商務(wù)公文的寫(xiě)作技巧

　　你要寫(xiě)公文，首先要了解什么是公文，小編收集了商務(wù)公文的寫(xiě)作技巧，歡迎閱讀。

 

　　所謂公文，它是公務(wù)文書(shū)的簡(jiǎn)稱(chēng)，它是國家機關(guān)在行政管理過(guò)程中為處理公務(wù)而按規定格式制作的書(shū)面材料。公文的種類(lèi)主要包括：命令、議案、決定、公告、通告、通報、報告、請示、批復、意見(jiàn)、函、會(huì )議紀要。

　　在各類(lèi)企業(yè)中，所指的公文一般為商務(wù)公文，主要分為介紹報告、請示、會(huì )議紀要、工作計劃要點(diǎn)、公司及產(chǎn)品介紹、信函、講話(huà)稿、可行性報告、工作總結、市場(chǎng)調查報告、說(shuō)明等

　　公文擬寫(xiě)的步驟與方法

　　公文擬寫(xiě)的步驟與方法大體同一般文章的寫(xiě)作方式相似，但是由于公文在性質(zhì)、作用上及其寫(xiě)作要求上的不同，擬寫(xiě)時(shí)也有一些需要特別注意的問(wèn)題。

　　公文的擬寫(xiě)通常按以下步驟進(jìn)行：

　　一、 明確發(fā)文主旨

　　任何一份公文都是根據工作中的實(shí)際需要來(lái)擬寫(xiě)的。因此，在動(dòng)筆之前，首先要弄清楚 發(fā)文的主旨，即發(fā)文的主題與目的，包括以下幾項內容：

　　1、文件的中心內容是什么?比如相關(guān)工作的改善，主要提出目前情況怎樣?存在哪些問(wèn)題，解決方式、需協(xié)助事項;再如請求事項，擬請上級機關(guān)答復或解決問(wèn)題等。

　　2、根據文件內容，準備采用什么文種?比如，匯報工作情況，是寫(xiě)專(zhuān)題報告還是寫(xiě)情況簡(jiǎn)報;針對下級來(lái)文所反映的問(wèn)題，是寫(xiě)一個(gè)指示或復函，還是一個(gè)帶規定 性質(zhì)的通知等。

　　3、明確文件發(fā)送范圍和閱讀對象。比如，向上級匯報工作，還是向有關(guān)單位推廣、介紹經(jīng)驗;是給領(lǐng)導、有關(guān)部門(mén)人員閱讀，還是向全體人員進(jìn)行傳達。

　　4、明確發(fā)文的具體要求。例如，是要求對方了解，還是要求對方答復，是供收文機關(guān)貫徹執行，還是參照執行、研究參考、征求意見(jiàn)等。

　　總之，發(fā)文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問(wèn)題，具體要達到什么目的，只有對這些問(wèn)題做到心中有數，才能夠落筆起草。

　　二、收集有關(guān)資料，進(jìn)行調查研究

　　發(fā)文的目的和主題明確之后，就可以圍繞這個(gè)主題搜集材料和進(jìn)行一定的調查研究當然，這也要根據具體的情況，并不是擬寫(xiě)每一份公文都要進(jìn)行這一步工作。例如，擬寫(xiě)一份簡(jiǎn)短的通知、公告，一般來(lái)說(shuō)不需要專(zhuān)門(mén)做搜集材料和調查研究工作，在明確發(fā)文主旨之后，稍加考慮就可以提筆寫(xiě)作了。但對于問(wèn)題較為復雜，還要進(jìn)行具體的分析和歸納;如擬訂篇幅較長(cháng)的文件，擬訂工作計劃、進(jìn)行工作總結、起草規章、條例、擬寫(xiě)工作指示等，往往都需要搜集有關(guān)材料和進(jìn)行進(jìn)一步調查研究工作。

　　怎樣為擬寫(xiě)公文搜集材料和進(jìn)行調查研究呢?一是收集和閱讀有關(guān)的文字材料;二是到實(shí)際當中搜集活材料。例如，要草擬本部門(mén)的年度工作計劃，首先需要查閱去年的工作計劃及工作總結，以及參考有關(guān)先進(jìn)企業(yè)的同類(lèi)工作計劃等，還要研究本部門(mén)今年所面臨的形勢，今年的中心任務(wù)上級要求等。

　　總之，收集材料及調查研究，是一個(gè)醞釀的過(guò)程，是為了掌握全面的、大量的素材了解問(wèn)題的各個(gè)方面，然后經(jīng)過(guò)分析思考產(chǎn)生一個(gè)認識的飛躍。

　　三、擬出提綱，安排結構

　　在收集材料的基礎上，草擬出一個(gè)寫(xiě)作提綱。提綱是所要擬寫(xiě)的文件的內容要點(diǎn)，把它的主要框架勾畫(huà)出來(lái)，以便正式動(dòng)筆之前，對全篇做到通盤(pán)安排、胸有成竹，使寫(xiě)作進(jìn)展順利，盡量避免半途返工。

　　提綱的詳略，可以根據文件的具體情況和個(gè)人的習慣、寫(xiě)作的熟練程度而定。篇幅不長(cháng)的文件，可以大致安排一下文件的結構，先寫(xiě)什么問(wèn)題，依次再寫(xiě)什么問(wèn)題，主要分幾層意思等。篇幅較長(cháng)、比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細的提綱，包括文件共分幾個(gè)部分，每一個(gè)部分又分作幾個(gè)問(wèn)題，各個(gè)大小問(wèn)題的題目和要點(diǎn)及使用什么具體材料說(shuō)明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當然，需要集體討論或送給領(lǐng)導審閱的提綱除外。

　　擬寫(xiě)提綱是一個(gè)很重要的構思過(guò)程，文件的基本觀(guān)點(diǎn)，可以召集相關(guān)人員進(jìn)行集體討論研究和修改，使提綱日益完善。由兩人以上分工合寫(xiě)的文件，更需要共同研究寫(xiě)作提綱，以免發(fā)生前后重復、脫節或相互矛盾的現象。

　　四、落筆起草、擬寫(xiě)正文

　　結構安排好后，要按照要求所列順序，開(kāi)宗明義、緊扣主題、擬寫(xiě)正文。寫(xiě)作中注意兩點(diǎn)：

　　1、 要觀(guān)點(diǎn)鮮明，用材得當。也就是說(shuō)要用觀(guān)點(diǎn)來(lái)統帥材料，使材料來(lái)為觀(guān)點(diǎn)服務(wù)。運用材料要能說(shuō)明問(wèn)題，做到材料與觀(guān)點(diǎn)統一。在寫(xiě)作當中，要注意明確觀(guān)點(diǎn)，用語(yǔ)不能含糊不清，模棱兩可、詞不達意，似是而非。如果觀(guān)點(diǎn)不明，令人不知所云。有些文件，只講觀(guān)點(diǎn)沒(méi)有實(shí)際材料，就會(huì )使人感到抽象空洞、缺乏依據，不易信服。而只羅列材料沒(méi)有鮮明的觀(guān)點(diǎn)，則會(huì )使人弄不清要說(shuō)明什么問(wèn)題，不了解發(fā)文的意圖 ，特別是情況匯報、工作匯報介紹。

　　2、 要語(yǔ)句簡(jiǎn)練，交代清楚。擬寫(xiě)文件既要盡量節省用字、縮短篇幅、簡(jiǎn)潔通順，又要注意交代的問(wèn)題清楚明了。

　　五、反復檢查，認真修改

　　初稿寫(xiě)出后，要認真進(jìn)行修改。寫(xiě)文章，需要下功夫。自古以來(lái)，好文章都要經(jīng)過(guò)反復修改的，寫(xiě)文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經(jīng)過(guò)幾稿才能通過(guò)。

　　1、 關(guān)于主題的修改�？粗黝}是否明確，主題論述是否集中，主題挖掘是否深刻。

　　2、 關(guān)于觀(guān)點(diǎn)的修改。修改公文要考慮到觀(guān)點(diǎn)是否正確，表達有無(wú)問(wèn)題。

　　3、 關(guān)于材料的修改。材料是文件的基礎，有了正確的觀(guān)點(diǎn)，還要通過(guò)適當的材料表現出來(lái)。

　　4、 關(guān)于結構的修改。修改文件的結構，包括文件總體結構的修正，使全文更加嚴謹。

　　5、 關(guān)于語(yǔ)言的精練。主要是修改不通順的語(yǔ)句，不規范的字及標點(diǎn)符號。

　　修改工作要做到認真仔細，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。

　　幾種常用的商務(wù)公文

　　請示

　　請示是下級向上級請求決斷、指示或批準事項所使用的呈批性公文。

　　請示的特點(diǎn)

　　一、針對性。只有本單位權限范圍內無(wú)法決定的重大事項，如重要決定、重要決策、人事安排等問(wèn)題，以及在工作中遇到的新問(wèn)題、新情況或克服不了的困難，才可用"請示"行文。請示上級給予指示、決斷或答復、批準。因而"請示"具有很強的針對性。

　　二、呈批性。請示是有針對性的上行文，上級領(lǐng)導對于呈報的請示事項，無(wú)論同意與否，都必須給予明確的"批復"回文。

　　三、單一性。請示應一文一事，一般只寫(xiě)一個(gè)受文領(lǐng)導，即使需要同時(shí)呈送其他領(lǐng)導，也只能用抄送形式。

　　四、時(shí)效性。請示是針對本單位當前工作中出現的情況和問(wèn)題，求得上級單位指示、批準的公文，如能及時(shí)發(fā)出，就會(huì )使問(wèn)題得以及時(shí)解決。

　　請示的分類(lèi)

　　根據內容、性質(zhì)的不同，請示分為以下三種：

　　一、 請求指示性請示。

　　二、 請求批準性請示。

　　三、 請求批轉性請示。

　　請示的結構、內容和寫(xiě)法

　　請示由首部、正文和尾部三部分組成，其各部分的格式、內容和寫(xiě)法如下：

　　一、 首部。主要包括標題和主送機關(guān)兩個(gè)項目?jì)热荨?/p>

　　1、 標題。請示的標題一般有兩種書(shū)寫(xiě)方式：一種是有發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)、事由和文種構成。如《***組關(guān)于********的請示》;另一種是由事和文種構成，如《關(guān)于*******的請示》

　　2、 受文領(lǐng)導。每份請示只能寫(xiě)一個(gè)受文領(lǐng)導，不能多頭請示。

　　二、 正文，其結構一般由開(kāi)頭、主體、結語(yǔ)構成。

　　1、 開(kāi)頭。主要交代請示的理由。

　　2、 主題。主要說(shuō)明請示事項，它是向上級機關(guān)提出的具體請求，這部分內容要單一，只宜請求一件事。

　　3、 結語(yǔ)。另起一段，其習慣用語(yǔ)有"當否，請批示"、"妥否、請批復"、"以上請示，請予審批"、"以上請示，呈請核準"或"以上請示如無(wú)不妥，請批轉各部門(mén)予以執行"。

　　三、 尾部，其主要結構為落款與成文時(shí)間兩部分。

　　請示應注意的問(wèn)題

　　一、 一文一事的原則。

　　二、 材料真實(shí)，不要為得到領(lǐng)導批準而虛構情況。

　　三、 理由充分，請示事項明確。

　　四、 語(yǔ)氣平實(shí)、懇切，以引起上級的重視。

　　報告

　　報告是下級向上級匯報工作、反映情況、提出意見(jiàn)或建議、答復詢(xún)問(wèn)的陳述性上行公文。

　　“報告”是陳述性文體。寫(xiě)作時(shí)要以真實(shí)材料為主要內容，以概括敘述為主要的表達方式."報告"是行政公文中的上行文種，撰寫(xiě)"報告"的目的就是為了讓上級掌握本單位的情況，了解本單位的工作狀況及要求，使上級領(lǐng)導能及時(shí)給予支持，為上級機關(guān)處理問(wèn)題，布置工作或作出某一決策提供依據。"下情上達"是制發(fā)報告的目的。所以報告的內容要求以擺事實(shí)為主，要客觀(guān)的反映具體情況，不要過(guò)多的采用議論和說(shuō)明，表達方式以概括為主，語(yǔ)氣要委婉、謙和、不宜用指令性語(yǔ)言。

　　報告的特點(diǎn)：

　　一、報告的目的為了向上級匯報工作、情況、建議、答復等，它不直

　　接請求上級機關(guān)正面回答報告中的問(wèn)題，所以不帶請示事項，這是它與請示的重要區別之一。

　　二、報告中一般不提建議或意見(jiàn)。如果確實(shí)需要在某一領(lǐng)域或某些部門(mén)貫徹報告中提出的建議或意見(jiàn)，可建議上級機關(guān)批轉到有關(guān)部門(mén)貫徹執行，報告一經(jīng)批準，便作為批轉文件的附件下發(fā)，其權威性依賴(lài)或附屬于批轉機關(guān)。

　　三、報告在內容上不像"請示"那樣有"一文一事"的要求，它可在一件公文中綜合報告幾件事情，層次結構比較復雜。

　　四、報告廣泛使用于下級向上級反饋信息，是溝通上下級機關(guān)縱向聯(lián)系的一種重要形式。向上級及時(shí)匯報工作、反映問(wèn)題、提出建議，也是下級機關(guān)必須履行的一項工作制度。

　　報告的種類(lèi)

　　報告從種類(lèi)與內容上分主要有：匯報性報告、答復性報告、呈報性報告、例行工作報告。

　　寫(xiě)法

　　報告的結構一般由標題、受文領(lǐng)導、正文、落款、成文時(shí)間組成，下面介紹幾種報告的寫(xiě)法

　　一、 匯報性報告

　　匯報性報告主要是下級向上級匯報工作、反映情況的報告，一般分為兩類(lèi)：

　　1、 綜合報告。這種報告是本單位工作到一定的階段，就工作的全面情況向上級寫(xiě)的匯報性報告。其內容大體包括工作進(jìn)展情況，成績(jì)或問(wèn)題，經(jīng)驗或教訓以及對今后工作的意見(jiàn)或建議。這種報告的特點(diǎn)全面、概括、精練。

　　2、 專(zhuān)題報告。這種報告是針對某項工作中的某個(gè)問(wèn)題，向上級所寫(xiě)的匯報性報告。

　　二、 答復性報告

　　這種報告是針對上級或管理層所提出的問(wèn)題或某些要求而寫(xiě)出的報告。這種報告要求問(wèn) 什么答什么，不涉及詢(xún)問(wèn)以外的問(wèn)題或情況。

　　三、 呈報性報告

　　呈報性報告主要用于下級向上級報送文件、物件隨文呈報的一種報告。一般是一兩句話(huà)說(shuō)明報送文件或物件的根據或目的以及與文件、物件相關(guān)的事宜。

　　四、 例行工作報告

　　例行工作報告是下級向上級，因工作需要定期向上級所寫(xiě)的報告。如，財務(wù)報告、費用 支出報告等。

　　公告

　　公告是用于對企業(yè)內、外宣布重要事項的公文。

　　公告的寫(xiě)法

　　公告是一種嚴肅、莊重的公文，它內容較為單一，篇幅較短，表達直截了當，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔明快。

　　一、 標題。

　　公告標題有三種：一種是完全標題，包括發(fā)文機關(guān)、事由、文種;二是發(fā)文機關(guān)和文種 以上兩項，多用于政府機關(guān);有的只有文種，如《公告》，標題之下，有時(shí)可依公告單獨編號。

　　二、 正文

　　正文一般由主旨與說(shuō)明構成。

　　主旨單獨成段，用簡(jiǎn)短的一句話(huà)概括出此公告的主題內容。

　　說(shuō)明寫(xiě)出公告依據、公告事項。結尾一般用"特此公告"作為結語(yǔ)。

　　三、 落款及日期

　　公告日期有的標注在標題下方，也可以注在公告結尾處。重要的公告落款處除注明發(fā)文單位外，還應標明發(fā)文地點(diǎn)。

　　會(huì )議紀要

　　會(huì )議紀要是一種記載、傳達會(huì )議情況及議定事項的紀實(shí)性公文。它用于各機關(guān)、企事業(yè)單位召開(kāi)的工作會(huì )議、座談會(huì )、研討會(huì )等重要會(huì )議。

　　會(huì )議紀要通過(guò)記載會(huì )議的基本情況、會(huì )議成果、會(huì )議議定事項，綜合概括反映會(huì )議精神，以便使與會(huì )者統一認識，會(huì )后全面如實(shí)的進(jìn)行傳達組織開(kāi)展工作的依據。同時(shí)"會(huì )議紀要"是可以多向行文，具有上報、下達以及同級單位進(jìn)行交流的作用。

　　會(huì )議紀要的寫(xiě)法

　　會(huì )議紀要一般由首部、正文、尾部三部分組成。其各部分的寫(xiě)作要求如下：

　　一、 首部。這部分的主要項目是標題。有的會(huì )議紀要的首部還有成文時(shí)間等項目?jì)热�。�?huì )議紀要的標題通常是由會(huì )議名稱(chēng)和文種構成的。如《*****公司******會(huì )議紀要》。

　　二、 正文。會(huì )議紀要正文結構由前言、主體兩部分組成。

　　1、 前言。首先概括交代會(huì )議的名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、主要議程、參加人員、會(huì )議形式以及會(huì )議主要的成果。

　　2、 主體。它是會(huì )議機要的核心內容，主要記載會(huì )議情況和會(huì )議結果，寫(xiě)作時(shí)要注意緊緊圍繞中心議題，把會(huì )議的基本精神，特別是會(huì )議形成的決定、決議準確的表達清楚。對于會(huì )議上有爭議的問(wèn)題和不同意見(jiàn)，必須如實(shí)予以反映。

　　三、 尾部。包括署名和成文時(shí)間兩項內容。

　　電子公文

　　隨著(zhù)網(wǎng)絡(luò )化的發(fā)展，公文通過(guò)E-mail的方式批閱使傳統的辦公模式正在發(fā)生著(zhù)革命性的變化，但現在國內缺少實(shí)現網(wǎng)上公文批閱的軟件，文件容易被拷貝、篡改，企業(yè)的辦公方式還無(wú)法真正實(shí)現無(wú)紙化。

　　電子公文的寫(xiě)法

　　電子公文主要由主題、事項或附件落款組成。

　　一、 收件單位/人

　　二、 抄送單位/人

　　三、 主題。相當與公文的標題，如《關(guān)于***請示》、《關(guān)于****報告》。

　　四、 事項。公文的主要內容，包括發(fā)文目的，事項等(與日常公文協(xié)作方法一致)，若提供相關(guān)文件或報告等，可以附件方式發(fā)送(注明)。

　　五、 落款。署名及成文時(shí)間

　　遞交程序以遞交直屬領(lǐng)導為宜。