采購合同制度管理
在現實(shí)社會(huì )中，制度使用的情況越來(lái)越多，制度具有使我們知道，應該做什么，不應該做什么，懲惡揚善、維護公平的作用。那么制度怎么擬定才能發(fā)揮它最大的作用呢？下面是小編整理的采購合同制度管理，僅供參考，大家一起來(lái)看看吧。
采購合同制度管理1
1.目的：加強采購部檔案的收集和管理，提高工作效率，全面規范采購管理體系，制訂本制度。
2.適用范圍：適用于采購部對內部文件及檔案的控制。
3.職責：
3.1采購檔案管人員：負責采購部所有文件的整理及歸檔。
3.2采購經(jīng)理：負責采購檔案文件調閱、銷(xiāo)毀等事項的審批。
4.檔案管理辦法：
4.1歸檔內容分類(lèi)：
4.1.1采購內部文件的歸檔。
采購部工作中需存檔的文件，采購訂單、應付賬款對賬單、工作計劃、采購計劃、入庫單、退貨單及采購部門(mén)相關(guān)管理文件資料。
4.1.2公司其他部門(mén)提供的文件歸檔。
公司其他部門(mén)提供的圖紙、采購申請單、原材料質(zhì)量返饋單等相關(guān)資料。
4.1.3外來(lái)或外放文件的歸檔。
供應商資料、采購合同、報價(jià)單、對賬單聯(lián)絡(luò )函或其他與供應商有聯(lián)系的文件資料。
4.1.4存儲在電腦或其它介質(zhì)上的資料。
采購部的臺賬、電子檔的文件記錄。
4.2檔案保存期限：
4.2.1公司內部往來(lái)文件需保存3年。
4.2.2公司外部往來(lái)文件需保存5年。
4.2歸檔要求：
4.2.1歸檔文件材料應齊全完整，按照文件的自然形成規律保持文件之間的歷史聯(lián)系及真實(shí)性。
4.2.2所有文檔均要編號，并建立目錄，逐項填寫(xiě)清楚，書(shū)寫(xiě)工整。
4.2.3所有存檔文件格式統一，而且有相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導簽字或蓋章，是有效文件。
4.2.4采購部檔案要有專(zhuān)人、專(zhuān)位的保管。
4.2.5采購部檔案要分類(lèi)保管并劃分檔案保管期限。
4.3檔案調閱：
4.3.1需查閱或借閱采購部文件時(shí)，需向采購部領(lǐng)導匯報，得到批準后借閱，查閱保密文件時(shí)，需履行審批手續，得到采購領(lǐng)導簽字批準。
4.3.2查閱檔案人員要求嚴格執行安全和保密制度，不得泄露。
4.3.3查閱檔案應當日歸還；摘抄和復制檔案資料需經(jīng)采購經(jīng)理批準，檔案原件不得借出公司外部，如特殊情況借出，必須經(jīng)理采購經(jīng)理審批簽字。
4.3.4采購檔案管理人員，要及時(shí)收取借閱的檔案，避免遺失。
4.4檔案銷(xiāo)毀
4.4.1采購檔案保管期限已滿(mǎn)或已失效，需要銷(xiāo)毀時(shí)由采購部檔案管理人員提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制銷(xiāo)毀清單，該清單永久保存。
4.4.2辦理銷(xiāo)毀手續，必須經(jīng)由采購經(jīng)理批準備，方能銷(xiāo)毀。
4.4.3采購檔案保管期已滿(mǎn)，但其中未了結的債權債務(wù)和合同文件，應單獨抽出，另行建立檔案，由檔案管理人員保管到結清債權債務(wù)和合同改造完畢為止。
采購合同制度管理2
第一章總則
一、為了規范公司合同檔案管理，有效地收集合同簽訂和履行過(guò)程中的有價(jià)值材料，維護公司的經(jīng)濟利益，降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險，特制定本管理制度。二、公司合同檔案由簽訂和履行合同過(guò)程中形成的協(xié)議、單證、函電及與此相關(guān)的具有保存價(jià)值的材料形成。
第二章合同分類(lèi)
一、采購合同：指為生產(chǎn)產(chǎn)品采購原器件、外協(xié)部件、商品、禮品、固定資產(chǎn)等而簽訂的合同或框架協(xié)議。
二、銷(xiāo)售合同：指銷(xiāo)售公司產(chǎn)品而簽訂的合同或框架協(xié)議。
三、技術(shù)服務(wù)合同：指提供技術(shù)服務(wù)、產(chǎn)品維修、技術(shù)咨詢(xún)、技術(shù)轉讓等簽訂的合同。
四、產(chǎn)品合作合同：指公司購買(mǎi)或轉讓技術(shù)、合作開(kāi)發(fā)技術(shù)或產(chǎn)品、合作或委托生產(chǎn)產(chǎn)品、外協(xié)加工以及商務(wù)合作等簽訂的合同。
五、測試協(xié)議：指用公司產(chǎn)品、商品、部件等用于外部測試的協(xié)議。六、聯(lián)盟協(xié)議：指為拓展銷(xiāo)售渠道而簽訂的分銷(xiāo)商或代理商協(xié)議。七、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)合同：指為市場(chǎng)運作、品牌推廣等簽訂的廣告、宣傳等市場(chǎng)活動(dòng)合同。
八、財務(wù)合同：指與相關(guān)金融機構簽訂的借款、還款、債券、保險等合同。九、企發(fā)合同：指為企業(yè)發(fā)展與相關(guān)機構、部門(mén)、行業(yè)組織簽訂的合同。十、綜合合同：區別于上述類(lèi)別的其他合同或協(xié)議。
第三章檔案管理的責任分配
一、合同檔案管理的歸口部門(mén)為經(jīng)營(yíng)管理部。
經(jīng)營(yíng)管理部合同管理專(zhuān)員負責所有文件編號歸檔；非采購、非銷(xiāo)售類(lèi)合同的蓋章和合同編號分配；合同相關(guān)檔案資料的收集、整理；所負責文件合同檔案的借閱、保存和銷(xiāo)毀。
二、各部門(mén)設檔案管理員予以協(xié)助管理。
各部門(mén)負責本部門(mén)合同或協(xié)議的編號分配、檔案資料的收集整理。
第四章文件合同歸檔要求
一、文件合同編號規則
合同號是合同檔案唯一的保管單位。銷(xiāo)售合同號14位，其余均為12位。
文件合同號由公司號、年度號、分類(lèi)號、順序號、部門(mén)代碼組成。
基本模式：ST - 20xx－XS－0001－HT
1．年度號：年度號由四位阿拉伯數字組成，指文件材料形成的年度。
2．分類(lèi)號：分類(lèi)號是檔案號的主體,分別依照合同類(lèi)別拼音首字母給予識別代碼。
3．順序號：順序號4位，用阿拉伯數字表示：0001、0002 ……表示公司當年某一類(lèi)合同的序號。
4．部門(mén)代碼:部門(mén)代碼僅限銷(xiāo)售合同，為各部門(mén)的漢語(yǔ)拼音簡(jiǎn)稱(chēng)；
二、合同簽訂人在合同上簽字后，由簽訂人或經(jīng)辦人辦理合同評審手續；經(jīng)領(lǐng)導審批后，到檔案管理員處編號并登記，到印鑒管理員處登記并蓋章。合同在雙方均蓋章生效后須將原件一份送到檔案管理員處存檔。
三、合同簽訂人或經(jīng)辦人負責將合同相關(guān)檔案資料及時(shí)提交給檔案管理員，并按月將合同的所有檔案資料提交完整。
四、所有檔案資料整理完整后，每月月初部門(mén)檔案管理員辦理檔案移交，填寫(xiě)《檔案移交單》，雙方簽字認可，管理專(zhuān)員歸檔。
五、所有以公司名義簽訂的有效合同（訂單）原件一律要求在公司歸檔，各部門(mén)及平臺只留復印件備查。檔案管理員每月初將統計出各部門(mén)30天前簽訂的合同中尚未收回合同的清單，以電子郵件或傳真的形式發(fā)給各部門(mén)，各部門(mén)須將合同按要求歸檔。
六、檔案管理員每月5號前匯總本部門(mén)上月度的完整合同檔案資料，制作《合同檔案匯總表》提交經(jīng)營(yíng)管理部，并填制《檔案歸檔單》歸檔。七、公司各部門(mén)的投標標書(shū)文件，無(wú)論是否中標，都要求在投標后1個(gè)月內將文件的電子文檔（或光盤(pán)）交檔案管理員存檔。
第五章合同檔案保管期限及銷(xiāo)毀
一、正式形成的合同檔案以合同簽訂之日起開(kāi)始計算檔案保管期限。
二、合同金額在50萬(wàn)元（不含）以下的保存10年；合同金額在100萬(wàn)元（不含）以下的保存15年；合同金額在5000萬(wàn)元（不含）以下的保存50年；合同金額在5000萬(wàn)元以上的永久保存。
三、檔案銷(xiāo)毀：
1．任何組織或個(gè)人未經(jīng)允許無(wú)權隨意銷(xiāo)毀公司檔案材料。
2．各檔案管理人員應定期對檔案進(jìn)行檢查。
3.合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。
4．凡是超過(guò)保管期限又確無(wú)保存價(jià)值的檔案應在《檔案銷(xiāo)毀清單》上登記，經(jīng)主管業(yè)務(wù)負責人批準后，專(zhuān)人監銷(xiāo)，由檔案管理專(zhuān)員銷(xiāo)毀，并由《檔案銷(xiāo)毀清單》立卷永久保存。
第六章檔案借閱
一、公司合同原件，一般不予借出。
二、特殊原因需要借閱公司檔案的，若借閱本部門(mén)簽訂的合同，應填寫(xiě)借閱申請單，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理審核后，到檔案管理員處辦理借閱手續。若借閱非本部門(mén)簽訂的合同，則除本部門(mén)經(jīng)理簽字外，還要報公司主管業(yè)務(wù)負責人批準方可借閱。檔案材料的復印手續同借閱。
三、借出檔案借用期限為一周。
借閱人應到期歸還。確因工作需要繼續借用的，必須再次辦理借閱手續（續借）。對逾期1周仍不歸還者，由檔案管理員下發(fā)催還單，此后一周內仍不歸還者。
四、借閱人應注意檔案安全和保密，嚴禁涂改，轉借、損壞、遺失。
第七章責罰制度
一、公司各部門(mén)凡違反本制度，無(wú)故延期或不交應歸檔的備份文件材料的，一經(jīng)發(fā)現，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責令其部門(mén)負責人和單位領(lǐng)導寫(xiě)出書(shū)面檢查外，各罰款200元，并予以通報批評。
二、公司所有員工凡違反第六章第四條，泄露公司檔案機密的，涂改、拆散或未經(jīng)經(jīng)營(yíng)管理部批準轉借、復印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對其部門(mén)領(lǐng)導和當事人各罰款200-1000元，并予以通報批評；
三、公司所有員工違反第六章第三條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫(xiě)出書(shū)面檢查，并對借閱人進(jìn)行績(jì)效處罰100元；
四、一般檔案資料若出現丟失、損壞、缺頁(yè)等情況，應立即報告檔案歸檔部門(mén)并辦好補辦手續，同時(shí)對借閱人進(jìn)行績(jì)效處罰100元；如因遺失檔案，泄露公司商業(yè)秘密，造成惡劣后果者，扣除借閱人及部門(mén)負責人一個(gè)月績(jì)效工資，并視情況嚴重程度追究其相關(guān)責任。
五、不按規定存放電腦檔案，不按規定接收檢查者給予相應的紀律處分并給予通報批評。
六、對借閱公司檔案用于非工作需要造成重大損失或影響的，公司將追究其法律責任。
第八章附則
一、本制度由行政部門(mén)負責解釋及修改，由總經(jīng)理辦公會(huì )批準后執行。該規定可以依據實(shí)際情況進(jìn)行隨時(shí)或定期修訂,修訂的版本獲得總經(jīng)理辦公會(huì )批準后生效,且自動(dòng)替代以前的版本。公司全體員工應遵循最新版本的規定。
二、本制度自下發(fā)之日起執行。
三、附件
附件1 《檔案移交單》
附件2 《檔案借閱單》
附件3 《檔案銷(xiāo)毀清單》
附件4 《合同登記本》
采購合同制度管理3
第一章總則
第一條：為了規范公司的采購行為，兼顧質(zhì)量和成本，在保證公司開(kāi)發(fā)項目正常施工的前提下，提高材料（設備）質(zhì)量，減少投資成本，設備材料采購管理制度。提高對供應商的談判能力，以獲得較優(yōu)性?xún)r(jià)比的采購物資。特制定本制度。
第二條：本制度中所稱(chēng)“公司”是指榮盛房地產(chǎn)發(fā)展股份有限公司，“分公司”是指榮盛房地產(chǎn)發(fā)展股份有限公司派出之無(wú)獨立法人資格的區域性公司。
第三條：本制度中材料（設備）領(lǐng)導小組是指在材料（設備）采購和招投標過(guò)程中實(shí)施工作指導和監督工作的管理機構。
第四條：分公司設有采購部的，材料（設備）采購工作由采購部門(mén)負責；分公司未設采購部的應在工程部下增設專(zhuān)職采購人員負責材料（設備）采購事宜。
第五條：本制度所稱(chēng)采購人員包括公司采購管理中心人員、各分公司采購人員及其它部門(mén)直接或間接參與采購工作的人員。
第六條：材料（設備）采購的具體流程和細則在《材料（設備）采購實(shí)施細則》中予以明確。
第七條：?jiǎn)巫诓少徔傤~預計300萬(wàn)以上（含)或統一采購能夠獲得較優(yōu)惠的材料(設備）由公司采購管理中心實(shí)施采購工作，單宗采購總額預計300萬(wàn)以下（不含）由分公司實(shí)施采購工作。
第七條：本制度由總則、采購組織機構、采購人員職責、工作原則、職業(yè)規范和罰則六部分組成。
第二章組織機構和職責
第八條：材料（設備）采購組織架構：
公司材料（設備）采購領(lǐng)導小組
公司采購管理中心
分公司材料（設備）采購領(lǐng)導小組
分公司采購部（工程部）
專(zhuān)職采購人員
第九條：公司材料（設備）采購領(lǐng)導小組由公司總經(jīng)理、生產(chǎn)副總經(jīng)理、公司財務(wù)總監、工程部經(jīng)理等組成，公司總經(jīng)理任組長(cháng)，其它人員為組員。
第十條：分公司材料（設備）采購領(lǐng)導小組由分公司經(jīng)理、生產(chǎn)副經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理和工程部經(jīng)理等組成；分公司經(jīng)理任組長(cháng)，其它人員為組員。
第十一條：公司監事會(huì )和公司審計部有權對公司、分公司采購及采購招標工作進(jìn)行監督和指導。
第十二條：公司材料（設備）采購領(lǐng)導小組職責：
�、�、對公司及分公司所有采購工作實(shí)施指導和管理；
�、�、依據材料（設備）采購管理中心提供的報告確定長(cháng)期戰略合作伙伴；
�、�、負責對分公司權限之外的材料（設備）采購招標形式、招標主持人、正式投標人、招標文件的審批及中標人的確定；
�、�、對分公司權限之外的材料（設備）采購招標工作實(shí)施監督；
�、韶撠煂Σ少徆芾碇行奶岢龅�.技術(shù)、經(jīng)濟、節能等方面的替換方案和建議做出評審和確定；
�、�、對采購管理中心上報的供應商及其產(chǎn)品分析、對比報告做出批復；
�、�、監督采購管理中心的運行方式、工作方法及相關(guān)文件下發(fā)；
�、�、其他必須由公司材料（設備）采購領(lǐng)導小組完成的工作。
第十三條：分公司材料（設備）采購領(lǐng)導小組職責
�、�、對分公司的材料（設備）采購工作實(shí)施指導和管理；
�、�、對分公司采購人員所上報的《招標主持人請購單》做出批復；
�、�、分公司權限內的招標采購工作的監督和實(shí)施；
�、�、委派專(zhuān)職的采購人員和具體的材料（設備）采購領(lǐng)導小組采購招標主持人；
�、�、對分公司權限范圍內的材料（設備）采購招標形式、正式投標人、招標文件及定購合同的初步評審；
�、�、對分公司采購人員所上報的文件和報告做出批示；
采購合同制度管理4
一、目的
為了規范餐廳食材的采購、節約采購成本、滿(mǎn)足經(jīng)營(yíng)的需求、提高經(jīng)濟效益，特制定本制度。
二、采購方式及供貨商的確定
�。ㄒ唬┎少彿绞酱_定原則：
1.對于用量大、消耗快、周轉頻繁的食材，采購員可選擇供應商送貨方式；
2.對于使用頻率低，不容易集中采購的食材可由采購員自行采購；
�。ǘ┕⿷檀_定原則
1．初選供貨商：要深入細致的進(jìn)行市場(chǎng)調查，采購員要從所在縣城找出三家以上有代表性的供貨商，進(jìn)行綜合考察，在考察中要重點(diǎn)了解供貨商的實(shí)力，專(zhuān)業(yè)化程度，食材來(lái)源，價(jià)格、質(zhì)量及其目前的供貨情況；
2．使用供貨商：對于同類(lèi)商品采購員要找出兩家同時(shí)供貨，重點(diǎn)從質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)三方面進(jìn)行比較使用；
3．確定供貨商：在使用一個(gè)月的基礎上、由主管經(jīng)理、出入庫人員、餐廳部門(mén)負責人、采購人員組成審查小組，以民主表決的方式集中投票表決來(lái)確定；
4．簽訂供貨合同：確定供貨商后，由采購人員與供貨商簽訂供貨合同，合同的期限不得超過(guò)三個(gè)月；
5．供貨商的更換與續用：在合作的過(guò)程中，如發(fā)現供貨商有不履行合同的行為，在合同期滿(mǎn)前，由審查小組集中討論決定是否更換、續用。
三、市場(chǎng)調查原則
1．由主管經(jīng)理、餐廳出入庫人員、采購人員、餐廳部門(mén)負責人每月不少于兩次以上市場(chǎng)調查。調查后需有調查記錄，寫(xiě)明調查人員、調查時(shí)間、調查地點(diǎn)及調查結果，由各部門(mén)負責人簽字后交綜合部存檔；
2．調查時(shí)間、地點(diǎn)的選擇，每項15天調查一次，以批發(fā)市場(chǎng)早市開(kāi)市期間為調查區間，調查的市場(chǎng)以供貨商所在的市場(chǎng)為準；
3．調查的方法和程序：調查組應遵循先蔬菜、鮮貨，后干雜調料、糧油、酒水的原則，單項食材的調查不應低于三家。調查中要堅持集中調查的原則，調查時(shí)應實(shí)行看、聞、摸等方法，必要時(shí)可進(jìn)行采樣。對被調查的商品要詳細的了解產(chǎn)地、規格、品質(zhì)、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期等。在詢(xún)價(jià)后要進(jìn)行討價(jià)還價(jià)，切忌只記錄賣(mài)方的一口價(jià)；
4．調查結果由調查小組結合實(shí)地調查結果和咨詢(xún)結果進(jìn)行綜合討論通過(guò)；
5．零星物品的調查由出入庫、或委托其他人（采購人員除外）實(shí)施。
四、采購的定價(jià)原則
1．對供貨商所供食材的定價(jià)：在市場(chǎng)調查的基礎上，每周制定一次，零星物品的采購價(jià)格不定期進(jìn)行；
2．定價(jià)程序：由采購人員起根據市場(chǎng)調查的結果與供貨商討價(jià)還價(jià)后予以確認。
五、申購程序
1．對于經(jīng)常性食材的采購應由餐廳部門(mén)負責人每周固定時(shí)間定期報計劃，經(jīng)主管經(jīng)理審批后，交由采購人員辦理；
2．需臨時(shí)采購的物品由餐廳負責人填寫(xiě)申購單，經(jīng)主管經(jīng)理、總經(jīng)理審批后方可辦理，申購單一式二份，寫(xiě)明所需物品的品種、數量、規格等；
六、采購數量、周期的確定
餐廳部門(mén)負責人根據不同的季節和吃飯人數來(lái)確定定采購的數量與周期，如果采購計劃多報、虛報出現爛菜浪費現象，由餐廳負責人承擔全部責任。（春季、秋季、冬季每周采購兩次，夏季每周采購三次）
七、貨物的驗收原則、出入庫
驗收的質(zhì)量標準：
驗收人員：采購人員、出入庫人員、餐廳部門(mén)負責人等共同驗收；
驗收程序
1．餐廳入庫人員對采購人員所采購的材料進(jìn)認真驗收、檢核貨物的數量、重量、質(zhì)量，保存有效期等，符合要求的方能入庫，對于驗收不合格的物品給予退回，嚴禁入庫。
2．驗收合格的物品，開(kāi)具入庫單，“入庫單”填寫(xiě)完后，由采購人員、餐廳部門(mén)負責人、出入庫人員簽字生效，簽字后的“入庫單”一式三聯(lián)即：第一聯(lián)出入庫留存、第二聯(lián)采購人員交財務(wù)部作為記賬憑證、第三交總經(jīng)理。
3、餐廳領(lǐng)菜出庫時(shí)，出庫人員填寫(xiě)出庫單，由經(jīng)辦人或餐廳負責人簽字生效。
八、采購事項
采購人員要嚴格履行自己的職責，在訂貨、采購工作中實(shí)行“貨比三家”的原則。在重質(zhì)量、遵合同、守信用、售后服務(wù)好的前提下，選購低價(jià)物資，做到質(zhì)優(yōu)價(jià)廉。嚴格遵守本公司的各項規章制，做到有令即行，有禁即止。必須牢固樹(shù)立企業(yè)主人翁思想，盡職盡責，在采購工作中做到廉潔自律、秉公辦事、不謀私利。
采購合同制度管理5
(一)食堂采購人員采購原材料時(shí)，為保證全校師生的食品衛生安全，必須定點(diǎn)采購食品。
(二)不采購不符合食品衛生標準的食品和原料。
(三)不采購無(wú)衛生許可證的食品生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)者供應的食品及原料。
(四)采購農貿市場(chǎng)的食品及原料應當新鮮，價(jià)格合理，并按每天食譜所定數量合理采購，同時(shí)要讓貨主填寫(xiě)采購回執單，并做好采購記錄，嚴禁購買(mǎi)病死畜禽等動(dòng)物食品。
(五)采購食品，必須向貨主索要食品檢驗合格證復印件，有的食品要有qs標志(質(zhì)量安全認證)。
(六)食品采購回來(lái)，要經(jīng)2人以上驗收，并有驗收記錄。
(七)凡無(wú)人驗收或無(wú)驗收記錄，均視為不符合衛生標準的食品，食堂不得加工、使用。
凡采購大米、面粉、食用植物油、醬油、食醋5類(lèi)食品必須具有市場(chǎng)準入標志，認準“qs”標志。嚴防不合格食品、劣質(zhì)食品。
(八)采購肉類(lèi)、禽類(lèi)、水產(chǎn)類(lèi)食品必須新鮮，不采購變質(zhì)食品。
采購合同制度管理6
公司為進(jìn)一步規范銷(xiāo)售合同文檔和管理工作，提高管理水平，逐步實(shí)現銷(xiāo)售合同管理工作的規范化、制度化、科學(xué)化，特制定本制度。
一、制度
所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)中形成的各種來(lái)往合同、協(xié)議、訂單、確認書(shū)、價(jià)格變動(dòng)函等（包括巨盛、中能、舒爾茨、內貿、外貿）。
二、公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，收取相應客戶(hù)的資質(zhì)、往來(lái)的調查表等，也屬本管理制度的歸檔文件。
三、合同檔案管理原則
1、公司經(jīng)營(yíng)產(chǎn)品的采購、銷(xiāo)售均須訂立合同。
2、業(yè)務(wù)合同歸檔、保管、建立檔案，由銷(xiāo)售部管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。
3、銷(xiāo)售部指定專(zhuān)人負責統籌、協(xié)調、組織、整理、保管公司所有銷(xiāo)售業(yè)務(wù)合同文檔。
四、合同章管理原則
1、公司統一發(fā)放合同章，屬銷(xiāo)售業(yè)務(wù)使用的合同章發(fā)放到銷(xiāo)售部。
2、業(yè)務(wù)合同章除因工作需要留一枚由駐馬鋼辦事處保管外，其余均由指定人員保管。
3、各業(yè)務(wù)部門(mén)、業(yè)務(wù)人員用章時(shí)應填寫(xiě)用章登記表，并附上用章的文本原件或復印件，交由銷(xiāo)售部經(jīng)理簽字后方可使用。若因工作需要帶合同章外出時(shí)，須辦借用手續，使用完畢后即行交回。
五、合同文檔的管理要求
1、合同文檔管理可以按“公司合同管理”中“合同編號”規定進(jìn)行分類(lèi)編號。
2、保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理并追究相關(guān)人員責任。
3、合同管理人員要加強對合同檔案的登計、監督工作，要以原始記錄為依據，編制合同統計清單。
4、合同檔案管理人員應根據實(shí)際需要編制合同檢索工具，以便有效地開(kāi)展合同文檔的查詢(xún)、利用工作。
5、各業(yè)務(wù)員可查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導簽字同意后方可辦理借閱手續，合同原件無(wú)特殊情況不得外借。
五、附則：
1、本制度自審批通過(guò)之日起實(shí)施。
2、本制度由銷(xiāo)售部負責解釋。
六、附件：《合同檔案登記表》
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