使用電子郵件的禮儀
現代社交中，電子郵件、傳真、QQ等網(wǎng)絡(luò )已經(jīng)成為商務(wù)交往過(guò)程中必不可少的網(wǎng)絡(luò )溝通工具。這些工具在使用中同樣要講究社交禮儀，這樣才能體現個(gè)人及企業(yè)的形象，彰顯公司的水平和實(shí)力。
電子郵件是一種利用電子手段提供信息交換的通信方式，通過(guò)電子郵件用戶(hù)可以用非常低廉的價(jià)格，一非�？焖俚姆绞脚c世界上任何一個(gè)角落的網(wǎng)絡(luò )用戶(hù)聯(lián)系。因此，電子郵件在傳送過(guò)程中也要講究禮儀，尤其是在商務(wù)往來(lái)中，電子郵件代表著(zhù)公司的形象，彰顯公司的水平和實(shí)力。
電子郵件的使用過(guò)程中，要注意一下禮儀：
不能發(fā)送空白標題的郵件，標題要簡(jiǎn)短并反映郵件的內容和重要性�；貜蛯Ψ洁]件時(shí)，可根據需要更改標題，不要RERE一大串。恰當稱(chēng)呼收件者并拿捏尺度�？梢砸月殑�(wù)相稱(chēng)，不熟識的情況下可用“X先生”、“X小姐”。要分清對方性別。郵件開(kāi)頭與結尾要有問(wèn)候語(yǔ)。郵件正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順，注意郵件的論述語(yǔ)氣。合理提示重要信息并搭配合理的圖片輔助闡述。如果有附件，應在正文提示收件人查看附件。數目較多時(shí)應打包壓縮成一個(gè)文件。結尾的簽名信息不宜過(guò)多切不要只用一個(gè)簽名檔，文字要與正文相匹配。要及時(shí)回復郵件，不就同一問(wèn)題多次回復討論。要區分replay 和reply all。正確使用發(fā)送、抄送、密送。
目前，在商務(wù)交往中，經(jīng)常需要將某些重要的文件、資料、圖表即刻送達身在異地的交往對象手中。傳統的郵寄書(shū)信的聯(lián)絡(luò )方式，已難于滿(mǎn)足這一方面的要求。在此背景之下，傳真便應運而生，并且迅速走紅于商界。
使用的先后問(wèn)題。當你有一份很長(cháng)的傳真需要發(fā)出去時(shí)，而輪候在你之后的同事只需傳真一兩頁(yè)時(shí)，應讓他先用。在公司里一般不要發(fā)私人傳真稿件。如果遇到傳真紙用完時(shí)，應及時(shí)更換新傳真紙。如果遇到傳真機出故障，應及時(shí)找出原因，先處理好再離開(kāi)，如不懂修理，就請別人幫忙。不要把問(wèn)題留給下一個(gè)同事。使用完畢后，不要忘記將你的原件拿走，否則容易丟失原稿，或走漏信息，給你自己帶來(lái)不便。使用QQ禮儀
現在很多人的工作都在QQ上完成，那在QQ上有哪些值得我們注意的禮儀呢？
有一個(gè)QQ使用的禮儀給大家分享下：
公司新來(lái)的女同事在幾家餐館訂餐，發(fā)現不好吃，于是在公司群里告知大家，以后都不要到這家餐館訂餐。這本來(lái)也是件好事，但是有一位男同事不統一她的觀(guān)點(diǎn)，于是在群里反駁了一句。這下可好，兩個(gè)人在QQ群里展開(kāi)一場(chǎng)激烈的口水戰。
時(shí)間持續了又十幾分鐘，群里沒(méi)有了動(dòng)靜。但是，隨后與這位女同事同一辦公區的同事告知，兩個(gè)人私開(kāi)聊天窗口又接著(zhù)對罵了一個(gè)上午。最后以?xún)蓚�(gè)部門(mén)的領(lǐng)導出面勸阻才熄滅這場(chǎng)戰爭。
這顯然是不對的。工作時(shí)間不能因為個(gè)人的恩怨而打擾到別人的工作，而且也不應在上班時(shí)間聊私事。個(gè)人的事再大也是小事，公司的事再小也是大事。這是每一位職場(chǎng)人士都應該遵守的法則�？梢�(jiàn)，QQ也是要講禮儀的。
QQ禮儀主要包含以下幾個(gè)方面：
辦公時(shí)間不聊私事；不群聊不必要的內容，不發(fā)較大的圖片；跟人家QQ溝通的時(shí)候，不能太多的寒暄，要直接，明了為好；不能直接發(fā)離線(xiàn)文件，這樣不太禮貌；不能不經(jīng)人家允許就發(fā)很大的視頻或者文件；不能發(fā)一些不太健康的圖像以表示娛樂(lè )，因為這反映你的品味；不明確人家在不在的情況下，就截圖發(fā)過(guò)去；QQ語(yǔ)言絕對反映你的言行，所以不要認為不重要；一定要懂得回復人家的留言。
禮儀就在細節中體現你是否尊重別人！在日常辦公活動(dòng)中，一定不要忽略現代網(wǎng)絡(luò )溝通交流工具的使用禮儀。
職場(chǎng)新式禮儀之電子郵件禮儀介紹
職場(chǎng)人士都應該講究關(guān)于電子郵件的禮儀，別讓電子郵件出笑話(huà)，電子郵件是職業(yè)信件的一種，而職業(yè)信件中是沒(méi)有不嚴厲的內容的`，公司都崇尚信譽(yù)，把握時(shí)機及合作分工，信仰顧客至上，著(zhù)重與顧客的溝通，已達成促銷(xiāo)、增產(chǎn)與盈利的目的。但我們常忽視了有關(guān)電子郵件的禮儀，一些邋遢懶散的習慣，不僅會(huì )引起員工的竊笑，更容易在顧客面前鬧笑話(huà)。
基于多年在職場(chǎng)的經(jīng)驗，總結了受歡迎郵件的寫(xiě)法，供大家參考。
一、標題要提綱挈領(lǐng)，切忌用詞含糊不清。
添加郵件主題是電子郵件和信箋的不同之處，在主題欄里用短短的幾個(gè)字概況出這跟個(gè)郵件的內容，便于收件人衡量郵件的輕重緩急，分別處理。
尤其是回復的信件，要注意添加，或者更換郵件的主題，最好寫(xiě)上來(lái)自XX公司，年，月，日等方便對方一目了然和便于儲存。
二、忌不寫(xiě)稱(chēng)呼
許多人寫(xiě)郵件一上來(lái)就直接說(shuō)事情，給人的感覺(jué)是“你應該知道我是誰(shuí)”；有時(shí)至多用個(gè)“你好”這些都是不禮貌的做法。
正確的做法是：如果對方有職位要稱(chēng)呼職位（姓氏+職位）；如果不清楚職位，可用姓氏+先生/小姐。當然十分熟悉的情況下，可以用雙方都習慣的稱(chēng)呼方式，而這種情況僅限于非正式郵件。值得注意的是，通常用“您好”比用“你好”更有禮貌，除非確定自己是上級或長(cháng)著(zhù)。
三、忌亂用稱(chēng)呼
比較忌諱的是有些人管所有人都叫經(jīng)理。普通員工當然高興了。但是會(huì )冒犯比經(jīng)理職位高的人。
通常稱(chēng)呼他人可省去“副”字，但盡量不要跳級，更不可給人降級，例如對方是副經(jīng)理，可以稱(chēng)呼“姓氏+經(jīng)理”；但不要稱(chēng)呼“姓氏+總”；而如果對方是副總裁，則不可稱(chēng)呼對方為經(jīng)理或總經(jīng)理。
四、忌全文使用英文大寫(xiě)字母
這樣寫(xiě)郵件太強勢，甚至暗示寄件人懶得使用標準的文法，這還是種文字溝通方式，遵守尺度的文書(shū)規范是一種職業(yè)禮貌。
五、理清回復的內容
比如有位女士收到過(guò)這樣一封郵件，其中包括了輾轉收送的十二個(gè)人之姓名，他其實(shí)沒(méi)有必要知道這些訊息。
留意回答題目的技巧，當回件答復題目的時(shí)候，最好只把相關(guān)的題目抄到回件，然后附上謎底。也不要僅僅以“是的”二字回復，那樣太生硬了。而且讓讀的人摸不著(zhù)頭腦。
六、忌人名不排序
收件人（包括抄送人）若為一個(gè)以上，不論在郵件地址位置，正文位置，還是附件內，均需要排序。
職場(chǎng)新式禮儀之電子郵件禮儀
最講禮儀的方式是按照職務(wù)高低排序，同樣職位按姓氏字母順序排，不了解職位時(shí)可以按照字母順序排，但重要郵件不建議這樣做，尤其是重要客戶(hù)。
七、忌不分段
有的人整篇郵件從頭至尾寫(xiě)成一大片，象小說(shuō)一樣，給人眉目不清晰的感覺(jué)，不想看下去，從而自然影響處理的效率。
推薦的方式是，盡量在一個(gè)顯示頁(yè)面完成全文，一段一個(gè)核心意思，然后空行寫(xiě)第二段；如果說(shuō)的事項較多，建議加上序號，但一次最好不超過(guò)三項，否則不容易記住。
當然，如果能根據收件人的具體情況調整字號大小、字體樣式等，則為最佳。例如對方均是五十多歲的領(lǐng)導，可以適當調大字號，以便對方閱讀，從而也提高了回復效率。
八、忌不感謝
有些人沒(méi)有感謝的習慣，而這往往是郵件回復率低的一個(gè)主要原因。不論是尋求合作、請教問(wèn)題、請人幫助，還是只是告知，都可以感謝對方的善意或配合。即便是領(lǐng)導命令對方與自己合作，說(shuō)句感謝只能表明自己有修養；更何況自己請對方幫忙呢。
九、忌不署名
不署名，言外之意，對方應該能從郵件地址判斷出自己是誰(shuí)，或者“不用那么客氣”，而這樣做會(huì )給對方造成很多不便，也較影響辦事效率，想打電話(huà)溝通具體事宜時(shí)，還需要再查找。
發(fā)件人切忌以自我為中心，自認為了解對方的圈子，其實(shí)不然，有時(shí)真的不知道是誰(shuí)發(fā)來(lái)的郵件（更不用說(shuō)現在有那么多酷極了的網(wǎng)名），耽誤了事情。
署名是尊重對方也是尊重自己、宣傳自己的方式。而且最好事先設置好簽名檔，附上自己所有方便的聯(lián)絡(luò )方式，一勞永逸。
互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)代，發(fā)郵件將會(huì )越來(lái)越頻繁，所以把握郵件禮儀是職場(chǎng)新式禮節的必修課。加入不懂使用禮節，會(huì )讓人反感和討厭，使自己的形象收到損害，層次下降。
商務(wù)信件及電子郵件禮儀
商業(yè)信件分類(lèi)
所有客戶(hù)往來(lái)的商業(yè)信件要在對方的名字前面加上其職務(wù)稱(chēng)謂，如“王博士”、“李經(jīng)理”等。信件的結尾包括自己的聯(lián)系方式和日期。公司內部的其他書(shū)面文檔也要保持簡(jiǎn)潔扼要、通俗易讀。每個(gè)公司對內部的信件交流格式有自己的一套規范，但我在這里不是要討論“辦公室備忘錄”的，雖然它是員工之間最常見(jiàn)的書(shū)面溝通方式。我們這里要關(guān)注的是公司與外部書(shū)面溝通的方式和內容，不包括法律文件和合同。
商業(yè)信件主要分為以下幾類(lèi)：介紹信、推薦信、稱(chēng)贊信、投訴信、解決商業(yè)糾紛的信函、要求信和拒絕信等。
1.推薦信
往往是推薦一個(gè)人申請學(xué)�；蚬ぷ�，里面的內容要包括你和對方的關(guān)系，你認識對方的時(shí)間長(cháng)短，用例子來(lái)說(shuō)明他的特征，例如你要說(shuō)這個(gè)人勤奮，那么舉一個(gè)例子來(lái)說(shuō)明這點(diǎn)。離職前，我總習慣請老板或與我共事的同事寫(xiě)一份推薦信。個(gè)人的推薦信或者提名信是贏(yíng)得下次工作的有力工具。
2.稱(chēng)贊信
如果你滿(mǎn)意對方的產(chǎn)品或服務(wù)，寫(xiě)一封稱(chēng)贊信。雖然很多人不會(huì )這么做，但這是和對方建立良性關(guān)系的開(kāi)端。如果你很滿(mǎn)意餐廳經(jīng)理的服務(wù)，那么寫(xiě)一封稱(chēng)贊信給他的上司，一方面你對他職業(yè)的發(fā)展有很大的幫助，另一方面和他建立好關(guān)系，今后能繼續接受他的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。所以這類(lèi)利己利人的信件，大家應該愿意寫(xiě)，常常寫(xiě)，因為這能帶來(lái)雙贏(yíng)。
3.投訴信
首先，投訴信要寫(xiě)給這個(gè)組織的最高的領(lǐng)導。其次，避免用情緒化的詞語(yǔ)，要對事不對人。在投訴信的第一段，先將事由作客觀(guān)的總結，讓對方明白寫(xiě)信的目的。之后講一些具體的事實(shí)，例如發(fā)票號碼、事情發(fā)生時(shí)間和地點(diǎn)。投訴信也要盡量保持對對方的鼓勵性的態(tài)度，例如“我知道貴餐廳的服務(wù)很有名，我也常常是因為餐廳的服務(wù)而前來(lái)用餐，我想這個(gè)服務(wù)員的服務(wù)并不能代表整個(gè)餐廳的服務(wù)水平”等文字。投訴信最難寫(xiě)，可如果寫(xiě)的是“服務(wù)水平”，對方會(huì )比較心平氣和地處理這個(gè)投訴。最后的一段是你對解決問(wèn)題的建議，不要很離譜很貪心，要合理。如果對方賣(mài)給你的貨，在使用一周后壞了，可以提議退貨、換新的，或在規定時(shí)間內修好。最后一句話(huà)應該是鼓勵性的，例如“我相信貴公司的服務(wù)是高水平的，也希望這件事情能夠合理解決，今后我們還可以繼續合作”
4.解決業(yè)糾紛的信函
因為各種原因，在我們購買(mǎi)完某商品后，我們常常需要和對方討個(gè)減價(jià)，或要求賠償、退貨。在商業(yè)糾紛信中應附有購買(mǎi)商品的收據復印件，讓對方可以在自己的文件中追溯。商業(yè)糾紛信的內容要簡(jiǎn)單明了。
5.要求信
要求信的內容包括要求對方開(kāi)機票，或將某份文件寄給你等。這類(lèi)信主要包括對方需要的最基本信息即可，不需其他太多文字。
6.拒絕信
商務(wù)往來(lái)中的拒絕信是一個(gè)建立自己品牌、宣傳自己的機會(huì )。要強調的重點(diǎn)不是對方不適合你，而是雙方互相不適合。還要保持一個(gè)開(kāi)放的心態(tài)，表示我們仍有興趣與你合作，如果今后有機會(huì )，可以繼續探討合作的可能及合作方式。
書(shū)面溝通優(yōu)點(diǎn)
1.一目了然：白紙黑字能使所有參與方對于所討論的論題、事實(shí)根據和結論，以及達成的共識一目了然，并保持跟進(jìn)直至工作完成。當討論的結果被記錄下來(lái)、經(jīng)詳細商討并最終寫(xiě)在紙上時(shí)，投機取巧的人就沒(méi)有施展拳腳的空間了。
2.書(shū)面跟進(jìn)：能準確及時(shí)地記錄事項進(jìn)程、討論內容以及行動(dòng)細則，并充當了作為每個(gè)工作項目歷史檔案的功能。例如：我要協(xié)調團隊完成一項銷(xiāo)售任務(wù)，時(shí)間非常有限，離規定的完成日期不遠，此時(shí)準備一份書(shū)面備忘錄給我的隊員、主管以及合作伙伴，將使我更加清楚采取什么步驟，如何對每個(gè)人進(jìn)行跟進(jìn)。它促使每個(gè)人共同關(guān)注一件事、說(shuō)同一種語(yǔ)言，以及清楚哪些已經(jīng)做完，還有哪些需要做。最后，書(shū)面跟進(jìn)能保證論功行賞。能確保分辨出哪些人履行了承諾，哪些人因及時(shí)完成了工作而得到肯定。
3.充當意見(jiàn)不和、起爭端時(shí)的證明：沒(méi)有人是完美的。毫無(wú)疑問(wèn)，每一個(gè)工作項目都面臨特殊的挑戰，不管這種挑戰是運籌上的還是人際關(guān)系上的。書(shū)面記錄能幫人關(guān)注于事實(shí)而不是感受，或其他個(gè)性和工作風(fēng)格上的差異，并以合理的方式解決意見(jiàn)不和以及爭端。
使用電子郵件的禮儀
1、撰寫(xiě)與發(fā)送
�。�1）在地址欄虛準確無(wú)誤地鍵入對方的郵箱地址，并簡(jiǎn)短地寫(xiě)上郵件主題，以使對方對收到的信息先有所了解，在消息板塊上撰寫(xiě)時(shí)，應遵照普通信件或公文所用的格式和規則。
�。�2）可以嘗試在撰寫(xiě)電子郵件時(shí)，先在脫機狀態(tài)下撰寫(xiě)，并將其保存到發(fā)件箱中。然后在準備發(fā)送時(shí)再連接網(wǎng)絡(luò )。這樣可以盡量避免郵件編輯、發(fā)送的錯誤。
�。�3）不可隨便發(fā)送無(wú)聊、無(wú)用的垃圾郵件，以免導致阿絡(luò )擁擠和影響他人正常工作；對于他人所發(fā)來(lái)的并要求轉發(fā)的連環(huán)電子郵件，一定要給予拒絕。
�。�4）盡量避免發(fā)送涉及工作機密內容的郵件，也不可將本人郵箱的密碼隨便透露給他人。
2、接收與回復
�。�1）應定期打開(kāi)收件箱查看有無(wú)新郵件，若有新郵件應及時(shí)回復，因為特殊原因未能及時(shí)回復的郵件在回復中應向對方致歉。
�。�2）尊重他人的隱私權，對于別人發(fā)給自己的信件不可隨意轉發(fā)。
3、定期整理
�。�1）定期整理電子郵箱，對于已經(jīng)無(wú)用的信件給予及時(shí)刪除。以免有新郵件而接收不到。
�。�2）對于重要的信件，應復制成其他形式，更為安全地保留，不要一直放于郵箱中，這樣容易丟失和被盜取。
【使用電子郵件的禮儀】相關(guān)文章：
商務(wù)電子郵件的禮儀06-12
電子郵件禮儀介紹06-11
商務(wù)電子郵件禮儀07-13
商務(wù)電子郵件禮儀細節06-12
淺談商務(wù)電子郵件的禮儀06-11
電子郵件的通信禮儀的要求11-04
淺談商務(wù)電子郵件禮儀06-12