會(huì )展管理信息系統論文

　　古典文學(xué)常見(jiàn)論文一詞，謂交談辭章或交流思想。當代，論文常用來(lái)指進(jìn)行各個(gè)學(xué)術(shù)領(lǐng)域的研究和描述學(xué)術(shù)研究成果的文章，簡(jiǎn)稱(chēng)之為論文。以下是小編整理的會(huì )展管理信息系統論文，歡迎閱讀！

　　[摘要] 本文對會(huì )展管理信息系統的基本模式進(jìn)行了仔細的研究，認為對于開(kāi)放式會(huì )展系統如果采取傳統的業(yè)務(wù)處理的模式，不能對會(huì )展活動(dòng)進(jìn)行有效控制，因此提出了面向管理的應用模式，其主要思想是構建會(huì )展系統的階段性控制，通過(guò)局部控制從而實(shí)現對整個(gè)系統管理的一種機制，這種機制將會(huì )展的管理工作轉換成為對會(huì )展的項目的管理和控制。

　　[關(guān)鍵詞] 會(huì )展管理會(huì )展信息管理會(huì )展管理信息系統

　　一、前言

　　會(huì )展是信息密集型的活動(dòng)，具有前期準備時(shí)間長(cháng)，實(shí)施時(shí)間短的特點(diǎn)，在整個(gè)會(huì )展期間，尤其是在臨近開(kāi)始的短暫時(shí)間內，將會(huì )涌現出大量的、高密度的信息，這些信息必須要及時(shí)準確的進(jìn)行處理。我們把它們又可以分成財務(wù)信息、接待信息、會(huì )議進(jìn)程信息、人員信息、場(chǎng)館信息、物流信息、住宿信息等，通過(guò)這些信息流貫穿整個(gè)會(huì )展期間。

　　會(huì )展本身是很大概念的集合，按形式包括會(huì )議、展覽會(huì )、節慶等活動(dòng)；按它們涉及和輻射的地域范圍，可分為本地的、全國的、國際性的；按組織規模和參觀(guān)人數分類(lèi)，有小型的、中型的、大型的和特大型的，按會(huì )展的規格，可分成普通的、行業(yè)的、政府的和國際性的。小的會(huì )展則可以是本地的一個(gè)行業(yè)、組織或企業(yè)的活動(dòng)，甚至是個(gè)人舉辦的類(lèi)似于婚宴等。大型展覽會(huì )的參觀(guān)者可達數萬(wàn)人以上，小型的會(huì )議僅僅幾十人。由于規模上具有明顯的差異、重要程度不同、主辦方等級、與會(huì )人數的多少，所有這些綜合因素使得在會(huì )展的組織管理上、運作上有多種模式，這樣不能用一個(gè)會(huì )展管理信息系統涵蓋所有類(lèi)型的會(huì )展活動(dòng)，所以會(huì )出現多種不同形式的會(huì )展管理信息系統，各種系統的信息處理的內容和流程也不盡相同。

　　會(huì )展活動(dòng)具有非常鮮明的階段性，對于會(huì )議系統系來(lái)講，可分成策劃階段、接待階段、會(huì )議期間、結束階段、休會(huì )期間；而對于展會(huì )系統，又可以分成展前、展中和展后三個(gè)階段。兩者在前期工作方面具有很多相似之處，對每個(gè)階段的信息流程進(jìn)行剖析，研究它們在不同環(huán)節的特點(diǎn)，不僅是設計會(huì )展管理信息系統的基礎，也是做好管理工作、組織工作的基礎。

　　二、信息管理模式的研究

　　由于會(huì )展形式的多樣性，為會(huì )展管理信息系統的研究?jì)热�、系統設計帶來(lái)很大困難，同時(shí)因為會(huì )展本身的特點(diǎn)，如果采用一般性的業(yè)務(wù)處理的模式，很難采用較為一致的框架來(lái)設計具有通用意義的會(huì )展管理信息系統。從業(yè)務(wù)處理層面來(lái)看，能夠處理的信息是相當有限的，僅僅限于客戶(hù)關(guān)系管理、會(huì )員管理、登記參會(huì )情況、場(chǎng)館展位預訂和租用等業(yè)務(wù)層面的信息。從信息處理流程來(lái)看，由于會(huì )展活動(dòng)是一次性發(fā)展進(jìn)程，從策劃到結束基本上屬于線(xiàn)性的過(guò)程，因此可以將會(huì )展信息系統看作一個(gè)開(kāi)放式系統，不具有明顯的反饋和系統狀態(tài)控制的環(huán)節。這種面向業(yè)務(wù)層面的會(huì )展管理信息系統的生命力是不強的。

　　為解決上述矛盾，我們認為會(huì )展信息系統應突破以往管理信息系統設計基本模式，即一開(kāi)始就應當設計一個(gè)為會(huì )展項目管理為目的，以會(huì )展項目管理、會(huì )務(wù)管理服務(wù)為主要研究?jì)热�，提供�?huì )展的項目策劃、進(jìn)程管理上需要的信息。從這個(gè)意義講，雖然會(huì )展系統總的看來(lái)是一個(gè)仍然是一個(gè)開(kāi)放式系統，但是在各個(gè)階段的管理方式上可以加強階段性、局部性的控制和管理，使會(huì )展系統和會(huì )展過(guò)程得到良好的控制，能夠達到系統預定的目標，因此這樣的會(huì )展系統不再是簡(jiǎn)單的開(kāi)放式，而是若干個(gè)良好控制的閉環(huán)子系統的在時(shí)間進(jìn)程上有機地結合。

　　面向管理應用的會(huì )展系統，能夠很好的解決一般性和特殊性的問(wèn)題，雖然會(huì )展活動(dòng)的形式多樣性和多變性，但是從會(huì )展的管理和進(jìn)程的角度來(lái)看，都可以劃分成策劃階段、接待階段、會(huì )展階段、結束階段、休會(huì )階段，完全可以忽略每次活動(dòng)形式的差異，把各個(gè)階段的工作抽象成策劃、組織、落實(shí)和檢查的研究?jì)热�，因此信息處理工作就轉換成把會(huì )展各個(gè)階段的項目的管理工作，系統的使用人員的主要工作就是制訂所要完成的工作列表（項目），并對項目的執行情況監督和控制。在會(huì )展活動(dòng)期間的所有業(yè)務(wù)處理工作都融會(huì )在系統管理中來(lái)，即在項目管理的前提下實(shí)現業(yè)務(wù)數據的處理，提升業(yè)務(wù)數據處理內涵、意義和針對性。

　　這種以項目管理為主的管理信息系統的應用模式在其他管理信息系統應用中并不常見(jiàn)，可以認為是會(huì )展管理信息系統的獨特之處。

　　三、以階段控制為主要研究目標

　　管理信息系統系統的主要功能是通過(guò)信息對企業(yè)狀態(tài)進(jìn)行控制，而開(kāi)放式會(huì )展系統缺乏反饋環(huán)節，不能實(shí)施有效的控制，我們研究的會(huì )展系統是在會(huì )展的各個(gè)階段實(shí)施控制手段，在各個(gè)局部上進(jìn)行階段環(huán)節上的控制，即對整個(gè)階段達到控制的目的。

　　所謂控制在信息系統中可以有多種方式，在運用于項目管理方面，應當包括如下環(huán)節：策劃、落實(shí)、監督、檢查、確認。會(huì )展項目之間具有比較強的時(shí)間和空間依賴(lài)性，時(shí)間依賴(lài)性是指項目的準備和執行過(guò)程在時(shí)間軸上具有先后順序依存的關(guān)系，如果一個(gè)項目延誤了時(shí)間，其他項目又不能超越它的時(shí)候，就有可能造成整個(gè)活動(dòng)的向后推移。在會(huì )展整個(gè)期間很多工作又是并行運行的，各個(gè)部分工作完成的質(zhì)量直接影響其他工作完成的好壞，當某個(gè)項目的物理屬性尚未建立或建立不完整、不完善的勢必影響其他項目的存在，這是空間上的依賴(lài)性。

　　XX會(huì )議的接待項目策劃一覽表

　　會(huì )展活動(dòng)的周期可能很長(cháng)，但是真正舉行活動(dòng)，僅僅是很短的幾天時(shí)間，其他時(shí)間都在籌劃和準備，它們的工作直接影響會(huì )展活動(dòng)的順利舉辦和觀(guān)眾的滿(mǎn)意度，如果出現差錯和失誤，很難有機會(huì )彌補并挽回影響，因此有必要在舉辦的前期，將所有可能發(fā)生的問(wèn)題和情況進(jìn)行有效的評估和認真考慮，防患于未然，做到萬(wàn)無(wú)一失，因此在會(huì )展信息管理上按階段對本階段要實(shí)施的項目進(jìn)行有效的管理和控制，這就體現在會(huì )展活動(dòng)的各個(gè)階段都存在管理上的周期，用于對會(huì )展項目工作的策劃，組織人員對各個(gè)項目分別落實(shí)，在會(huì )展項目完成情況監督和檢查，對項目的實(shí)施的有效性進(jìn)行確認，通過(guò)這種方式實(shí)現管理和控制。例如，會(huì )議的接待工作可用下表所示。

　　四、會(huì )展管理信息系統的策劃功能研究

　　會(huì )展包括會(huì )議和展會(huì )兩種形態(tài)，它們的信息管理工作有很大的區別，體現在控制的實(shí)體在形式上的不同，將其工作流程抽象成信息流之后，在很多方面具有相似之處，我們把它們歸類(lèi)在基本功能之中，這里僅討論它們共同的、相似的處理功能。

　　在會(huì )展信息處理的基本功能包括：策劃功能、管理功能、營(yíng)銷(xiāo)功能、信息發(fā)布、網(wǎng)絡(luò )注冊、財務(wù)管理、人力資源管理、后勤保障、邀請函管理等。其中最核心的工作是策劃功能，由于篇幅關(guān)系僅討論策劃的功能需求，對其他功能不做討論。

　　會(huì )展信息管理的策劃功能是為會(huì )議和展覽會(huì )的項目的起始階段的策劃服務(wù)的。在策劃中需要大量的信息和會(huì )展管理的經(jīng)驗，根據會(huì )展項目的要求，如舉辦的時(shí)間和地點(diǎn)、會(huì )展的規格和性質(zhì)，與會(huì )人員的級別和人數、會(huì )展覆蓋的地域范圍、最后要達成的效果，這些顯性和隱性的問(wèn)題在會(huì )展策劃中是著(zhù)重考慮的因素，由于會(huì )展活動(dòng)具有非常明顯區別的階段性，不同階段的任務(wù)、工作重心也不同，因此策劃也應配合這樣情況，針對會(huì )展不同階段做相應的策劃。由于會(huì )展的信息量很大，因此在策劃時(shí)，必須認真對待工作出現的一些細節和可能發(fā)生的種種情況，并備有應對突發(fā)事件的緊急預案。

　　在策劃中制定的項目包括兩個(gè)方面的內容：首先是確定項目?jì)热�，制定項目的基本內容，如項目名稱(chēng)、達到的目標、完成或考核的指標，項目在準備過(guò)程中、必須安排具體的負責人落實(shí)該項目，并在指定的時(shí)間內，按照考核指標進(jìn)行檢查；第二是項目之間流程關(guān)系，即項目之間的在時(shí)空方面存在某種耦合關(guān)系，確定項目的任務(wù)鏈和完成的時(shí)間鏈。我們把會(huì )展的信息管理的策劃功能，按照會(huì )展的不同階段進(jìn)行劃分，以階段作為不同的研究對象，按籌備階段、準備階段、會(huì )前階段、期中階段、結束階段和休會(huì )階段的順序進(jìn)行，然后在針對每個(gè)具體的階段作詳盡的策劃，逐步分解到具體的功能。對于不同階段設計不同的功能需求，這也是我們研究的重點(diǎn)，系統的所有功能需求都圍繞著(zhù)策劃的功能需求展開(kāi)進(jìn)行的。

　　五、結語(yǔ)

　　通過(guò)對會(huì )展信息管理的分析和研究，此類(lèi)信息變化和跨度等很大的信息系統，開(kāi)放式是其主要特點(diǎn)，采用面向業(yè)務(wù)數據處理的模式不能對會(huì )展信息進(jìn)行有效的管理和控制，筆者采用項目管理的研究方法，以面向項目管理的模式對其各個(gè)發(fā)生階段進(jìn)行局部控制，以項目的策劃、落實(shí)、監督、檢查和確認的工作環(huán)節的形式實(shí)現局部上的反饋控制，從而達到對整個(gè)項目進(jìn)行控制的目的，以這種方式組織的管理信息系統能夠較好地適用于不同形式的會(huì )展信息管理的需求。

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