收發(fā)文工作制度（精選12篇）

　　現如今，制度使用的情況越來(lái)越多，制度泛指以規則或運作模式，規范個(gè)體行動(dòng)的一種社會(huì )結構。大家知道制度的格式嗎？以下是小編精心整理的收發(fā)文工作制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。

　　收發(fā)文工作制度 1

　　一、總則

　　1、技術(shù)文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續發(fā)展并在市場(chǎng)上堅持強勢競爭力的有力保障，公司的技術(shù)文件屬于公司所有。

　　2、為規范本公司技術(shù)文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關(guān)的資料，確保技術(shù)文件的正確性及實(shí)施有效的管理，特制訂本制度。

　　3、適用范圍:適用于本廠(chǎng)的技術(shù)文件的`管理。

　　二、技術(shù)文件的編制

　　1、技術(shù)文件包括:技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設計圖紙、技術(shù)標準、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。

　　具體包括:

　　1)開(kāi)發(fā)計劃階段:方案設計、質(zhì)量保障大綱、設計開(kāi)發(fā)計劃書(shū)、檢驗要求。

　　2)開(kāi)發(fā)設計階段:原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫(xiě)文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動(dòng)程序、設計評審記錄表。

　　3)產(chǎn)品調試階段:產(chǎn)品調試手冊、產(chǎn)品焊裝明細表、產(chǎn)品調試記錄、產(chǎn)品驗證記錄。

　　4)產(chǎn)品維護階段:設計開(kāi)發(fā)總結、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。

　　2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數據等必須貼合國家相關(guān)標準和規定要求。

　　3、技術(shù)文件由技術(shù)開(kāi)發(fā)部等相對應部門(mén)編制，各部門(mén)應對技術(shù)文件的準確性、合理性負責。

　　三、技術(shù)文件的提交

　　1、在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的整個(gè)周期中，設計人員必須按照技術(shù)文件規范認真進(jìn)行各項文件的編寫(xiě)工作，以保證技術(shù)文件的完整性。

　　2、在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的各個(gè)階段，設計人員都必須按時(shí)提交設計文件，并保存在公司的服務(wù)器中。每當設計文件發(fā)生重大更改后，設計人員都必須重新提交文件，以便更新服務(wù)器中的文件，保證開(kāi)發(fā)工作的可靠性。

　　3、設計文件的提交以starteam為準，設計人員須按照提交的文件類(lèi)別提交到starteam相應的目錄。

　　4、對于已提交的文件，任何人員不得故意在服務(wù)器上進(jìn)行刪除。

　　四、技術(shù)文件的歸檔

　　1、各相關(guān)負責人負責技術(shù)文件的審核和批準；技術(shù)文件的編制必須嚴格執行編制、校對、審核三級把關(guān)制度；明確各級的責、權、利。

　　2、技術(shù)文件應保證標題欄中的編號、名稱(chēng)、日期，設計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。

　　3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤(pán)簽署。其中，紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫(xiě)簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進(jìn)行簽署，光盤(pán)簽署則在光盤(pán)封面的標簽上進(jìn)行總體簽署。

　　4、各類(lèi)歸檔文件經(jīng)確認無(wú)誤并且簽署完畢后，方可進(jìn)行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務(wù)器上，供查閱使用；一套刻錄成光盤(pán)，做封存保管。

　　5、用來(lái)存儲歸檔文件的光盤(pán)或其包裝盒上應貼有標簽，標簽上須注明光盤(pán)的大致信息，如名稱(chēng)、編號、簽署信息等。

　　6、歸檔文件時(shí)，須填寫(xiě)《設計項目歸檔資料清單》，并對歸檔文件進(jìn)行真實(shí)有效型和完整規范性檢驗，檢驗合格后方可給予存檔。

　　五、技術(shù)文件的借閱

　　1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件，不得非法堅持不具權限的文件。

　　2、若因工作需要，須借閱技術(shù)文件，則需報相關(guān)領(lǐng)導批準，并填寫(xiě)《借閱登記表》，然后方可經(jīng)過(guò)獲得的授權從公司服務(wù)器上下載相應的文件進(jìn)行查閱。

　　3、對于借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。

　　4、如有特殊情景需要將文件轉與他人或攜帶外出時(shí)，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導批準。

　　5、文件閱覽之后，須在相關(guān)人員的監督下徹底刪除借閱文件，并補充完整《借閱文件記錄表》。

　　六、職責追究

　　各部門(mén)應嚴格遵守上述規定，若因不遵守上述規定而遺失或者泄漏公司的技術(shù)文件，公司將根據有關(guān)保密規定給予罰金處罰和公司內部記過(guò)處罰，情節嚴重者公司將保留追究法律職責的權利。

　　收發(fā)文工作制度 2

　　1、目的

　　為規范本公司文件分類(lèi)、編號、擬定、審批、用印、收發(fā)處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用于正龍物業(yè)有限公司及下屬管理中心各部門(mén)的文件管理工作。

　　2、職責

　　2.1總經(jīng)理負責公司所有對外發(fā)文審批。

　　2.2管理中心經(jīng)理負責管理中心文件的審批。物業(yè)部負責管理中心文件的打印及文號的管理工作。

　　2.3部門(mén)主管負責本部門(mén)文件的擬制與審核，及負責本部門(mén)對公司內部發(fā)文的審批，并負責定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。

　　2.4行政人事部負責公司文件格式、文號及資料的審核，用印管理、歸檔管理工作。

　　3、文件種類(lèi)

　　3.1上行文:請示，報告，計劃，總結；

　　3.2下行文:批復，決定，通知，通告，通報，制度，規定；

　　3.3平行文:信函，會(huì )議紀要。

　　4、文件格式

　　4.1發(fā)文統一使用以上文件類(lèi)別之一。

　　4.2秘密等級和緊急程度，用來(lái)確定文件發(fā)送方式及辦理速度，統一在文件的左上角位置加注。

　　4.3收文單位。是指用來(lái)處理或答復文件中有關(guān)問(wèn)題和有關(guān)事項的單位。

　　4.4正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據，講述什么事情，解決什么問(wèn)題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚:

　　4.5標題統一使用二號或三號黑體字，放在居中位置；

　　4.6正文統一使用四號或小四宋體字，與主送單位等堅持一致。每段開(kāi)頭空兩個(gè)字；要合理地劃分段落、正確使用標點(diǎn)符號，行間距為1.5倍，以清晰、美觀(guān)為原則；

　　4.7附件。通常指隨正文發(fā)出的補充說(shuō)明材料:如果該文件有附件的，應在正文之下、發(fā)文單位落款的左上側，專(zhuān)行空兩格注明"附件:xxx"字樣；如果附件較多，還須編上序號；文件無(wú)附件的，無(wú)須注明；

　　4.8落款。指發(fā)文單位全稱(chēng)或規范化的簡(jiǎn)稱(chēng)。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的，要用負責人姓名(前面冠以職務(wù)身分)署名:落款一般放在正文(或附件標記)的右下角，相關(guān)于書(shū)信中具名的位置；如果正文恰好占滿(mǎn)全頁(yè)，落款必須放在另頁(yè)空白紙上時(shí)，并在其上頭加注一行"(此頁(yè)無(wú)正文)"字樣；落款字體與正文相同。

　　4.9日期:

　　4.9.1一般應寫(xiě)發(fā)文日期；

　　4.9.2制度或會(huì )議經(jīng)過(guò)的文件應寫(xiě)經(jīng)過(guò)的日期；

　　4.9.3重要的文件寫(xiě)簽發(fā)的日期；

　　5、文號

　　5.1根據文件類(lèi)別、發(fā)文日期、發(fā)文單位及發(fā)文順序對文件進(jìn)行統一編號；具體文號編制規則見(jiàn)附件。

　　5.2公司文號由行政人事部統一管理，管理中心文號由物業(yè)部統一管理；

　　5.3發(fā)文部門(mén)需到以上部門(mén)登記領(lǐng)取文號后，方可發(fā)文。

　　6、用印

　　6.1用印是發(fā)文單位對文件負責的標志，是文件合法生效的標志，對外發(fā)文或內部重要文件都應加蓋印章。

　　6.2文件打印校對完之后，由管理印章的.人員用印并進(jìn)行登記；

　　6.3印章應蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。

　　7、文件管理

　　7.1包括撰寫(xiě)、審核、簽發(fā)、蓋印、發(fā)放、歸檔、整理等一系列工作:

　　7.2正規文件應盡量打印，并由擬文人仔細校對審核。

　　7.3簽發(fā)。簽發(fā)人對簽發(fā)的文件負有完全職責，應本著(zhù)負責精神，仔細閱讀文稿，實(shí)事求是地擬寫(xiě)批語(yǔ)。同意簽發(fā)的，注明"同意發(fā)文"字樣后按正常手續辦理；不一樣意的寫(xiě)出具體意見(jiàn)返還擬文人重新撰寫(xiě)；

　　7.4用印。印章管理人員依據規定加印，并作好登記。對一頁(yè)以上的重要文件還須加蓋騎縫印。

　　7.5發(fā)放。由發(fā)文部門(mén)填寫(xiě)《文件發(fā)放登記表》，并做好發(fā)文簽收登記工作。需要回復辦理的文件，還要填寫(xiě)《文件處理單》，夾在文件前面，一并送有關(guān)人員或部門(mén)辦理。

　　7.6收文。文件管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業(yè)部相關(guān)人員)將所收到的文件登記在《收文登記表》內，資料包括:流水號、收文日期、發(fā)文單位、收文標題、文件編號、發(fā)文日期、份數、處理情景、備注等。

　　7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業(yè)部辦理。閱讀人在閱讀后應簽署姓名、日期。

　　7.8保存。文件辦理完畢后，由最終處理部門(mén)人員進(jìn)行保管。

　　7.9歸檔。各部門(mén)定期將本部門(mén)已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進(jìn)行整理存檔工作。

　　8、相關(guān)文檔

　　8.1文號編碼規則

　　8.2《文件編號使用登記表》

　　8.3《對外發(fā)文登記表》

　　8.4《對內發(fā)文登記表》

　　8.5《收文登記表》

　　8.6《文件處理單》

　　8.7《傳閱單》

　　8.8《用印登記表》

　　8.9對外發(fā)文格式

　　8.10對內發(fā)文格式

　　8.11報告總結格式

　　8.12會(huì )議紀要格式

　　8.13會(huì )議記錄格式

　　9、修訂及實(shí)施

　　9.1本規定由全公司各部門(mén)實(shí)施，行政人事部進(jìn)行監督。

　　9.2本規定修訂權在公司。

　　9.3本規定從二零零四年五月一日實(shí)行。

　　收發(fā)文工作制度 3

　　1目的

　　為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規范化、科學(xué)化、制度化，對公司的文件的格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標準作出明確規定，實(shí)現公司文件管理的規范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實(shí)際工作情況，特制定本制度。

　　2適用范圍

　　適用于公司各類(lèi)文件的起草、審查、審批、發(fā)布、執行、修改、廢止和備案。

　　3定義

　　3.1文件：公司文件是在公司管理過(guò)程中形成的具有執行效力和規范體式的文書(shū)，是公司各項工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)的重要依據和工具。

　　3.2受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改、回收進(jìn)行控制。隨時(shí)保持有效版本的文件。

　　3.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁(yè)面無(wú)“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。

　　3.4外來(lái)文件：指來(lái)源于公司之外的與公司各項工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)有關(guān)的文件(法律、法規、標準、行業(yè)規范、客戶(hù)要求等)。

　　4職責

　　4.1公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門(mén)，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負責在全公司范圍內對制度執行的指導及監督。

　　4.2各部門(mén)產(chǎn)生的內部使用的文件由部門(mén)負責人或者指定人員負責文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。

　　4.3文件編制、審批、發(fā)布的權責

　　4.3.1各部門(mén)負責制定部門(mén)職責范圍內的制度文件。

　　4.3.2管理者代表負責組織相關(guān)部門(mén)和人員負責組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。

　　4.3.3人事行政部為公司文件規范化統籌管理部門(mén)，負責公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發(fā)布、匯總。

　　5文件分級分類(lèi)

　　5.1文件分級

　　5.1.1一級文件：公司戰略規劃具有長(cháng)期指導性、規范組織行為的概述性文件或制度匯編類(lèi)文件等的系統文件。包括但不限于公司員工手冊、經(jīng)營(yíng)管理規范等。

　　5.1.2二級文件：規范各專(zhuān)業(yè)職能管理、服務(wù)規范管理等方面的文件。

　　5.1.3三級文件：各職能管理、服務(wù)規范等具體實(shí)施的作業(yè)指導流程及相關(guān)技術(shù)文件、操作規定、規范、項目管理文件、公文等，包括具體的作業(yè)方法和標準。

　　5.1.4四級文件：表格、表單類(lèi)文件，凡記錄作業(yè)結果所用的表格等。

　　6文件編號、標識與控制

　　6.1文件編號：[Microsof1]公司名稱(chēng)+部門(mén)代號+文件名稱(chēng)+文件順序號+時(shí)間

　　注：各部門(mén)代號

　　部門(mén)代碼部門(mén)代碼部門(mén)代碼部門(mén)代碼

　　6.2文件的標識與控制

　　文件分受控與非受控兩種,在管理體系運行的有關(guān)場(chǎng)所應用的文件及提供給審核機構的文件為受控文件,以編號為受控標識;如因其他目的提供給客戶(hù)的`文件為非受控文件，不作標識;

　　長(cháng)期有效的文件予以編號和標識，控制其發(fā)放，回收作廢失效版本;

　　一次性或短時(shí)間有效的文件過(guò)期自然失效，以其標題、日期作為標識，不必跟蹤回收其過(guò)期版本。

　　7文件編制、審核、批準和發(fā)布

　　7.1行政文件與管理性文件的編制與審批

　　(1)公司級行政性文件：公司組織機構設置、人事任免涉及公司經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)、生產(chǎn)、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負責編制。

　　(2)公司級管理性文件：如人力資源管理制度、技術(shù)文件管理制度、財務(wù)管理制度，由各部門(mén)依本制度4.3條負責編制。

　　(3)各部門(mén)行政性文件：各部門(mén)因部門(mén)管理及工作開(kāi)展所需求發(fā)布的通知/通告，由相關(guān)職能部門(mén)負責編制。

　　(4)公司及各部門(mén)所有行政性文件審核由人事行政部填寫(xiě)《公司內部業(yè)務(wù)便簽》，部門(mén)負責人審核，常務(wù)副總批準、審閱和簽發(fā)。

　　(5)公司及各部門(mén)所有管理性文件的審核由人事行政部填寫(xiě)《文件審閱簽發(fā)單》，部門(mén)負責人審核，常務(wù)副總批準、審閱和簽發(fā)。

　　7.2文件歸檔、發(fā)放、保管

　　7.2.1文件歸檔

　　(1)經(jīng)審批后的文件，人事行政部負責填寫(xiě)“文件/記錄目錄”，并且將電子檔和紙張文件同時(shí)歸檔。

　　(2)各部門(mén)收到的文件由部門(mén)負責人或指定人員保管。各部門(mén)的“文件/記錄目錄”應定期予以更新，并將復印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。

　　7.2.2文件發(fā)放

　　公司受控文件、記錄由人事行政部負責按以下范圍發(fā)放：

　　(1)管理手冊、程序文件和公司管理文件下發(fā)至各部門(mén);

　　(2)作業(yè)文件、記錄下發(fā)至使用文件的相關(guān)部門(mén);

　　(3)各個(gè)部門(mén)都要使用相應文件、記錄的有效版本，人事行政部及時(shí)收回作廢文件;行政辦公室擬定《文件發(fā)放登記表》按上述規定范圍發(fā)放文件,并注明發(fā)放數量，填寫(xiě)發(fā)放編號，并由領(lǐng)用者簽名。

　　(4)文件接收部門(mén)應指定人員接收文件，收文者要在《文件發(fā)放登記表》中簽名。

　　7.2.3文件保管與借閱

　　(1)文件保管：所有經(jīng)批準發(fā)布的文件皆應登記編目并歸檔保存于文件的歸口部門(mén)，文件持有者使用有效版本，并確保文件清晰易于識別。

　　a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。

　　b、技術(shù)文件正本按文件歸口存放于文件產(chǎn)生的技術(shù)部門(mén)。

　　c、外來(lái)文件正本依文件分類(lèi)存放于檔案室及相應的文件接收部門(mén)。

　　(2)各部門(mén)需要借閱文件時(shí)可向文件歸口部門(mén)辦理借閱手續，各部門(mén)文件管理人員應建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。

　　(3)存放與硬盤(pán)和軟盤(pán)的文件應有備份，并作出版本標識，采用密碼進(jìn)行保護，限定查閱及使用范圍，由授權使用的人員進(jìn)行操作。

　　(4)文件的持有者若跨部門(mén)調動(dòng)或離職，應辦理文件交接、歸還手續。

　　7.3文件的更改與回收作廢

　　7.3.1文件更改

　　(1)當文件不適應需要更改時(shí)，由文件歸口部門(mén)提出，并實(shí)施具體更改工作，文件更改必須符合統一性、協(xié)調性，必要時(shí)相關(guān)的文件應進(jìn)行同步更改。

　　(2)文件更改的起草、審核、批準由原文件起草、審核、批準部門(mén)/人員按負責填寫(xiě)《文件更改/評審單》并實(shí)施更改。

　　(3)文件修改內容較少時(shí)，可以采用劃改、換頁(yè)的方式進(jìn)行更改;單文件更改超過(guò)三次或更改較大或公司組織結構、管理體系發(fā)生重大變化時(shí)應進(jìn)行換版。

　　(4)公司文件更改狀態(tài)按版本號為A版(B、C、D等)/修改狀態(tài)為0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態(tài)之間的關(guān)系為：每版文件同一版本內可以允許修改10次，即修改狀態(tài)號最高是10，當超過(guò)10次時(shí)，文件換版，即由A版升為B版，以此類(lèi)推。特殊情況下，換版不受此限制。

　　(5)文件更改內容必須及時(shí)到達文件使用場(chǎng)所，對文件的宣貫、實(shí)施情況有文件歸口部門(mén)進(jìn)行檢查，并確認更改效果。

　　(6)公司鼓勵各部門(mén)及人員在使用文件時(shí)及時(shí)發(fā)現文件的問(wèn)題，提出文件更改意見(jiàn)。

　　7.4文件的作廢與銷(xiāo)毀

　　(1)各部門(mén)使用中的文件已被更改且有新版文件發(fā)布時(shí)，原文件應作廢收回，作廢的原版文件由人事行政部按原發(fā)放數量回收，并登記標明回收日期。

　　(2)文件作廢或換頁(yè)換版時(shí)，對已回收的作廢文件由行政辦公室及時(shí)銷(xiāo)毀，并記錄在《文件銷(xiāo)毀(留用)記錄表》中，若需保留作廢文件時(shí)要在文件上標注“作廢”字樣。

　　(3)各類(lèi)文件的保存期按《檔案管理制度》的規定執行。

　　7.5外來(lái)文件管理

　　7.5.1外來(lái)文件接收與歸口

　　(1)國家法律、法規;國家、行業(yè)、地方標準;上級主管部門(mén)下發(fā)的管理辦法、制度、規定等外來(lái)文件，由人事行政部統一收集管理，并建立《外來(lái)文件清單》。

　　(2)外來(lái)文件由接收部門(mén)或形成文件部門(mén)歸口管理。

　　(3)外來(lái)的一般性通知、公告等需執行的文件由公司總經(jīng)理審批后，交由相關(guān)部門(mén)傳閱執行，履行完畢后，由執行部門(mén)記錄執行情況，交檔案室備檔。

　　7.6保密文件的管理

　　7.6.1保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰(shuí)形成誰(shuí)負責”為原則進(jìn)行管理，秘密信息以載體形式歸檔后，交由檔案室負責管理。

　　7.6.2保密文件的發(fā)放、傳閱、披露應遵守以下原則：

　　文件密級發(fā)放、傳閱范圍

　　絕密公司核心領(lǐng)導、絕對信息形成部門(mén)的負責人及公司領(lǐng)導認為需要讓其知悉的對象

　　機密公司部門(mén)負責人以上人員，機密信息形成部門(mén)的相關(guān)人員及公司領(lǐng)導認為需要讓其知悉的對象

　　秘密公司部門(mén)主管級以上人員，秘密形成部門(mén)的相關(guān)人員及該部門(mén)認為需要讓其知悉的對象

　　收發(fā)文工作制度 4

　　一、目的

　　加強文件檔案管理，規范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。

　　二、適用范圍

　　適用于公司及各部門(mén)檔案的收集、整理、分類(lèi)、利用及歸檔。

　　三、術(shù)語(yǔ)和定義

　　1、檔案：指公司過(guò)去和現在各級部門(mén)及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤(pán)片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　2、檔案管理：就是指檔案的`收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等活動(dòng)。

　　四、職責

　　1、行政人事部：

　　1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，并負責督促指導部門(mén)檔案管理；

　　2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；

　　3）收集、整理、分類(lèi)、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料；

　　4）負責公司檔案的利用和銷(xiāo)毀管理，監控檔案利用和銷(xiāo)毀的全過(guò)程，確保公司檔案的安全；

　　5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；

　　6）負責組織學(xué)習和培訓檔案管理辦法、使用知識。

　　2、其他各部門(mén)相關(guān)人員：

　　1）負責在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政人事部；

　　2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件；

　　3）負責本部門(mén)文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；

　　4）財務(wù)部負責按規定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料；

　　3、各部門(mén)檔案主管人員

　　收發(fā)文工作制度 5

　　一、編制目的

　　為維護公司文件收發(fā)和輪閱的規范性、嚴肅性和安全性,維護公司的利益,特制定本制度。

　　二、適用范圍

　　本制度適用于公司文件收發(fā)和輪閱的管理。

　　三、相關(guān)職責

　　1.公司員工必須嚴格依照本制度規定收發(fā)和輪閱文件。

　　2.綜合辦公室負責文件收發(fā)和輪閱管理制度的管理。

　　四、文件收發(fā)程序

　　1.凡上級和有關(guān)部門(mén)發(fā)、送本公司的`文件,均應由綜合辦公室專(zhuān)人負責開(kāi)拆、登記。

　　2.收到文件要及時(shí)拆封,及時(shí)分送。綜合辦公室文件收發(fā)每天不少于一次,對需送閱的文件應登記后及時(shí)送閱。時(shí)效性較強的會(huì )議通知和文件等,應立即交總經(jīng)理閱簽。

　　3.各類(lèi)文件送閱前由綜合辦公室負責人擬辦,并提出擬辦意見(jiàn)。

　　4.經(jīng)總經(jīng)理批辦的文件,由綜合辦公室專(zhuān)人負責及時(shí)轉交有關(guān)職能部門(mén)辦理。如需復印、打印的文件,則由承辦部門(mén)按規定辦理。

　　5.各職能部門(mén)需要發(fā)文件,先由各職能部門(mén)自行擬稿,經(jīng)部門(mén)負責人審稿,交辦公室負責人核稿,再交分管副總經(jīng)理審核,最后由總經(jīng)理簽發(fā)。

　　6.收到已簽發(fā)的文件后,辦公室專(zhuān)門(mén)人員應及時(shí)編好文號,確定印制份數,并逐項將文件標題、文號、發(fā)文日期、印編份數等記入發(fā)文登記簿。同時(shí),留二份與底稿一并歸檔。

　　7.文件材料一般由各職能部門(mén)裝訂封發(fā),送綜合辦公室郵寄。機密和掛號文件在封發(fā)時(shí)需注明,由綜合辦公室按有關(guān)規定辦理。

　　五、文件輪閱程序

　　1.文件輪閱由辦公室專(zhuān)人負責。各部門(mén)輪閱文件一般不超過(guò)兩天。因故不能及時(shí)輪閱的,應將文件送回,待后補閱。

　　2.輪閱時(shí)不得擅自將有關(guān)輪閱文件取走。確因工作需要借閱的,應經(jīng)辦公室負責人同意,辦理有關(guān)登記手續,借閱時(shí)間一般不超過(guò)五天,復印件應妥善保管。

　　3.文件輪閱完畢,辦公室專(zhuān)門(mén)人員應及時(shí)收集、整理,分類(lèi)存查,并按規定立卷歸檔。

　　六、其他

　　1.本制度自簽發(fā)之日起執行。

　　2.本制度最終解釋權歸綜合辦公室。

　　收發(fā)文工作制度 6

　　一、收文

　　1、建立《收文登記表》，由辦公室派專(zhuān)人進(jìn)行文件收文處理。

　　2、實(shí)行收文登記批辦制度，收文由秘書(shū)辦理登記，填《公司收文批辦單》，統一交辦公室負責人，辦公室負責人按文件內容及各部門(mén)分工和職責，傳達部門(mén)負責人辦理。

　　3、辦理文件的有關(guān)人員均應簽字，有關(guān)工作完成后，將文件退辦公室存檔保管。經(jīng)辦人員需要留存的文件，經(jīng)總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理同意后可留存復印件。

　　4、各部門(mén)收到的.`函件，應交辦公室即時(shí)登記，交簽字后2、3條處理。

　　5、各有關(guān)人員注意保密，不得泄露本公司機密。

　　二、發(fā)文

　　1、公司發(fā)文由有關(guān)部門(mén)起草，建立《發(fā)文登記表》，由辦公室統一編號、發(fā)出。

　　2、每次發(fā)文須經(jīng)總經(jīng)理簽字同意，并留底存欄。

　　3、各部門(mén)對公司所發(fā)的內部文件必須認真貫徹執行。

　　4、向上級單位呈報的文件，由辦公室派專(zhuān)人，按公文傳進(jìn)程序進(jìn)行。

　　5、監理項目中的一般業(yè)務(wù)文件，需要辦公室打印的，需辦公室主任簽字批準。

　　三、文件查詢(xún)

　　1、凡查詢(xún)、復印、借閱文件，均需申請、登記。

　　2、凡涉及公司經(jīng)營(yíng)機密及項目當事人有關(guān)機密的文檔需經(jīng)公司領(lǐng)導同意后才能查詢(xún)。不允許復印的文件，只能在公司辦公室查閱，允許復印的文件，不得帶出公司，只能在公司復印。

　　收發(fā)文工作制度 7

　　為使公司行文和收文處理規范化，制定本制度。

　　第一條經(jīng)理辦負責公司對外行文和公文的收發(fā)處理工作。

　　第二條行文

　　(一)凡以公司名義上報或下發(fā)的文件(報告、請示、紀要、通知、函件等)，由承辦部室擬稿，經(jīng)部室負責人初審后，送辦公室核稿，經(jīng)辦公室核稿后送公司領(lǐng)導簽發(fā)。重要文件需由公司領(lǐng)導審核，公司總經(jīng)理簽發(fā)。聯(lián)合行文必須同時(shí)送有關(guān)部室領(lǐng)導會(huì )簽，方可發(fā)出。

　　(二)經(jīng)公司領(lǐng)導簽發(fā)的文稿交經(jīng)理辦統一登記、分類(lèi)編號。由擬稿部室打印、校對、裝訂，上行文由經(jīng)理辦發(fā)送并催辦，平行文和下行文由擬稿部室分發(fā)。經(jīng)理辦負責審批在公司內網(wǎng)上發(fā)布有關(guān)文件。

　　(三)行文流程按公司辦公處理系統流程進(jìn)行。

　　第三條收文處理

　　(一)所有發(fā)至我公司的公文(含傳真件公文和附有領(lǐng)導的批示或上級部門(mén)轉我公司處理的公文)，由經(jīng)理辦統一簽收、登記、編號，送公司領(lǐng)導閱示或送有關(guān)部室辦理。

　　(二)文件按辦件、閱件進(jìn)行分類(lèi)。經(jīng)理辦負責人根據文件內容和規定的傳閱范圍，提出辦文意見(jiàn)，送公司領(lǐng)導批示或交有關(guān)部室閱辦。需要辦理的'公文，經(jīng)請示公司領(lǐng)導后辦理，經(jīng)理辦根據文件內容、領(lǐng)導批示予以催辦。

　　(三)對急辦件，經(jīng)理辦應立即將文件送交公司領(lǐng)導批閱。領(lǐng)導不在時(shí)，經(jīng)理辦應根據文件內容及時(shí)限要求，交相關(guān)業(yè)務(wù)科室或人員辦理。事后及時(shí)向公司領(lǐng)導匯報并做好督辦工作。

　　(四)一般公文通過(guò)公司內網(wǎng)辦理和傳閱。保密文件一律由辦公室專(zhuān)人傳送。

　　(五)凡外出開(kāi)會(huì )、學(xué)習帶回的文件及材料原件須交辦公室登記存檔。

　　第四條有關(guān)要求

　　(一)收發(fā)文件必須設立收發(fā)文件登記本，履行登記簽收手續，收、退文件，要專(zhuān)人負責。

　　(二)必須按規定范圍組織閱讀文件，并在辦公室內進(jìn)行，秘密文件當場(chǎng)閱后收回，不得擅自擴大閱讀范圍和帶出公司閱辦。

　　(三)借閱文件，必須經(jīng)過(guò)批準，并辦理借閱手續，依時(shí)退還，秘密文件不準摘抄。

　　(四)秘密文件必須存放在有安全保密設施的保險柜、文件柜內，用后放柜加鎖，關(guān)好門(mén)窗。

　　(五)復制秘密文件，必須經(jīng)過(guò)請示批準，由文件保管人員復制后交使用者，復印件與原件同樣管理。

　　第五條本制度由公司經(jīng)理辦負責解釋?zhuān)�自�?jīng)理辦公會(huì )議審議通過(guò)后實(shí)施。

　　收發(fā)文工作制度 8

　　1、未直投的信件（掛號信、匯款單、包裹單、印刷品，公司信件等）前臺接待員必須與郵政人員認真做好交接，核對完全部信件后，由前臺接待員監督郵政人員加蓋《郵件收發(fā)章》。

　　2、收到掛號信件后，須立即準確錄入《業(yè)主信件簽收表》，錄入接收人姓名、單元號碼、掛號信件號碼、信件數量及前臺人姓名。

　　3、收到信件后，第一時(shí)間通知用戶(hù)領(lǐng)取信件，若通知后業(yè)主未領(lǐng)取信件應再通知，仍未領(lǐng)取的'須做好文字記錄，填寫(xiě)《前臺工作交接日志》，并與交接班人員作好交接工作。

　　4、客戶(hù)領(lǐng)取信件必須由用戶(hù)在《業(yè)主信件簽收表》上簽字確認。

　　5、如接收到地址不詳的郵件，前臺接待員須通知客務(wù)助理，由客務(wù)助理辨認客戶(hù)姓名。辨認未果的，由前臺接待員返回郵局，并做好返還記錄。

　　6、因工作原因，出現郵件丟失的，由責任人承擔相應責任。

　　7、周六、日由客務(wù)助理替崗前臺的，須做好當班時(shí)的郵件接受記錄，并將郵件整理齊全后，于下班前放至前臺郵件柜中。

　　收發(fā)文工作制度 9

　　為進(jìn)一步規范公司快遞物品的收發(fā)管理，節約公司快遞成本，公司制定了收發(fā)快遞管理規定。下面是公司收發(fā)快遞管理制度的內容，歡迎參閱。

　　1、目的

　　為進(jìn)一步規范公司快遞物品的收發(fā)管理，確保公司快遞、信件的.收發(fā)工作及時(shí)、準確，防止快遞丟失，降低運行風(fēng)險，公司特制定了本管理辦法。

　　2、適用范圍

　　適用于全體員工。

　　3、定義

　　3.1快遞物品：指公司及員工因工作和個(gè)人需要，接收或寄出的快遞物品，包括信件、文件、資料，貨物以及其他貨品等。

　　3.2公司性快遞件：指公司及員工因工作需要，接收或寄出的快遞物品。

　　3.3非公司性快遞件：指員工因個(gè)人需求，接收或寄出的快遞物品。

　　4、職責與權責

　　4.1人事行政部：負責公司快遞物品的接收分發(fā)和寄送審核管理。

　　4.2各體系/中心/部門(mén)負責人：負責對本部門(mén)的快遞費用進(jìn)行管控。

　　4.3全體員工：根據實(shí)際工作需求進(jìn)行快遞物品的接收和寄送。

　　5、快遞件接收執行說(shuō)明

　　5.1快遞到達時(shí)由人事行政部前臺進(jìn)行簽收并登記在《快遞簽收登記表》，人事行政部前臺不承擔驗收責任。

　　5.2快遞到達后必須在接到通知當天完成領(lǐng)取，周六、周日休息期接收的快遞，次周一必須領(lǐng)取。

　　5.3無(wú)法確定具體接收人的快遞件，外包裝無(wú)破損，由人事行政部前臺直接接收并根據具體內容拍照在群里進(jìn)行全員通知認領(lǐng)。

　　5.4快遞接收人須在《快遞簽收登記表》上簽字接收，以備查驗核對。

　　5.5除特殊情況外，如快遞指定的接收人不在，原則上不得由他人代簽。

　　6、快遞件寄送執行說(shuō)明

　　6.1員工根據工作需要，每日將寄送的快遞按照要求正確至行政前臺登記在《快遞發(fā)送登記表》中。

　　6.2各部門(mén)發(fā)貨人自行清點(diǎn)及打包好物品（發(fā)貨人應打包扎實(shí)確保在運輸過(guò)程中安全可靠）。

　　6.3根據寄送文件的重要性來(lái)選擇寄送的快遞公司：一般文件寄申通快遞，重要和緊急文件寄順豐快遞。

　　6.4填寫(xiě)快遞單：用正楷字清晰填寫(xiě)收件方和寄件方詳細資料（地址、收件人、聯(lián)系電話(huà)等）。

　　6.5每天2次發(fā)件，上午10點(diǎn)寄送同城緊急當天件、最晚必須在17點(diǎn)之前將當天所要寄送的快遞和審批好的《快遞發(fā)送登記表》對應好一同交于行政前臺。

　　6.6行政前臺負責留存快遞底單，并核對各部門(mén)的數量與《登記表》是否一致，并進(jìn)行記錄總數。

　　6.7月底結算快遞費用，行政前臺負責核對總費用清單，將費用分攤至各部門(mén)，核對無(wú)誤后進(jìn)行付款流程確認后由財務(wù)部進(jìn)行支付。

　　7、其他要求

　　7.1公司原則上不負責非公司性快遞件的收發(fā)、質(zhì)量等問(wèn)題。

　　7.2公司所有寄件的快遞單統一由行政保管（保管期為二年），便于對賬和查詢(xún)。

　　8、補充說(shuō)明

　　本制度由人力行政中心解釋,本制度自發(fā)布之日起生效。

　　收發(fā)文工作制度 10

　　1、與調度員隨時(shí)隨地保持聯(lián)系及時(shí)了解收貨發(fā)貨信息。收發(fā)員在工作時(shí)間內，必須堅守崗位，自覺(jué)遵守廠(chǎng)紀廠(chǎng)規。

　　2、每日接到車(chē)間完工成品的送貨單要及時(shí)進(jìn)行認真核對并通知質(zhì)檢進(jìn)行檢測，檢查并標明產(chǎn)品級別、規格、型號，對不合格產(chǎn)品要標出記號，及時(shí)安排出釜人員出釜，督促出釜人員分清廢次品，及規格、型號，并記錄車(chē)間出釜的成品、廢次品數量、規格、型號，將車(chē)間送檢單一式四聯(lián)簽字留存一聯(lián)，車(chē)間回一聯(lián)，質(zhì)檢處送存一聯(lián)，送一聯(lián)調度員。并逐釜經(jīng)車(chē)間和出釜人簽字確認后入庫。

　　3、出釜時(shí)要到現場(chǎng)檢查，實(shí)地考核出釜產(chǎn)品破損狀況，產(chǎn)品要整齊碼放在木架上，木架按規矩擺放到位，不得有零碎產(chǎn)品放在上面做到碼架方正，出釜人員在出釜過(guò)程中要確保，產(chǎn)品完好，不得人為損壞，收發(fā)員要做好管理和詳細記錄。

　　4、出釜產(chǎn)品在整齊擺放到位的情況下，要及時(shí)按排叉車(chē)分清級別、規格型號、廢次品將產(chǎn)品堆放到指定場(chǎng)地，堆放要緊湊、整齊。

　　5、在裝車(chē)過(guò)程中收發(fā)員督促叉車(chē)保質(zhì)、保量、保規格無(wú)誤的情況下送到運輸車(chē)并對裝車(chē)過(guò)程中破損的情況進(jìn)行記錄，分清是叉車(chē)損還是裝卸工損，要做到不錯發(fā)、示多發(fā)、不漏發(fā)與送貨人當面點(diǎn)清，手續齊全交給送貨人，并對送貨車(chē)進(jìn)行實(shí)發(fā)與實(shí)收以及在運送過(guò)程中的'破損狀況，了解清楚具體狀況并做好詳細記錄。

　　6、及時(shí)通知清理工清理場(chǎng)地零碎雜物，保持場(chǎng)地清潔、暢通。各環(huán)節的安全措施隨時(shí)隨地檢查督促。

　　7、收發(fā)員每天要做好自己經(jīng)手的收發(fā)及各環(huán)節考核日報，及時(shí)送交調度員，不得延誤。

　　8、所有臺帳要健全，登記要清楚，帳實(shí)要相符。

　　9、不得接受與本單位有協(xié)作關(guān)系的請客、送禮等賄賂事宜，如發(fā)現視情節輕重給予罰款、調離崗位、開(kāi)除出廠(chǎng)、移交公安處理的處分。

　　10、庫存物資，不經(jīng)負責人批準，不得私自借出，對本公司領(lǐng)用物資憑負責人簽發(fā)的憑據或財務(wù)部開(kāi)出的收據，方可發(fā)出。

　　11、確保車(chē)間及時(shí)領(lǐng)用物資，不得影響生產(chǎn)和機械維修。

　　12、嚴格遵守倉庫防火安全制度，做好倉庫消防工作，禁止閑人進(jìn)入倉庫，更不允許將火種帶入倉庫，確保公司不受任何損失。

　　收發(fā)文工作制度 11

　　1.目的

　　為適應當前信息系統管理需要，充分節約紙張辦公，公司文件采用山西四建網(wǎng)站、飛信平臺、電子郵箱等電子文件的形式進(jìn)行傳遞和管理。使文件能及時(shí)傳遞到使用場(chǎng)所，確保文件的適用性、有效性，防止失效或作廢文件的使用。

　　2.適用范圍

　　適用于公司、分公司、項目部文件管理過(guò)程。

　　3.職責

　　3.1董事長(cháng)負責批準企業(yè)綜合管理手冊。

　　3.2總經(jīng)理負責批準各系統管理分手冊。

　　3.3公司各分管領(lǐng)導對本系統文件進(jìn)行審批，管理者代表負責審核各管理手冊中質(zhì)量、環(huán)境及職業(yè)健康安全標準有關(guān)內容。

　　3.4公司辦公室負責對公司紅頭文件和上級來(lái)文的管理，負責對集團公司及各單位文件的收發(fā)統一控制管理。

　　3.5企業(yè)管理部負責組織企業(yè)管理手冊的編寫(xiě)，組織文件接口討論，負責其發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔等管理工作；定期評審各項管理制度、管理辦法、實(shí)施細則等管理性文件的適用性，負責山西四建網(wǎng)站及飛信平臺上發(fā)布的電子文件的管理和電子郵箱地址的管理工作。

　　3.6公司各職能部門(mén)負責編制和修訂本系統的.管理手冊、負責本部門(mén)出臺的各項管理制度、管理辦法、實(shí)施細則、作業(yè)指導書(shū)、目標指標等管理性文件的會(huì )簽、發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔，并組織實(shí)施與管理。

　　3.7各職能部門(mén)識別出適用的法律法規標準規范及其他要求，盡量在網(wǎng)絡(luò )中查找，并下載，由企業(yè)管理部上傳到山西四建網(wǎng)站，資源共享。質(zhì)量監控部、安全監控部、技術(shù)管理部每年發(fā)布一次與質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全、技術(shù)相關(guān)的適用法律法規及其他要求清單。

　　3.8公司職能部門(mén)、分公司、項目部設專(zhuān)兼職文件管理員對文件進(jìn)行接收、發(fā)放等管理；

　　3.9分公司辦公室負責收集各項目部郵箱地址，并及時(shí)將文件傳遞到文件的使用場(chǎng)所。

　　3.10項目部對接收到的公司、分公司、建設單位、監理單位、政府和其他相關(guān)部門(mén)的通知、來(lái)往函件及文件進(jìn)行管理。并以交底、傳閱或組織學(xué)習等形式向相關(guān)人員傳達。

　　4.工作程序

　　編制→審核→審批→發(fā)放→接收→學(xué)習→執行→修訂→換版→作廢

　　4.1文件編制、審核和審批

　　4.1.1企業(yè)管理部編制《企業(yè)綜合管理手冊》，組織討論，董事長(cháng)審批。

　　4.1.2公司職能部門(mén)編制本系統的管理手冊，企業(yè)管理部組織討論，總經(jīng)理審批。

　　4.1.3公司職能部門(mén)編制的紅頭文件、管理辦法、實(shí)施細則、作業(yè)指導書(shū)等管理性文件，由部門(mén)領(lǐng)導審核，經(jīng)相關(guān)部門(mén)會(huì )簽，公司分管領(lǐng)導審批。

　　4.1.4分公司編制的管理規定、制度等文件，由主管經(jīng)理審核，分公司經(jīng)理審批。

　　4.1.5項目部編制的施工組織設計、專(zhuān)項方案、交底等技術(shù)性文件按照有關(guān)法規和《施工組織設計及專(zhuān)項施工方案管理辦法》中的審批要求進(jìn)行管理。

　　4.1.6對內審報告、管理評審報告、會(huì )議紀要等記錄性文件按照各系統管理手冊中要求進(jìn)行審批。

　　4.1.7電子文件起草完成后，分管領(lǐng)導在紙張文件原稿上審批，文件管理部門(mén)留存原稿。

　　4.2文件的接收和發(fā)放

　　4.2.1公司各部門(mén)、分公司、項目部均應配置至少一臺電腦，并與互聯(lián)網(wǎng)連接，設置一個(gè)固定的郵箱地址或QQ號碼，向公司企業(yè)管理部、公司及分公司辦公室傳遞信息。

　　4.2.2企業(yè)管理部定期發(fā)布各部門(mén)、分公司的郵箱地址或QQ號碼，文件發(fā)放均以該郵箱地址為收件人，分公司主管文件人員建立各項目的郵箱地址，并以此郵箱地址為收件人進(jìn)行文件發(fā)放。

　　4.2.3公司各部門(mén)、分公司、項目部均明確一名文件管理員，每天必須查看郵箱，在5日內完成文件的傳遞工作。

　　4.2.4各職能部門(mén)規章制度方面的文件按照企業(yè)管理部確定的郵箱地址進(jìn)行發(fā)放，并向公司相關(guān)領(lǐng)導發(fā)放一份紙質(zhì)文件。

　　4.2.5日常通知類(lèi)文件可在山西四建網(wǎng)頁(yè)上公布，對需要在網(wǎng)上發(fā)布的文件，經(jīng)分管領(lǐng)導審批后，由編制部門(mén)通過(guò)企業(yè)管理部在公司網(wǎng)頁(yè)上發(fā)布，網(wǎng)管員以飛信平臺的形式通知各單位辦公室及各部門(mén)，防止沒(méi)有接到通知延誤工作。

　　4.2.6各職能部門(mén)及各單位收到電子文件后，要及時(shí)給發(fā)文部門(mén)回復確認文件收悉情況。

　　4.2.7企業(yè)管理手冊、規章制度文件或需企業(yè)管理保密的電子文件，以郵件形式發(fā)放，或在山西四建網(wǎng)頁(yè)上設置公司內部文件平臺，設置密碼，只有公司內部人員方可登陸。

　　4.2.8公司各部門(mén)和分公司辦公室接到文件后，文件管理員填寫(xiě)《文件傳閱處理單》交主管領(lǐng)導審閱，如需傳閱或轉發(fā)，批注傳閱或發(fā)放范圍，傳閱人員簽注姓名和時(shí)間，轉發(fā)的文件填寫(xiě)《文件發(fā)放記錄》。

　　4.2.9分公司主管領(lǐng)導在《文件傳閱處理單》上標注電子文件的發(fā)放范圍，文件管理員以發(fā)放組群形式發(fā)放，做好《文件發(fā)放記錄》，收到電子郵件后，接收方要進(jìn)行回復確認，發(fā)放方在《文件發(fā)放記錄》中打鉤確認。

　　4.2.10分公司接到電子文件后，及時(shí)向項目部發(fā)放。對沒(méi)有連接網(wǎng)絡(luò )或無(wú)電腦的項目部可將文件進(jìn)行拷貝或打印成紙張文件進(jìn)行發(fā)放。發(fā)放部門(mén)（科室）填寫(xiě)《文件發(fā)放記錄》，接收人簽字。

　　4.2.11各有關(guān)部門(mén)、單位可將所需文件從網(wǎng)頁(yè)或郵件中下載，復制到本地電腦專(zhuān)項文件夾中，建立《文件接收記錄》方便查找。

　　文件管理員對文件修訂過(guò)程進(jìn)行跟蹤，確保使用文件處獲得有效版本。

　　4.2.12企業(yè)管理手冊分為受控和非受控，提供給認證中心和公司內部使用要對其修訂狀態(tài)進(jìn)行管理，提供給建設單位或社會(huì )有關(guān)部門(mén)的文件為非受控版本。

　　4.2.13凡對體系運行具有關(guān)鍵作用的崗位，都應得到或學(xué)習適用文件。

　　4.2.14接收到文件的部門(mén)、分公司、項目部利用每周會(huì )議學(xué)習文件有關(guān)內容，并做好會(huì )議紀要。

　　4.3文件的評審

　　4.3.1在管理評審輸入資料中，各職能部門(mén)對主管的文件提出評審意見(jiàn)。

　　4.3.2企業(yè)管理部每年對管理性文件組織評審，需修訂或更新的在企業(yè)管理手冊中進(jìn)行修改。

　　4.4文件的修訂、更新、作廢

　　4.4.1文件起草部門(mén)對電子文件進(jìn)行修訂時(shí)，重新起草文件，并用紅顏色字體標明修改部位，經(jīng)審批后，標明原文件作廢或修訂狀態(tài)，進(jìn)行發(fā)放。

　　4.4.2對文本文件修改時(shí)，填寫(xiě)《文件更改通知單》，經(jīng)審批后按照原文件發(fā)放范圍發(fā)放。

　　4.4.3當文件修訂或更新時(shí)，及時(shí)進(jìn)行發(fā)放管理，通知原文件管理員更換原有文件。

　　4.4.4文件作廢時(shí)，在紙張文件上注明“作廢”，作廢的電子文件及時(shí)從有效文件夾中撤出，在文件接收記錄中標識作廢。

　　4.5文件的存檔

　　4.5.1文件起草部門(mén)、公司辦公室各存留一份蓋有紅章的正式文件，人事任免文件打印5份紙質(zhì)文件，分別由人力資源部留一份，個(gè)人檔案裝一份，用人單位存一份，辦公室留存兩份。

　　4.5.2分公司辦公室對接到的電子文件輸出一份紙張文件，進(jìn)行傳閱、學(xué)習并存檔。

　　4.6網(wǎng)頁(yè)的維護

　　4.6.1企業(yè)管理部負責對公司網(wǎng)站進(jìn)行維護，確保網(wǎng)絡(luò )暢通。

　　4.6.2企業(yè)管理部積極宣傳公司網(wǎng)站，在各種雜志、文件中體現公司網(wǎng)址。

　　4.7文件的編號和排版

　　4.7.1公司文件分為企業(yè)管理手冊、紅頭文件、便函文件、黨委文件、工會(huì )文件等類(lèi)型。

　　4.7.2公司紅頭文件按照傳統文件編碼由經(jīng)理辦公室統一編號。（如晉四建x字[xxx]xx號）

　　4.7.3公司便函文件編碼由經(jīng)理辦公室統一編號。（如晉四建函[xxx]xx號）

　　4.7.4黨委文件、工會(huì )文件紅頭采用本系統的編號方法。

　　收發(fā)文工作制度 12

　　第一條 為減少發(fā)文數量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據區建設局關(guān)于文書(shū)處理的有關(guān)規定，結合我單的實(shí)際情況，特制訂本制度。

　　第二條 文件管理內容主要包括：上級函、電、來(lái)文，同級函、電、來(lái)文，本單位上報下發(fā)的各種文件、資料。

　　第三條 按照黨政分工的原則，本單位各類(lèi)文件(黨支部和行政)統一由辦公室歸口管理。

　　(二)收文的管理

　　第四條 公文的簽收

　　1.單位所有文件(除領(lǐng)導訂啟的外)均由收發(fā)員(文書(shū))登記簽收、拆封(由上級或郵電局機要通訊員直送的機要文件除外)。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員(文書(shū))需注意檢查封口,對開(kāi)口和郵票撕毀函件應查明原因。

　　2.對上級部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行文件、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級部門(mén)，并登記差錯文件的文號。

　　第五條 公文的編號保管

　　1. 收發(fā)員(文書(shū)) 拆封和簽收后應及時(shí)附上"文件處理傳閱單"，作分類(lèi)登記編號、保管。

　　2.本單位外出人員開(kāi)會(huì )帶回的文件及資料應及時(shí)送交收發(fā)員(文書(shū))進(jìn)行登記編號保管，不得個(gè)人保存，如職工工作需要借閱的可復印或借用。

　　第六條 公文的閱批與分轉

　　1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據文件內容和性質(zhì)閱簽后，由收發(fā)員(文書(shū))分送領(lǐng)導和承辦部門(mén)閱辦，重要文件或急作應立刻呈送領(lǐng)導(或分管領(lǐng)導)閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完。

　　2.一般性質(zhì)的函、電、單據等，可由辦公室直接分轉處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì )辦的文件，應同各單位聯(lián)系后再分轉處理。

　　3.為加速文件運轉，收發(fā)員(文書(shū))應在當天或第二天將文件送到領(lǐng)導和承辦部門(mén)，如關(guān)系到兩個(gè)以上部門(mén)，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)兩天(特殊情況例外)。

　　第七條 文件的傳閱與催辦。

　　1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

　　2.閱讀文件應抓緊時(shí)間，當天閱完后應在下班前將文件交收發(fā)員(文書(shū))，閱批文件一般不得超過(guò)兩天，閱后應簽名以示負責。如有領(lǐng)導"批示"、"擬辦意見(jiàn)"辦公室應責成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導批示辦理有關(guān)事宜。

　　3.閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。

　　4.文件閱完后，應交收發(fā)員(文書(shū))，切忌橫傳。

　　5.辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門(mén)接到文件、函電應立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關(guān)保密規定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時(shí)歸檔周轉。

　　6.按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門(mén)定期組織學(xué)習有關(guān)文件，或由辦公室通知到單位閱文。

　　(三)發(fā)文的管理

　　第八條 發(fā)文的規定

　　1.單位上報下發(fā)正式文件的權力分別集中黨支部和行政辦公室，各群眾團體和部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

　　2.各群眾團體、部門(mén)需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應分別向黨支部、行政辦公室提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。黨支部、行政辦公室同意發(fā)文，方可按黨、政機構設置與業(yè)務(wù)分工統一歸口以黨字、政x字發(fā)文。群眾團體文件由黨支部批轉。

　　3.對單位影響較大，涉及多個(gè)以上領(lǐng)導分管范圍的文件，須經(jīng)領(lǐng)導班子研究決定后批準簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導批準簽發(fā)。

　　第九條 發(fā)文的范圍：

　　1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫(xiě)的會(huì )議紀要和會(huì )議簡(jiǎn)報，均屬發(fā)文范圍。

　　2.黨支部、、行政辦公室下發(fā)文件主要用于：

　　(1)公布單位規章制度；

　　(2)轉發(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的文件；

　　(3)公布單位體制機構變動(dòng)或干部任免事項；

　　(4)公布單位重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等工作的決定；

　　(5)發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；

　　(6)其他有關(guān)重大事項；

　　3.黨支部、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于：

　　(1)對上級機關(guān)呈報、請示報告、處理決定；

　　(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。

　　4.日常生產(chǎn)、技術(shù)、管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導批準后，由各科室書(shū)面或口頭自行通知執行，一般不用發(fā)文。

　　5.各科室如會(huì )議所作的決定，一般都不應發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì )議紀要。

　　(四)發(fā)文程序與要求

　　第十條 發(fā)文程序規定：

　　1.各科室需要發(fā)文，應事先向黨支部、行政辦公室提出申請；

　　2.黨支部、行政辦公室同意發(fā)文后，主辦科室應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿；

　　3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀(guān)點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標點(diǎn)符號正確、書(shū)寫(xiě)工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě)；

　　4.文稿擬就后，擬搞人應填附發(fā)文稿紙首頁(yè)，詳細寫(xiě)明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；

　　5.辦公室應根據黨支部、行政的要求和上級有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規定，對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；

　　6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送分管領(lǐng)導核稿(對文稿內容、質(zhì)量負責)；

　　7.對審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門(mén)重新整理寫(xiě)清楚；

　　8.需經(jīng)會(huì )簽的文稿，應在交付打印前送會(huì )簽部門(mén)會(huì )簽；

　　9.文稿審核會(huì )簽后，按批準權限的規定分別呈送黨政領(lǐng)導審定批準簽發(fā)；

　　10.經(jīng)領(lǐng)導批準簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員(文書(shū))統一編號送打字室打��；

　　11.文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名；

　　12.文件打字后，由辦公室派專(zhuān)人按數印刷，再由收發(fā)員(文書(shū))分發(fā)并檢查落實(shí)情況。

　　(五)文件的借閱和清退

　　第十一條 各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門(mén)負責人簽寫(xiě)便條，對有密級的文件須分管領(lǐng)導或辦公室主任同意后方可借閱。

　　第十二條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

　　第十三條 辦公室收發(fā)員(文書(shū))對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責任者，并如實(shí)向領(lǐng)導報告。

　　(六)文件的立卷與歸檔

　　第十五條 文件的歸檔范圍：

　　1.凡下列文件統一分別由辦公室收發(fā)員(文書(shū))負責歸檔：

　　(1)上級機關(guān)來(lái)文，包括上級對單位報告、申請的批復；

　　(2)黨支部、行政辦公室發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、、領(lǐng)導發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類(lèi)計劃統計、季度、年度報表等；

　　(3)黨支部會(huì )、主任辦公會(huì )議、中層干部會(huì )議、職工委員會(huì )以及各種例會(huì )記錄；

　　(4)支部黨代會(huì )、職代工、工會(huì )會(huì )員代表大會(huì )、團代會(huì )等組織召開(kāi)的.代表大會(huì )所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等；

　　(5)有保存價(jià)值的人民來(lái)信來(lái)訪(fǎng)記錄及處理結果；

　　(6)參加上級召開(kāi)的各種會(huì )議帶回的文件、資料及本單位在會(huì )上匯報表言材料等；

　　(7)上級機關(guān)領(lǐng)導同志來(lái)單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進(jìn)行匯報的提綱和材料；

　　(8)反映本單位生產(chǎn)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導工作等的音、像攝制品；

　　(9)單位日志和大事記；

　　(10)單位向上級請示批復的文件及上報的有關(guān)材料。

　　2.業(yè)務(wù)科室，各群眾團體日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團體負責立卷歸檔。

　　第十六條 立卷要求

　　1.文件立卷應按照內容、名稱(chēng)、時(shí)間順序，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。

　　2.立卷時(shí)，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　　3.要堅持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會(huì )議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。

　　4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。

　　(七)文件的銷(xiāo)毀

　　第十七條 對于多余、重復、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，辦公室應定期清理造冊，并按上級有關(guān)規定，辦理申請銷(xiāo)毀手續。

　　第十八條 經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件，應在辦公室收發(fā)員(文書(shū))和正副主任以及分管領(lǐng)導的共同監督下銷(xiāo)毀。

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