最小的事也要形成文本教學(xué)隨筆

　　期末考結束后，總有那么兩三天時(shí)間在忙于改卷、登分、算總評、寫(xiě)總結，教務(wù)處這時(shí)會(huì )發(fā)一個(gè)通知，要求各任課老師將期中、期末、總評三成績(jì)錄入校內OA系統中，以便班主任編制打印成績(jì)報告單。

　　從發(fā)通知到編印報告單，期間隔最多一天，這一天里，班主任常常會(huì )動(dòng)用各種信息手段，QQ、微信、電話(huà)、短信，不斷催促任課老師趕快輸錄好成績(jì)。

　　任課老師這時(shí)會(huì )亂成一團糟，辦公室猶如鬧哄哄的菜市場(chǎng)，有不知登陸密碼而大叫的，有忘了操作步驟而亂問(wèn)的，有無(wú)視操作細節重來(lái)而哀怨的，等等。

　　我以前就是這辦公室里典型的“健忘一族”，不到最后期限不會(huì )去錄入成績(jì)的，找旁邊老師問(wèn)，不是說(shuō)不知道，就是講不清楚，打電話(huà)問(wèn)計算機老師又常接不通，有時(shí)急了就頂著(zhù)烈日跑過(guò)去找人，辦公室里也是空無(wú)一人——估計這時(shí)候計算機老師是最吃香的。

　　每到期末階段，這種“校內OA常忘使用”的熱鬧場(chǎng)景總會(huì )重復一次又一次。

　　為什么辦公室經(jīng)常會(huì )重復出現這種場(chǎng)景呢？

　　仔細分析，原因有三：

　　1、間隔時(shí)間長(cháng)容易忘記。對于任課老師說(shuō)，OA系統一般一學(xué)期只用一次，每次使用的間隔時(shí)間長(cháng)達半年，忘記了也屬正常；

　　2、有些人怕忘了，就寫(xiě)下了具體的操作流程，結果要用還是不知如何找到；

　　3、依賴(lài)心理在作怪，反正不會(huì )操作我可以問(wèn)其他老師。

　　這樣的狀態(tài)如果長(cháng)期存在，工作效率會(huì )大打折扣。我思考了解決辦法。

　　■怎樣讓間隔時(shí)間長(cháng)，過(guò)程復雜的操作變得簡(jiǎn)單，輕松呢？

　　要讓間隔時(shí)間長(cháng)，過(guò)程復雜的操作變得簡(jiǎn)單、輕松，關(guān)鍵是要及時(shí)記下這一操作的全部過(guò)程，即一邊操作一邊記錄，記錄時(shí)要盡量詳細，不怕麻煩。要達到“零基礎者也能輕松學(xué)會(huì )”這一程度。

　　我是這樣記錄“校內OA登陸輸入”的.使用過(guò)程的：

　　打開(kāi)校園網(wǎng)初中部→點(diǎn)擊“中文”→點(diǎn)擊網(wǎng)頁(yè)下方小字：校內OA→輸入用戶(hù)名、密碼進(jìn)入→點(diǎn)“教育教學(xué)”欄→點(diǎn)“必修課程”欄→點(diǎn)“某班語(yǔ)文”→右邊點(diǎn)“查看學(xué)生”→點(diǎn)“單次成績(jì)”→導入成績(jì)→點(diǎn)“學(xué)生名單導出”欄下→載班級學(xué)生名單至桌面→在名單上錄入成績(jì)→保存至桌面→點(diǎn)“瀏覽”，從桌面上找到成績(jì)單（Excel格式）→雙擊保存→點(diǎn)“取消”→點(diǎn)“教育教學(xué)”欄→點(diǎn)“必修過(guò)程”欄→點(diǎn)某班語(yǔ)文→右邊點(diǎn)“查看學(xué)生”，看學(xué)生的成績(jì)是否錄入→返回，重復上述步驟，輸第二個(gè)成績(jì)。

　　這樣的過(guò)程記錄看起來(lái)條理并不清楚，會(huì )覺(jué)得很繁雜，所以還要將記錄提煉成關(guān)鍵詞進(jìn)行整理，并形成流程。

　　經(jīng)過(guò)提煉整理，這一操作過(guò)程可分六個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)：

　　1、登陸：打開(kāi)校園網(wǎng)→點(diǎn)擊“中文”→點(diǎn)擊“校內OA”→輸入用戶(hù)名、密碼進(jìn)入

　　2、進(jìn)入：教育教學(xué)→必修課程→某班語(yǔ)文→查看學(xué)生→單次成績(jì)

　　3、導入：學(xué)生名單導出→下載學(xué)生名單至桌面→錄入成績(jì)→保存至桌面→點(diǎn)“瀏覽”，從桌面上找到成績(jì)單（Excel格式）

　　4、保存：雙擊保存→點(diǎn)“取消”

　　5、查看：點(diǎn)“教育教學(xué)”→必修過(guò)程→某班語(yǔ)文→右邊點(diǎn)“查看學(xué)生”，看成績(jì)是否錄入→返回

　　6、重復：重復上述步驟，輸第二個(gè)成績(jì)，直至最后完成。

　　為了保證下次操作依然快速、輕松地完成，某些關(guān)鍵點(diǎn)要作說(shuō)明，比如“在名單上錄入成績(jì)”旁要注明“一次只能錄入一個(gè)成績(jì)，而且要核對名單與成績(jì)是否一致”，否則很容易出錯。又比如在“雙擊保存成績(jì)”后，要注明“對跳出來(lái)的頁(yè)面要點(diǎn)擊‘取消’，”否則前面的操作將全部作廢。

　　“OA系統登陸輸入”是如此，我想其它一些類(lèi)似之事也可仿此記錄、提煉，形成流程，如微課制作用的“E板會(huì )使用流程”，教師培訓用的“培訓報名及評價(jià)流程”，“出境游前的物品準備流程”等。

　　■怎么比較快地找到已建好的流程文檔呢？

　　一個(gè)問(wèn)題解決了，另一個(gè)問(wèn)題也接踵而至：我寫(xiě)下的流程待到要用時(shí)卻怎么也找不到了。

　　最簡(jiǎn)單的辦法是將這種不常用的流程文檔打印出來(lái)貼在電腦旁，比如在賓館，我就發(fā)現在房間電腦邊貼有“如何使用電腦上網(wǎng)流程”，我使用電腦時(shí)一看就知道該如何上網(wǎng)了，不需要再問(wèn)服務(wù)員了。

　　但放在電腦邊的流程容易丟失，我碰到過(guò)。所以，我想了另一種辦法，就是將這一流程文檔歸入可查詢(xún)的“不常用操作流程”這系統之中，為此我建立了“不常用操作流程”系統，建系統時(shí)我遵循“定名稱(chēng)”“編目錄”等步驟就很快速建立起來(lái)。

　　在電腦中建一個(gè)電子系統的同時(shí)，我還建了一個(gè)同內容紙質(zhì)系統，以便隨時(shí)查詢(xún)。這一紙質(zhì)系統就是一個(gè)30頁(yè)的塑料文件夾，文件夾里編有“首頁(yè)目錄”，“分頁(yè)頁(yè)碼”，文件夾脊背部也標有跟正面一樣的“系統名稱(chēng)”。寫(xiě)好的流程文檔按照目錄，依次放入。

　　目錄

　　1、OA系統登陸輸入P1

　　2、E板會(huì )使用流程P2

　　3、教師培訓報名及評價(jià)流程P3

　　4、出境游前的物品準備流程P6

　　……

　　這樣的文件夾（紙質(zhì)子系統）建多了后，又會(huì )對查詢(xún)造成新的困難，為此我還建一個(gè)“總系統”文件夾，將各個(gè)子系統的“名稱(chēng)”錄入“總系統目錄”之中�？傁到y文件夾適宜放在一排子系統文件夾的左邊，并養成要查詢(xún)先看“總系統文件夾”，再看“子系統文件夾”的習慣。

　　總系統目錄

　　1、學(xué)校計劃

　　2、備課組工作

　　3、學(xué)生管理

　　4、測試成績(jì)

　　5、教師考核

　　6、不常用操作流程

　　……

　　■如何克服長(cháng)期依賴(lài)的心理

　　好幾個(gè)學(xué)期，我對辦公室“期末鬧哄哄”現象不以為然，認為，覺(jué)得“做事寫(xiě)流程，歸入系統”的做法太麻煩，此等小事臨時(shí)問(wèn)一下同事或相關(guān)專(zhuān)業(yè)人士即可。

　　其實(shí)，細究起來(lái)，問(wèn)題并非你所想象那么簡(jiǎn)單，這一小事每次依賴(lài)別人，那個(gè)小事也依賴(lài)別人，最后工作效率就低了。

　　學(xué)校是一個(gè)團隊，團隊成員不是為依賴(lài)，而是互賴(lài)，在團隊中同事或相關(guān)專(zhuān)業(yè)人士讓你咨詢(xún)，但你必須學(xué)會(huì )成長(cháng)�；ベ�(lài)是以獨立為基礎的。

　　什么是互賴(lài)呢？互賴(lài)不等于依賴(lài)，互賴(lài)指一個(gè)團隊在完成一個(gè)項目時(shí)，各成員既要有獨立處事的習慣和能力，充分發(fā)揮各自的長(cháng)處，又要有互助合作的思想和行為。這里所謂的“獨立處事”是指團隊成員能獨立又熟練地完成職責范圍內的事。

　　“校內OA登陸輸入”，第一次我可以請教別人，但第二次我自己成長(cháng)，第三次我可以為其他同事提供咨詢(xún)，那整個(gè)團隊就一起成長(cháng)了。

　　一個(gè)團隊只有在各成員獨立完成自己職責范圍內的事的基礎上，通過(guò)互助協(xié)作，才能成功做事，這就好比一輛汽車(chē)的開(kāi)動(dòng)，只有汽車(chē)的各個(gè)零部件各就各位，獨立又熟練地完成各個(gè)操作才可實(shí)現，如果有一個(gè)部件不能獨立運作，很可能會(huì )導致整輛汽車(chē)都開(kāi)動(dòng)不了。

　　記得在一次“肯得基——一個(gè)成功的商業(yè)系統”的案例分析中，提到“最小的事也要形成文本”。

　　由此看來(lái)，最小的事也要形成文本，對已形成的文本不是束之高閣，而是要反復提煉其要素，從中尋找事情背后的規律和原則，形成流程和標準，并歸入相應的位置，形成系統。

　　這樣，團隊成員的為人處事就會(huì )變得簡(jiǎn)單、輕松、快樂(lè )。

　　創(chuàng )建系統和運用系統，是一種高境界。

　　基于以上認識，我的“不常用做事操作流程與標準”的系統文件夾放在辦公桌上，每每有人問(wèn)我一些不經(jīng)常做的事情，如成績(jì)輸入、培訓點(diǎn)評、寫(xiě)總結等處理過(guò)程的流程與標準，我馬上就可以給到他，這大大節約了我和大部分老師的時(shí)間，工作效率明顯提高。

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