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對電算化會(huì )計檔案安全問(wèn)題的思考
隨著(zhù)社會(huì )科技的不斷發(fā)展，電子計算機技術(shù)逐漸被應用到傳統的會(huì )計工作中，形成了一種新的會(huì )計分支，即會(huì )計電算化。會(huì )計電算化的應用在很大程度上提高了會(huì )計的工作效率，促使會(huì )計更加適應當前信息時(shí)代下的財務(wù)管理。會(huì )計電算化是以計算機為主要載體，很多會(huì )計信息資料都被保存在計算機中，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò )來(lái)實(shí)現信息交流與傳遞。然而由于計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò )技術(shù)自身的缺陷，給電算化會(huì )計檔案的管理形成了一定的不安全因素影響，如硬件損壞檔案丟失，或者侵入盜取資料等等。為此，加強電算化會(huì )計檔案的管理成為一件迫在眉睫的工作。以下筆者就通過(guò)自身工作體會(huì )，來(lái)對電算化會(huì )計檔案的安全管理問(wèn)題進(jìn)行思考與探討。
一、電算化會(huì )計檔案安全管理的特點(diǎn)
與普通紙質(zhì)會(huì )計檔案相比，電算化會(huì )計檔案的管理要更加復雜。這不僅表現在要將所有的會(huì )計信息錄入計算機中進(jìn)行整理歸類(lèi)，更重要的是要將這些檔案的安全管理工作做到位。具體來(lái)講，電算化會(huì )計檔案的安全管理存在以下特點(diǎn)：
1.保存的內容種類(lèi)較多
自我國于1999年開(kāi)始采用電算化會(huì )計檔案管理時(shí)起，國家就頒布了相關(guān)的法規條例，要求在使用計算機進(jìn)行會(huì )計資料檔案的管理時(shí)，除了要在計算機上做好數據保存存儲之外，還需要將某些必要的資料進(jìn)行打印，以紙質(zhì)的形式保存備份，以確保會(huì )計信息資料的安全。也就是說(shuō)，在電算化會(huì )計檔案的管理中，是需要以電子檔案與紙質(zhì)檔案共同保管的方式來(lái)存儲檔案，這種雙重的會(huì )計檔案保管形式雖然增大了會(huì )計檔案管理的安全性與可靠性，但在一定程度上增大了管理難度，保存的內容種類(lèi)較多，包括紙質(zhì)形式、計算機硬盤(pán)形式、光盤(pán)形式等硬件，還包括相關(guān)數據或財務(wù)軟件系統等軟件。
2.表現形式較為特殊
這主要體現在電算化會(huì )計檔案管理是需要借助計算機來(lái)實(shí)現的，這就與傳統的紙質(zhì)會(huì )計檔案管理有著(zhù)很大的不同。即紙質(zhì)的會(huì )計檔案能夠直接從紙質(zhì)文件上查看出來(lái)，具有很強的直觀(guān)性，可以直接查看會(huì )計信息資料而無(wú)須借助其他的技術(shù)方法或硬件設施。但這種傳統的會(huì )計紙質(zhì)檔案保存的信息量較小，且會(huì )占用大量的空間，不利于數據的快速查找。而電算化會(huì )計的檔案管理則很好的避免了這一問(wèn)題，其是通過(guò)計算機硬件與軟件的相互作用來(lái)實(shí)現高效的會(huì )計信息檔案管理，不但能夠保存大量的信息資料，且易于管理查找，便于管理。不過(guò)需要注意的是由于其表現形式較為特殊，對計算機有很大的依賴(lài)性，這就為電算化會(huì )計檔案管理與保存帶來(lái)了一定風(fēng)險，即若計算機出現故障或問(wèn)題，極易使計算機內的數據讀不出來(lái)，造成會(huì )計信息丟失。
3.保管條件較高
電算化會(huì )計檔案存儲介質(zhì)十分精密，電子數據容易因溫度、濕度和其他意外情況而丟失。另外，由于電算化會(huì )計檔案集中存儲在計算機硬盤(pán)、光盤(pán)和磁性等存儲介質(zhì)中，如果未安全保存，電子數據會(huì )非常容易被修改，很難判斷其原始性，需要提高安全保管意識和做好保密措施。電算化會(huì )計檔案的安全性、完整性要求更高。電算化會(huì )計檔案因其信息的數字化，大大提高了會(huì )計檔案的利用效率，便于會(huì )計檔案信息的資源共享;但電算化會(huì )計檔案具有易破壞，難留痕跡的特點(diǎn)，加大了會(huì )計檔案被篡改、破壞的風(fēng)險。
4.時(shí)間長(cháng)，版本多
隨著(zhù)會(huì )計電算化程度的深入和使用使用時(shí)間的推移，不同財務(wù)軟件和版本越來(lái)越多，需要各個(gè)單位的財務(wù)部門(mén)結合工作實(shí)際，精心組織，科學(xué)規劃，選擇合適的財務(wù)軟件，保證財務(wù)軟件工作前后銜接一致和會(huì )計檔案的科學(xué)管理。
二、當前電算化會(huì )計檔案管理工作中存在的安全問(wèn)題
就目前我國的電算化會(huì )計檔案管理現狀來(lái)看，管理工作中還存在著(zhù)很多問(wèn)題，如管理制度不夠健全、管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高、對電子檔案不夠重視、計算機系統與網(wǎng)絡(luò )系統的安全度不高等等。這些管理問(wèn)題在一定程度上對電子檔案的安全管理造成了影響，尤其是計算機系統與網(wǎng)絡(luò )系統的安全管理問(wèn)題，更是直接導致了電子會(huì )計檔案管理的安全性較低的主要原因。
1.電算化會(huì )計檔案管理制度尚不完善。很多單位認為會(huì )計電算化僅僅是數據處理工具的變化，對電算化會(huì )計檔案的收集、管理、查閱、銷(xiāo)毀仍沿用手工系統的制度;沒(méi)有對會(huì )計電算化信息系統檔案保管人員的職責作出相應的規定;也沒(méi)有采取相應的保障措施來(lái)改善保管會(huì )計檔案的環(huán)境等。
2.檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不全面。目前很多企業(yè)中的檔案管理人員的素質(zhì)缺少檔案管理應有的專(zhuān)業(yè)知識和計算機應用知識，造成電算化檔案管理工作整體水平不高，制約著(zhù)電算化會(huì )計檔案管理工作的順利發(fā)展。
3.計算機系統及網(wǎng)絡(luò )安全管理問(wèn)題。計算機技術(shù)雖然具備較強的計算機能力與存儲能力，但同時(shí)計算機的基本性能也給信息的安全存儲帶來(lái)一定影響。這是因為計算機系統中的會(huì )計資料、信息數據極易受到人為的篡改，計算機軟件也常常會(huì )出現問(wèn)題導致會(huì )計信息丟失，并且很容易被人通過(guò)復制等手段盜取信息資料而不留下痕跡，這些都為電算化會(huì )計檔案的安全管理造成很大難題。再加上網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的廣泛發(fā)展，使得一些很容易侵入電子檔案管理內部竊取、篡改信息數據，或者泄露會(huì )計信息，或者利用病毒使計算機癱瘓，導致會(huì )計信息數據完全丟失，這也是電子會(huì )計檔案管理的主要安全問(wèn)題。另外，電算化會(huì )計檔案信息的存儲質(zhì)量還與其所在的載體質(zhì)量、保存環(huán)境有著(zhù)很大關(guān)聯(lián)。
三、提高電算化會(huì )計檔案管理安全的措施建議
為了能夠進(jìn)一步提高電算化會(huì )計檔案管理的安全性，就必須要加強管理，增大對計算機硬件設備與軟件技術(shù)應用的投入力度，不斷深化改革，促使電算化會(huì )計檔案管理工作制度更加完善，建立相應的檔案歸檔制度、保管制度、定期備份與維護制度以及分權限調用制度等等。并加強對電算化會(huì )計檔案管理人員的培訓力度，提高其工作能力與職業(yè)道德素養，做好內部人員管理。但最重要的，還是要做好信息技術(shù)上的檔案管理工作，在此筆者提出一些安全管理建議，具體如下所示：
1.定期拷貝整理系統中的會(huì )計數據。在一定的時(shí)間間隔內(如一個(gè)會(huì )計年度)，把計算機系統中的所有會(huì )計數據拷貝存儲到磁性介質(zhì)或光盤(pán)上，從而形成脫離于原計算機系統的會(huì )計檔案。財務(wù)部門(mén)應把財務(wù)數據的備份文件保存好并記錄以下內容：檔案形成的時(shí)間，會(huì )計數據的內容及備份，以使計算機硬件系統在損壞后，能夠在最短的時(shí)間內，在最小的損失下恢復原有的會(huì )計電算化系統。
2.加強網(wǎng)絡(luò )安全管理。建立預防病毒和的安全措施，加強對計算機病毒的預防、檢測以及殺毒工作，切實(shí)有效地保障計算機硬件與軟件系統的安全。
3.做好電算化會(huì )計系統的保密工作。針對電算化會(huì )計檔案具有易于修改、易受破壞且不留痕跡的特點(diǎn)，從計算機程序方面考慮，應設置包括輸入、輸出控制，將源程序與數據加密，設置密碼口令，設置恢復功能、各種操作紀錄等控制功能，在源頭上防范問(wèn)題的產(chǎn)生。
4.保證存儲介質(zhì)的存放環(huán)境良好。根據會(huì )計電算化檔案信息載體的物理特性，在形成這些檔案時(shí)應注意雙份數據的備份，注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)。注意防潮、防熱、防塵、防磁，對采用磁性介質(zhì)保存的檔案還應定期進(jìn)行檢查復制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞導致會(huì )計檔案丟失，造成無(wú)法挽回的損失。
5.電算化會(huì )計檔案要限制利用方式，確保其使用安全。在不能確保安全時(shí)要加以限制。電算化會(huì )計檔案特點(diǎn)使其在利用活動(dòng)中的保密與安全問(wèn)題不好控制。因此要采取更為嚴密的安全措施，避免由于安全問(wèn)題帶來(lái)不可挽回的損失。
四、結束語(yǔ)
電算化會(huì )計檔案是信息時(shí)代的產(chǎn)物，它的存在是必然的。因此加強電算化會(huì )計檔案安全管理，已成為會(huì )計檔案管理工作的一項緊迫、復雜、長(cháng)期的工作，我們應該健全電算化會(huì )計檔案管理的法律法規，制定嚴格的內部管理制度，加強對電算化會(huì )計檔案的管理和控制，使電算化會(huì )計檔案在各項工作中發(fā)揮作用。
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