò)下列方式來(lái)收集客觀(guān)證據：
與受審核方人員的面談 查閱文件和記錄
現場(chǎng)觀(guān)察與核對 與實(shí)際活動(dòng)及結果的驗證
各類(lèi)數據的匯總分析 小型座談會(huì )
來(lái)自其他方面的報告，如顧客反饋、外部審核結果等
相關(guān)抽樣方案的水平、抽樣過(guò)程的控制等
6、審核記錄
審核記錄的作用： 作為編寫(xiě)不符合項報告和審核報告的依據；
作為備忘、核實(shí)的依據；
作為查閱、追溯的依據。
對審核記錄的主要要求：
記錄應完整、準確、清晰、簡(jiǎn)明；
記錄應真實(shí)；
記錄應具體、詳實(shí)，如文件名稱(chēng)、產(chǎn)品批號、設備編號、合同編號、陳述人職務(wù)、崗位等；
記錄應及時(shí)，當場(chǎng)記錄，盡量避免事后回憶、追記；
記錄的格式、形式由組織自定，一般可結合檢查表。
五、現場(chǎng)審核中各類(lèi)審核對象的應對
1、“沒(méi)問(wèn)題”型
2、“抵觸”型
3、“軍人”型
4、“一問(wèn)三不知”型
5、“專(zhuān)家”型
6、“辦不到”型
7、“主動(dòng)暴露”型
8、“求饒”型
9、“熱情過(guò)度”型
10、“故意拖延”型
六、不符合項及其報告
現場(chǎng)審核中編寫(xiě)“不符合項報告”是一件非常重要的工作。即審核中如發(fā)現不合格項，應編寫(xiě)不合格報告�！安环享棃蟾妗� 也可改稱(chēng)為“糾正措施要求表”（英文Correction Action Request，簡(jiǎn)稱(chēng)CAR）。
1、不符合項的定義
不合格（不符合）的定義：“未滿(mǎn)足要求”（ISO9000：2000）
其中“要求”是指：有關(guān)的法律法規要求和社會(huì )要求、ISO14001：2004標準要求、合同和顧客要求、組織的管理體系文件、責任人員敘述的責任范圍內的規定
2、確定不符合項的原則和要點(diǎn)
必須以客觀(guān)事實(shí)為基礎�？陀^(guān)證據的現場(chǎng)觀(guān)察以及文件、記錄審閱中發(fā)現的客觀(guān)事實(shí)、受審核方人員回答的在其職責范圍內的問(wèn)題和事實(shí)的陳述。
必須以審核準則為判定依據。
對產(chǎn)生不符合項的原因要進(jìn)行分析，找出體系上存在的問(wèn)題。從不符合項產(chǎn)生原因分析，有三種情況：文件不符合、實(shí)施不符合、效果不符合。
與受審核方共同確認審核發(fā)現的不符合項事實(shí)。
正式提交不符合項報告前，應經(jīng)過(guò)審核組內部的充分討論。
3、不符合項的類(lèi)型和分級
按性質(zhì)分：體系性不符合、實(shí)施性不符合、效果性不符合。
按嚴重程度分：嚴重不符合項、一般不符合項、觀(guān)察項。
4、各類(lèi)不符合項的處置原則
嚴重不符合項意味著(zhù)管理體系存在重大缺陷或運行無(wú)效，在外部審核中意味著(zhù)本次審核失敗。
嚴重不符合項、一般不符合項、觀(guān)察項提出的不符合事實(shí)，都應列入糾正和改進(jìn)的范圍。
嚴重不符合項、一般不符合項應提出書(shū)面的不符合項報告，
觀(guān)察項可以提交書(shū)面觀(guān)察報告，如觀(guān)察項已當場(chǎng)糾正并經(jīng)確認，也可不發(fā)書(shū)面報告。
5、不符合項報告及舉例
不符合項報告的內容
基本信息，如受審核方部門(mén)、審核員、陪同人員、日期等 。
不符合事實(shí)的描述，應確切描述觀(guān)察到的事實(shí)并可追溯，應經(jīng)過(guò)受審核方授權人員的確認。
不符合項的結論和性質(zhì)，要明確指出該事實(shí)所違反的審核準則的哪些條款規定，以及性質(zhì)或嚴重程度。
糾正及糾正措施的實(shí)施計劃、完成期限。
糾正及糾正措施的實(shí)施記錄及完成時(shí)間。
采取糾正措施后的效果驗證記錄及驗證時(shí)間。
不符合項的條款判定原則
最直接的原則、不游離的原則、易改進(jìn)的原則
不符合項報告編寫(xiě)注意事項
不符合項報告所描述的客觀(guān)事實(shí)，應該是審核員確切觀(guān)察到的事實(shí)，描述應程度適當，恰如其份。
不符合事實(shí)應清楚、明確，可以追溯。
涉及到具體人員時(shí)，通常使用崗位和職務(wù)。
盡量使用審核雙方都理解一致的技術(shù)語(yǔ)言。
同類(lèi)不符合事實(shí)，可以合并提交一份不符合項報告。
不符合項報告所描述的客觀(guān)事實(shí)，應經(jīng)過(guò)受審核方確認。至于該事實(shí)是否屬于不符合，不符合程度如何判斷，屬于審核員的職責，不需確認。
七、審核組內部會(huì )議
1、交流審核情況
2、確認不符合項并進(jìn)行匯總分析
審核員應向會(huì )議逐一宣讀自己將要提交的不符合項報告，審核組討論：不符合項的證據是否確切；不符合項事實(shí)描述是否包括所有必要的細節；不符合項性質(zhì)、條款、判定是否準確；是否簡(jiǎn)明扼要，容易理解；是否便于受審核方采取糾正措施。
當內部討論不能確定或發(fā)生爭議時(shí)，由審核組長(cháng)決定。
匯總分析可以從下列幾個(gè)方面入手：從發(fā)現的不合格項來(lái)匯總分析、從發(fā)展的歷史和趨勢來(lái)分析、從兩次內審之間該部門(mén)對最終產(chǎn)品的影響來(lái)分析、總結部門(mén)工作的的優(yōu)點(diǎn)。
3、作出審核結論
匯總審核發(fā)現，作出體系符合性的判定
分析發(fā)現的不符合項，研究確定其對體系的影響程度
對體系運行作出有效性評價(jià)
八、召開(kāi)末次會(huì )議
1、 末次會(huì )議的任務(wù)：
向受審核方介紹審核情況，報告審核結果，并予以確認。
報告審核發(fā)現，包括各項不符合項和審核結論提出糾正措施和改進(jìn)要求，以及跟蹤驗證的要求。
2、末次會(huì )議的內容：
審核組長(cháng)宣布會(huì )議開(kāi)始，對受審核方在審核期間的合作表示感謝； 重申審核目的、范圍和審核準則；
概括介紹現場(chǎng)審核情況；
宣布審核結果，包括體系符合性、有效性評價(jià)；
宣讀不合格報告，要求部門(mén)負責人認可事實(shí)（在不合格報告上簽名）； 全面總結受審部門(mén)工作的優(yōu)缺點(diǎn)，宣布審核組的結論；
重申審核的抽樣原則，提出對不符合項的糾正措施要求及整改期限； 重申保密原則；
澄清或回答受審部門(mén)提出的問(wèn)題；
受審核方代表致辭，對糾正措施和改進(jìn)作出承諾；
審核組長(cháng)表示感謝，宣布會(huì )議結束。
九、編寫(xiě)審核報告
1、內審報告的內容
審核的目的和范圍；
審核組成員和受審核方參與人員及其職務(wù)；
審核的日期；
實(shí)施審核的依據；
審核概述、體系綜合評價(jià)以及審核結論；
不符合項及統計分析；
對糾正措施的要求和必要的建議；
審核報告的發(fā)放范圍，通常為審核有關(guān)部門(mén)負責人、管理者代表等； 審核組長(cháng)簽字，管理者代表審核，最高管理者批準。
2、審核報告的格式
由組織自行在程序文件中規定，但報告的內容應完整。
3、編寫(xiě)審核報告注意事項
報告的內容應真實(shí)、客觀(guān)、應對事不對人、應簡(jiǎn)明扼要，突出重點(diǎn)，引用典型事例和數據，對糾正措施的要求不能就事論事，要著(zhù)眼于體系的整體改進(jìn)。
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