如何策劃大型會(huì )議
任何一場(chǎng)大型會(huì )議活動(dòng)，其會(huì )議管理都可分為五大步驟：會(huì )前準備、會(huì )議開(kāi)始、會(huì )議進(jìn)行，會(huì )議總結以及跟蹤執行。常言道，會(huì )務(wù)管理是核心，活動(dòng)管理是目標。因此，要想成功舉辦一場(chǎng)大型的會(huì )議活動(dòng)，前期的會(huì )議策劃是關(guān)鍵。
所謂會(huì )議策劃，它是一種資源的整合與配置過(guò)程，都是在控制會(huì )議風(fēng)險的基礎上，使會(huì )議效果最佳。要想會(huì )議開(kāi)得好，風(fēng)險控制早做到。大凡一場(chǎng)會(huì )議活動(dòng)最可能出現的失誤，在不同的會(huì )議階段有不同的表現。比如：
1、會(huì )前準備：會(huì )議主題和日程及任務(wù)分配不明確，參會(huì )人員毫無(wú)針對性，參會(huì )人員也準備得不充分。
2、會(huì )議開(kāi)始：會(huì )議程序太過(guò)繁復冗長(cháng)，主持人能力有限，主題變動(dòng)隨意，而且參會(huì )人員的層次參差不齊。
3、會(huì )議進(jìn)行：會(huì )議討論消極沉悶，甚至超出議題范圍，會(huì )議過(guò)程拖沓，常常表現為議而不決。
4、會(huì )議總結：會(huì )議效果不明顯，工作安排沒(méi)有針對性，也沒(méi)有條理清晰的會(huì )議總結。
5、跟蹤執行：經(jīng)常是那完那了，根本沒(méi)有及時(shí)有效的后續工作跟進(jìn)和信息反潰
會(huì )議本身是一個(gè)很重要的管理工具和手段，通過(guò)會(huì )議策劃，可以很好地對會(huì )議中的各個(gè)細節嚴格把關(guān)。猶如項目管理一樣，需要進(jìn)行不斷地監控、不斷地調整、不斷地跟進(jìn)，以確保項目及時(shí)、出色地完成。比如會(huì )議準備方面的'策劃，涉及到會(huì )議目標的設立、與會(huì )者的選擇、會(huì )議時(shí)間的選擇、會(huì )議地點(diǎn)的選擇、會(huì )議議程的擬定、會(huì )議通知的派發(fā)等等。
不僅如此，會(huì )場(chǎng)布置檢查的重點(diǎn)、預訂會(huì )議地點(diǎn)的重點(diǎn)考慮項目、簽訂書(shū)面合同時(shí)的注意事項、烘托良好的會(huì )議氛圍的技巧、會(huì )務(wù)管理人員分組、與會(huì )人員分組需注意的事項、會(huì )議證件的制作、會(huì )議紀念品、獎品的制備、會(huì )議名冊的編制、開(kāi)會(huì )前24小時(shí)的驗收項目、開(kāi)會(huì )前12小時(shí)的檢查工作細則，以及會(huì )務(wù)物品準備的名細等等，都非常重要。
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