會(huì )議接待禮儀知識
會(huì )議接待禮儀知識1
1、例行服務(wù)
會(huì )議舉行期間，一般應安排專(zhuān)人在會(huì )場(chǎng)內外負責迎送、引導、陪同與會(huì )人員。對與會(huì )的貴賓以及老、弱、病、殘、孕者，少數民族人士、宗教界人士、港澳臺同胞、海外華人和外國人，往往還須進(jìn)行重點(diǎn)照顧。對于與會(huì )者的正當要求，應有求必應。
2、餐飲安排
舉行較長(cháng)時(shí)間的會(huì )議，一般會(huì )為與會(huì )者安排會(huì )間的工作餐。與此同時(shí)，還應為與會(huì )者提供衛生可口的飲料。會(huì )上所提供的飲料，最好便于與會(huì )者自助飲用，不提倡為其頻頻斟茶續水。那樣做往往既不衛生、安全，又有可能妨礙對方。如果必要，還應為外來(lái)的與會(huì )者在住宿、交通方面提供力所能及、符合規定的方便條件。
3、現場(chǎng)記錄
凡重要的會(huì )議，均應進(jìn)行現場(chǎng)記錄，其具體方式有筆記、打印、錄入、錄音、錄像等�？蓡斡媚骋环N，也可交叉使用。 負責手寫(xiě)筆記會(huì )議記錄時(shí)，對會(huì )議名稱(chēng)、出席人數、時(shí)間地點(diǎn)、發(fā)言?xún)热�、討論事項、臨時(shí)動(dòng)議、表決選舉等基本內容要力求做到完整、準確、清晰。
會(huì )議接待最后會(huì )后服務(wù)
會(huì )議結束后，全部接待人員應分工明確地做好善后處理工作。
組織活動(dòng)會(huì )議結束后，有時(shí)還會(huì )安排一些活動(dòng)。如聯(lián)歡會(huì )、會(huì )餐、參觀(guān)、照相等，這些工作很繁瑣，應有一位領(lǐng)導統一指揮和協(xié)調，而且這位領(lǐng)導要有很強的組織能力才能勝任，同時(shí)其他接待人員要積極配合，各負其責，做好自己分擔的工作，以保證活動(dòng)計劃的順利實(shí)施。
送別根據情況安排好與會(huì )者的交通工具，使其愉快、及時(shí)地踏上歸程。
清理會(huì )議文件 ①根據保密原則，回收有關(guān)文件資料。②整理會(huì )議紀要。③新聞報道。④主卷歸檔。⑤會(huì )議總結
會(huì )議接待禮儀知識2
1、確定接待規格
會(huì )議規模是由主持單位領(lǐng)導決定。一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)內部的一般工作性會(huì )議講究效率，可以不拘形式。對于上級單位主持的會(huì )議，因為邀請各企業(yè)的代表參加，所以接待工作要求比較規范。通常是由企業(yè)的一位主要領(lǐng)導直接抓會(huì )議準備工作，成立一個(gè)會(huì )務(wù)組，專(zhuān)門(mén)研究布置會(huì )議接待接待的有關(guān)工作。
2、發(fā)放會(huì )議通知
會(huì )議通知必須寫(xiě)明召集人的姓名或組織、單位名稱(chēng)，會(huì )議的時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì )議主題以及會(huì )議參加者、會(huì )務(wù)費、應帶的材料、聯(lián)系方式等內容。通知后面要注意附回執，這樣可以確定受邀請的人是否參加會(huì )議，準備參加會(huì )議的是否有其他要求等。
會(huì )議通知一般在會(huì )議前15至30天之內寄出，這樣可以使對方有充足的時(shí)間把會(huì )議回執寄回來(lái)。
會(huì )議接待人員分工確定
要確保會(huì )議的順利進(jìn)行，必須要對會(huì )議接待人員進(jìn)行明確分工，具體內容如下：
1、確定惟一的聯(lián)絡(luò )人
要確定惟一的聯(lián)絡(luò )人員，而且要自始至終由這個(gè)人來(lái)聯(lián)系，千萬(wàn)不要今天這個(gè)人負責聯(lián)系，明天又換另外一個(gè)，這樣會(huì )讓接到通知的人搞不清到底是哪一個(gè)部門(mén)通知開(kāi)會(huì );
2、確定主席
要從會(huì )議召集者、參與會(huì )議的最高領(lǐng)導、與議題關(guān)系最為緊密的人、現場(chǎng)控制能力較強的人和各方面代表均能接受的人中選定合適的會(huì )議主席。
3、確定會(huì )議記錄者
好的會(huì )議記錄者，除了具備傾聽(tīng)、互動(dòng)、發(fā)表意見(jiàn)的能力，而且還要具有良好的組織、綜合、比較能力。在會(huì )議過(guò)程中，會(huì )議記錄者有義務(wù)適時(shí)幫助與會(huì )者有系統地陳述意見(jiàn)及遵照議程進(jìn)行討論。
會(huì )場(chǎng)布置禮儀規范
1、會(huì )場(chǎng)選擇
選擇會(huì )場(chǎng)，要根據參加會(huì )議的`人數和會(huì )議的內容來(lái)綜合考慮。最好是達到一下標準：
第一：大小要適中。會(huì )場(chǎng)太大，人數太少，空下的座位太多，松松散散，給與會(huì )者一種不景氣的感覺(jué);會(huì )場(chǎng)太小，人數過(guò)多，擠在一起，像鄉下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無(wú)法把會(huì )開(kāi)好。所以，英國的首相丘吉爾曾說(shuō)：“絕對不用太大的房間，而只要一個(gè)大小正好的房間�！�
第二：地點(diǎn)要合理。歷史召集的會(huì )議，一兩個(gè)小時(shí)就散的，可以把會(huì )場(chǎng)定在與會(huì )人員較集中的地方。超過(guò)一天的會(huì )議，應盡量把地點(diǎn)定的離與會(huì )者住所較近一些，免得與會(huì )者來(lái)回奔波。
第三：附屬設施要齊全。會(huì )務(wù)人員一定要對會(huì )場(chǎng)的照明、通風(fēng)、衛生、服務(wù)、電話(huà)、擴音、錄音等進(jìn)行檢查，不能夠因為“上次會(huì )議是從這里開(kāi)的，沒(méi)出什么問(wèn)題，”就草率地認為“這回也會(huì )同樣順利”。否則，可能會(huì )造成損失。
第四：要有停車(chē)場(chǎng)�，F代社會(huì )召集會(huì )議，“一雙草鞋一把傘”趕來(lái)開(kāi)會(huì )的人已經(jīng)不多了。轎車(chē)、摩托車(chē)都要有停放處，會(huì )才能開(kāi)得成。
2、會(huì )場(chǎng)的布置
在布置會(huì )場(chǎng)的時(shí)候可根據人員的不同布置會(huì )場(chǎng)
第一：圓桌型;這種形式適于10—20人左右的會(huì )議。座次安排應注意來(lái)賓或上級領(lǐng)導與企業(yè)領(lǐng)導及陪同面對面做，來(lái)賓的最高領(lǐng)導應坐在朝南或朝門(mén)的正中位置，企業(yè)最高領(lǐng)導與上級領(lǐng)導相對而坐。同級別的對角線(xiàn)相對而坐。
第二：口字型;如果使用長(cháng)形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數的會(huì )議;
第三：教室型。這是采用得最多的一種形式，它適用于以傳達情況、指示為目的的會(huì )議，這時(shí)與會(huì )者人數比較多、而且與會(huì )者之間不需要討論、交流意見(jiàn)。這種形式主席臺與聽(tīng)眾席相對而坐。
主席臺的座次按人員的職務(wù)、社會(huì )的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為上，其余按左為下右為上的原則依次排列。
3、會(huì )場(chǎng)資料準備
會(huì )務(wù)組應該準備有關(guān)會(huì )議議題的必要資料，這些資料在整理后放在文件夾中發(fā)放給與會(huì )者，方便于與會(huì )者的閱讀和做好發(fā)言準備。
4、接待人員提前入場(chǎng)
接待人員應該在與會(huì )者到來(lái)之前提前進(jìn)入各自的崗位、并進(jìn)入工作狀態(tài)。一般的接待工作分簽到、引座、接待三個(gè)崗位。
�、俸灥�。設一張簽字臺，配上1-2名工作人員，如果是要求接待檔次比較高，可以派禮儀小姐承擔。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時(shí)，應脫下筆套，筆尖對自己，將筆雙手遞上。如果是毛筆，則應蘸好墨汁后再遞上。簽到本應精致些，以便保存。如需要發(fā)放資料，應禮貌地雙手遞上。接待人員應經(jīng)常向會(huì )議組織者匯報到會(huì )人數。
�、谝�。簽到后。會(huì )議接待人員應有禮貌地將與會(huì )者引入會(huì )場(chǎng)就座。對重要領(lǐng)導應先引入休息室，由企業(yè)領(lǐng)導親自作陪，會(huì )議開(kāi)始前幾分鐘再到主席臺就座。
�、劢哟�。與會(huì )者坐下后，接待人員應遞茶，或遞上毛巾、水果，熱情向與會(huì )者解答各種問(wèn)題，滿(mǎn)足各種要求，提供盡可能周到的服務(wù)。
會(huì )議接待禮儀——引導禮儀
1、陪車(chē)引導
客人抵達后，如果需要陪車(chē)，賓主雙方如何上車(chē)，如何就座呢?
乘坐轎車(chē)時(shí)，通常有兩種情況：當有專(zhuān)職司機開(kāi)車(chē)時(shí)，小轎車(chē)1號座位在司機的右后邊，2號座位在司機的正后邊，3號座位在司機的旁邊(如果后排乘坐三人，則3號座位在后排的中間)。
如果是主人自己開(kāi)車(chē)，則要請主賓坐到主人的右側，即前排右側的位置，也就是副駕駛的位置。
中轎主座在司機后邊的第一排，1號座位在臨窗的位置。
乘坐中大型面包車(chē)時(shí)，則前座高于后座，右座高于左座;距離前門(mén)越近，座次越高。
當賓主雙方并排行進(jìn)時(shí)，引領(lǐng)者走在外側，讓來(lái)賓走在內側。單行行進(jìn)時(shí)，引導者應走在前，來(lái)賓走在其后，起到帶路的作用。
2、陪同客人行進(jìn)的位次
首先要把墻讓給客人，讓客人在右邊;陪同引導的標準位置是在客人的左側前方1米到1.5米左右。如果客人認路，客人應走在前方。
3、上下樓梯時(shí)
一般情況下，女士先行，但是當女士穿短裙時(shí)則男士要走在前邊。
4、國際展會(huì )時(shí)
國際慣例，排列順序時(shí)按照拉丁字母排序，聯(lián)合國開(kāi)會(huì )則是每次抽一個(gè)字母排在前面。
會(huì )議接待禮儀知識3
一、基本禮儀
(一)電話(huà)禮儀
接打電話(huà)要做到語(yǔ)言文明、態(tài)度文明、舉止文明。要使用電話(huà)基本文明用語(yǔ)，如：您好!、你好!、請、勞駕、麻煩、再見(jiàn)等，聲調要愉悅，語(yǔ)音和音量要適中，咬字要清楚。主動(dòng)給對方打電話(huà)時(shí)，應在對方的工作時(shí)間內聯(lián)系，盡量不要在節假日、用餐時(shí)間和休息時(shí)間給他人打工作電話(huà)(特別緊急時(shí)除外)。打國際電話(huà)還要考慮時(shí)差。電話(huà)禮儀提倡以短為佳，寧短勿長(cháng)，對通話(huà)的時(shí)間通�？刂圃谌昼娭畠�。
(二)引路
1.引導：接待人員應走在客人的左前方一點(diǎn)的位置，遇到轉彎時(shí)，應用右手示意，說(shuō)聲請走這邊。
2.如果是自己陪同客人，擔當主人，應讓客人位于自己的右側，以示尊重，注意要并排走，不要落在后面。
3.如果是陪訪(fǎng)或隨同人員，一般走在領(lǐng)導的兩側偏后一點(diǎn)或后面。
(三)上下樓梯
上樓梯應讓客人、領(lǐng)導、女士先上，接待人員在后;下樓梯時(shí)，接待人員應在前，讓客人、領(lǐng)導、女士在后。這既是禮節，也是為客人安全著(zhù)想。
(四)乘電梯
現在一般都是無(wú)人駕駛的自動(dòng)電梯，所以接待人員要自己先進(jìn)去，再讓客人進(jìn)去。到達時(shí)應讓客人先出去，自己用一只手擋著(zhù)電梯門(mén)一邊或按著(zhù)電梯開(kāi)門(mén)的按鈕，防止門(mén)突然自動(dòng)關(guān)閉，夾傷客人。
(五)進(jìn)出門(mén)
1.進(jìn)門(mén)應先把門(mén)推開(kāi)，站在門(mén)口，用手示意，請客人、領(lǐng)導進(jìn)去。同樣，出門(mén)時(shí)也相同。
2.如果自己是主陪，走到門(mén)口時(shí)，應用手示意，有禮貌地說(shuō)聲請。
(六)介紹
當客人與己方人員見(jiàn)面，在介紹時(shí)應記住以下兩點(diǎn)：
1.右手心朝上，五指自然平攤，有禮貌地以手示意，并簡(jiǎn)要地說(shuō)明被介紹人的單位、職務(wù)、姓名。
2.介紹應遵守尊者優(yōu)先了解情況的原則。也就是說(shuō)，在為他人作介紹前，先要確定雙方地位的尊卑，然后先介紹位卑者，后介紹位尊者。這樣可使位尊者優(yōu)先了解位卑者的情況，在交際中掌握主動(dòng)權。
(七)握手
1、握手的先后次序
根據禮儀規范，握手時(shí)雙方伸手的先后次序，應當在遵守尊者決定原則的前提下，具體情況具體對待。
(1)年長(cháng)者與年幼者握手時(shí)，應由年長(cháng)者首先伸出手來(lái)。
(2)長(cháng)輩與晚輩握手時(shí)，應由長(cháng)輩首先伸出手來(lái)
(3)老師與學(xué)生握手時(shí)，應由老師首先伸出手來(lái)。
(4)女士與男士握手時(shí)，應由女士首先伸出手來(lái)。
(5)已婚者與未婚者握手時(shí)，應由已婚者首先伸出手來(lái)。
(6)上級與下級握手時(shí)，應由上級首先伸出手來(lái)。
(7)職位、身份高者與職位、身份低者握手時(shí)，應由職位、身份高者首先伸出手來(lái)。
在工作場(chǎng)合，握手時(shí)伸手的先后次序，主要取決于職位、身份;而在社交、休閑場(chǎng)合，則主要取決于年齡、性別、婚否。
在接待來(lái)訪(fǎng)者時(shí)，握手的次序應如此安排：當客人抵達時(shí)，主人應首先伸出手來(lái)與客人相握，以示歡迎;在客人告辭時(shí)，則應由客人首先伸出手來(lái)與主人相握，以示再見(jiàn)。
2、握手的力度和時(shí)間
(1)握手之時(shí)，為表示熱情友好，應當稍許用力;與親朋故舊握手時(shí)，所用的力量可稍大一些;而在與初次相識者及異性握手時(shí)，不可用力過(guò)猛。
(2)通常，與他人握手的時(shí)間不宜過(guò)短或過(guò)長(cháng)。一般來(lái)說(shuō)，握手的時(shí)間應控制在3秒鐘以?xún)�，即握上一兩下即可�?/p>
(八)互遞名片
接待活動(dòng)中，互相贈送名片是一種極為尋常的事，在向對方贈送名片時(shí)應起立，雙手遞贈，以示尊重。在接受名片時(shí)也要雙手，接到對方名片后一定要看一遍，切不可不看一眼就裝在衣袋里或拿在手上把玩，更不能把名片放在桌上，再在名片上壓上別的東西，這些都是對別人不尊重、不禮貌的行為。
(九)乘車(chē)
1、上車(chē)應讓客人和領(lǐng)導先上，接待人員在后;下車(chē)接待人員應自己先下，客人和領(lǐng)導后下。
2、乘坐小車(chē)，主人在左邊，客人在右邊，陪同坐在駕駛員旁邊位子，這是一種習慣，也是為了客人安全。
會(huì )議接待禮儀知識4
首先是會(huì )議主席臺的座位安排問(wèn)題，主席臺必須要排座次，并放相應的名簽，以方便領(lǐng)導相應入座，如果領(lǐng)導數為單時(shí)，主要的領(lǐng)導居中間座位，2號的領(lǐng)導在1號領(lǐng)導的左手邊，3號領(lǐng)導在1號領(lǐng)導的右邊;當領(lǐng)導為偶數時(shí)，1號和2號領(lǐng)導在中間，2號領(lǐng)導在1號領(lǐng)導的左手邊，3號領(lǐng)導在1號領(lǐng)導的右手邊。
其次是對來(lái)訪(fǎng)問(wèn)、參加會(huì )議等的客人，應首先了解對方到達的時(shí)間和車(chē)次航班，安排與客人身份相當的工作人員去接待。去接客人時(shí)要提前到達機場(chǎng)或者車(chē)站，不能遲到讓來(lái)者久等，否則會(huì )給客人帶來(lái)不守信譽(yù)的印象。接到客人之后，先要問(wèn)候類(lèi)似“一路辛苦了，歡迎您的到來(lái)”的話(huà)，并做相應的自我介紹，送上自己的名片，當交換名片時(shí)，身體可稍微前傾，當接到客人的名片時(shí)應先仔細看一遍再裝入口袋。提前準備好回去的交通工具和住宿的賓館。
接待時(shí)自己駕駛小轎車(chē)，后排的右側為首位，左側次之，中間再次之。女士不要一只腳先踏入車(chē)內，要先站在座位邊上，先將身體降低，然后再將雙腳收進(jìn)車(chē)里。
再次在宴請客人時(shí)，主陪在面對房門(mén)的位置，副主陪在主陪的對面，1號客人在主陪的右手，2號客人在主陪的左手，3號客人在副主陪的右手，4號客人在副主陪的左手，其他的可以隨意安排。
最后在帶領(lǐng)客人去某地時(shí)，如果在走廊，接待人員要再客人的二三步之前;若是在樓梯里，引導客人上樓時(shí)，要讓客人走在前面，接待人員走在后面;如果是下樓，那應該由接待人員走在前面，客人在后面。若是在電梯里，接待人員應該先進(jìn)入，等待客人進(jìn)入電梯后再關(guān)閉電梯，出電梯時(shí)先讓客人出。
會(huì )議來(lái)賓接待交談的禮儀
1.語(yǔ)言禮儀
語(yǔ)言是人類(lèi)進(jìn)行信息傳輸的基本符號系統。而商務(wù)語(yǔ)言又要求做到禮貌而正式、恰當又文明、和諧又得當。根據商務(wù)接待的需要明確目的。言語(yǔ)和動(dòng)作都要恭敬謙虛。注意使用文明用語(yǔ)，絕對不能出現侮辱人的話(huà)語(yǔ)。
2.非語(yǔ)言禮儀
非語(yǔ)言禮儀是一門(mén)藝術(shù)，包括目光、面部表情、身體姿勢、手勢等禮儀。但是需要注意的是一個(gè)簡(jiǎn)單的姿勢可能在一種文化中表示尊重和熱情，而同樣移植到另一種文化中就表示侮辱和野蠻。例如在中國、美國等國家，點(diǎn)頭表示YES，而在尼泊爾等國家表示NO。而在日本點(diǎn)頭不代表同意，只表示對講話(huà)者的尊重，表示理解。再如美國人認為直視他人交談表示真誠自信，而日本人覺(jué)得不禮貌。國家的不同、地域的不同都有可能導致文化的不同，在國企的商務(wù)接待中首先要了解對方的文化背景，對癥下藥，避免觸犯交談?wù)叩募芍M。
公務(wù)接待來(lái)訪(fǎng)的禮儀
1.接待人員對來(lái)訪(fǎng)者，一般應起身握手相迎，對上級、長(cháng)者、客戶(hù)來(lái)訪(fǎng)，應起身上前迎候。對于同事、員工、除第一次見(jiàn)面外，可不起身。
2.不能讓來(lái)訪(fǎng)者坐冷板凳。如果自己有事暫不能接待來(lái)訪(fǎng)者，應安排秘書(shū)或其他人員接待客人。不能冷落了來(lái)訪(fǎng)者。
3.要認真傾聽(tīng)來(lái)訪(fǎng)者的敘述。公務(wù)往來(lái)是“無(wú)事不登三寶殿”，來(lái)訪(fǎng)者都是為了談某些事情而來(lái)，因此應盡量讓來(lái)訪(fǎng)者把話(huà)說(shuō)完，并認真傾聽(tīng)。
4.對來(lái)訪(fǎng)者的意見(jiàn)和觀(guān)點(diǎn)不要輕率表態(tài)，應思考后再作答復。對一時(shí)不能作答的，要約定一個(gè)時(shí)間再聯(lián)系。
5.對能夠馬上答復的或立即可辦理的事，應當場(chǎng)答復，迅速辦理，不要讓來(lái)訪(fǎng)者無(wú)謂地等待，或再次來(lái)訪(fǎng)。
6.正在接待來(lái)訪(fǎng)者時(shí)，有電話(huà)打來(lái)或有新的來(lái)訪(fǎng)者，應盡量讓秘書(shū)或他人接待，以避免中斷正在進(jìn)行的接待。
7.對來(lái)訪(fǎng)者的無(wú)理要求或錯誤意見(jiàn)，應有禮貌地拒絕，不要刺激來(lái)訪(fǎng)者，使其尷尬。
8.如果要結束接待，可以婉言提出借口，如“對不起，我要參加一個(gè)會(huì )，今天先談到這兒，好嗎?”等，也可用起身的體態(tài)語(yǔ)言告訴對方就此結束談話(huà)。