淺析煤電設備租賃公司合同管理

　　一、西山煤電設備租賃公司合同管理信息化概況

　　西山煤電設備租賃公司是西山煤電集團公司煤炭生產(chǎn)所需租賃設備的業(yè)務(wù)職能管理部門(mén)，受集團委托負責授權范圍內的合同管理，主要負責以下三部分業(yè)務(wù)工作：

　　一是負責集團9個(gè)生產(chǎn)礦綜采、綜掘、巖巷作業(yè)設備、移動(dòng)瓦斯抽放設備的租賃業(yè)務(wù)；負責設備的固定資產(chǎn)管理、技術(shù)選型、更新設備計劃申報、與制造廠(chǎng)簽訂技術(shù)協(xié)議、生產(chǎn)現場(chǎng)的技術(shù)管理和綜采工作面的設備銜接；參加租賃設備的招標和設備的出廠(chǎng)驗收。

　　二是負責租賃設備的修理，其中大修部分由集團統一計劃管理，中小修部分由設備租賃公司按核定檢修費指標控制安排使用。

　　三是負責集團9個(gè)礦和8個(gè)選煤廠(chǎng)機電配件的采購供應；負責各礦、選煤廠(chǎng)配件單耗指標和配件儲備資金指標的測算和考核，以及集團的配件信息化管理工作。

　　2007年以前，西山煤電設備租賃公司的合同管理一直采取手工和紙質(zhì)相結合的非信息化方式，由于標的物種類(lèi)繁多、業(yè)務(wù)量十分龐大，傳統的手工、紙質(zhì)合同管理方式不但工作量大，而且無(wú)法做到統籌兼顧，難免發(fā)生誤差、影響決策。為切實(shí)提高合同管理的水平和效率，從2007年開(kāi)始，西山煤電設備租賃公司依托西山煤電集團的配件信息化管理系統，逐步建立了自己的合同管理信息化系統，2012年對系統進(jìn)行了技術(shù)升級。系統運行模式是，根據集團9個(gè)礦和8個(gè)選煤廠(chǎng)的配件需求計劃，生成對應的采購合同，內容包括配件的型號規格、招標價(jià)、入庫價(jià)、供應商等，系統自動(dòng)記錄合同的履行狀態(tài)，通過(guò)合同臺賬監測合同的簽訂、執行情況；系統憑借計劃管理、供應商管理、合同臺賬、驗收管理、合同臺賬、統計分析、隊組消耗控制、代儲管理等模塊和功能，基本實(shí)現了合同管理信息化。合同編號、軟件開(kāi)發(fā)、網(wǎng)絡(luò )平臺是該合同管理信息系統的三個(gè)主要支撐：

　　1.合同編號。合同編號是合同管理信息化系統的重要基礎，直接關(guān)系到系統運行的效率，所以采用分級分類(lèi)的編號形式�！对O備租賃公司合同管理辦法》第九章規定，所有正式合同必須進(jìn)行編號，編號規定如下：a、工業(yè)產(chǎn)品買(mǎi)賣(mài)合同編號為ZL+01+XJ(XG)+年份+合同類(lèi)別+合同順序號。其中，ZL代表設備租賃公司，01代表工業(yè)產(chǎn)品買(mǎi)賣(mài)合同，XJ代表西山集團，XG代表西山股份，年份為簽訂合同年份的后兩位阿拉伯數字，合同類(lèi)別包括采掘、三機、支架、電器、選煤、泵站等，合同順序號是合同簽訂的順序編號。b、設備修理合同編號為ZL+04—XJ(XG)+年份+合同類(lèi)別+合同順序號，合同類(lèi)別包括大修、中修、不保修、更新等。

　　2.軟件開(kāi)發(fā)。合同管理信息化系統軟件以“先進(jìn)、開(kāi)放、實(shí)用”為指導思想，按照分層設計的思路，采用C++語(yǔ)言開(kāi)發(fā)，通過(guò)通俗易懂的人機互動(dòng)界面，具有良好的擴展性和交互性，使合同與業(yè)務(wù)部門(mén)的應用實(shí)現了數據級的共享交換，合同與業(yè)務(wù)部門(mén)的工作流程實(shí)現了應用級的互聯(lián)互通。

　　3.網(wǎng)絡(luò )平臺。合同管理信息化系統緊緊依托西山煤電集團的配件信息化管理系統，實(shí)現了設備租賃公司與各礦、廠(chǎng)機電科網(wǎng)絡(luò )互聯(lián)互通。網(wǎng)絡(luò )平臺的布局方式為三層布局：各礦、廠(chǎng)機電科為接入層；各礦、廠(chǎng)信息中心為匯聚層；西山煤電信息中心為核心層。

　　二、西山煤電設備租賃公司合同管理信息化成效

　　隨著(zhù)信息化在合同管理中的深入，其優(yōu)越性逐漸被各礦、廠(chǎng)認可。以信息化為手段的規范化標準化合同管理從合同起草開(kāi)始，跨越合同評審、合同談判、合同簽訂、合同履行，止于結算，并以合同檔案的形式歸檔到系統，形成了一套閉合完整的合同管控資料，改變了傳統合同管理的復雜性和隨意性。

　　1.優(yōu)化管理模式，革新管理理念。推行合同管理信息化，在管理路徑上實(shí)現了由過(guò)去“偏離→糾偏→再偏離→再糾偏”的被動(dòng)式控制向“調查→分析→決策→落實(shí)→跟蹤→總結”的主動(dòng)式控制的轉變；在管理方式上實(shí)現了由過(guò)去的手工經(jīng)驗式粗放型合同管理模式向以PDCA循環(huán)模式為主的精細化合同管理模式的轉變；合同管理的工作量和誤差明顯減少，質(zhì)量和效率明顯提高，促進(jìn)了企業(yè)管理理念革新。

　　2.信息化確保合同數據真實(shí)有效。通過(guò)信息化管理，合同數據能夠利用網(wǎng)絡(luò )及時(shí)反饋，在加強合同動(dòng)態(tài)管理的同時(shí)，拓寬了收集合同數據信息的渠道，確保了合同數據的真實(shí)性、有效性，為招標談判及標后預算提供了詳細數據，為企業(yè)提升決策水平提供了數據平臺。

　　3.降低管理成本，提高經(jīng)濟效益。合同管理信息化提高了公司對包括各種配件在內的噸煤成本消耗情況的控制和監督效能，降低了庫存占用資金，優(yōu)化了庫存結構，加強了對供應商的約束和平衡，促進(jìn)了公司降本增效。

　　三、對西山煤電設備租賃公司進(jìn)一步提高合同管理信息化水平的建議

　　如何從操作性、事務(wù)性的傳統工作層面走向管理性、戰略性的層面，這是合同管理真正要“管理”的長(cháng)遠問(wèn)題。西山煤電設備租賃公司合同管理信息化成效明顯，在系統日常運行和維護過(guò)程中，租賃公司以及各礦、廠(chǎng)機電科工作人員也發(fā)現了某些方面存在的問(wèn)題和不足，主要概括為以下方面：一是管理規范化程度有待提高，表現為部分合同沒(méi)有嚴格執行招標采購價(jià)格，有的礦、廠(chǎng)業(yè)務(wù)科存在先使用配件、后簽訂合同的情況；二是信息化程度有待提高，表現為信息查詢(xún)、檢索功能尚不夠完善；三是工作效率有待提高，表現為系統登錄、人員操作速度較慢等。以上問(wèn)題的存在，既有少數工作人員認識不到位、責任心不強等主觀(guān)方面的原因，也有制度不健全、硬件軟件缺乏等客觀(guān)方面的原因。筆者結合工作實(shí)際，對如何進(jìn)一步提高合同管理信息化水平提出以下建議：

　　1.嚴格界定合同審批程序和權限，明確崗位職責，提高管理規范化水平。

　�。�1）審批程序：合同由設備租賃公司管理科和簽訂合同的礦、廠(chǎng)業(yè)務(wù)科共同辦理，嚴格按照公司合同審批表的流程執行。設備出租合同由管理科審核，設備科復核，公司副經(jīng)理審批：設備退租合同由管理科審核，公司副經(jīng)理復核，公司經(jīng)理審批決定承修單位：產(chǎn)品買(mǎi)賣(mài)合同由配件科審查，管理科審核，公司法律顧問(wèn)復審，公司副經(jīng)理復核，公司經(jīng)理審批執行；設備修理合同由設備科科長(cháng)、技術(shù)科科長(cháng)審查，管理科審核，公司法律顧問(wèn)復審，公司副經(jīng)理復核，公司經(jīng)理審批執行。

　�。�2）審批權限：各業(yè)務(wù)科科長(cháng)是本部門(mén)合同管理的第一責任人，對所填寫(xiě)的合同內容條款負責，對審查發(fā)現不符合要求的'合同，有權責令重新填寫(xiě)；管理科除對合同內容進(jìn)行審核外，主要負責對簽訂合同對方的企業(yè)名稱(chēng)、資質(zhì)材料、經(jīng)營(yíng)資格和合同內容中的價(jià)格、數量、履行期限、地點(diǎn)和方式進(jìn)行把關(guān)；公司法律顧問(wèn)主要負責對合同文本條款內容的規范性、合法性進(jìn)行復審；公司副經(jīng)理除對合同內容進(jìn)行整體復核外，主要負責對合同的價(jià)格、質(zhì)量和產(chǎn)品技術(shù)要求進(jìn)行把關(guān)；公司經(jīng)理負責對全部合同實(shí)行監控并簽發(fā)執行。

　�。�3）協(xié)調機制：各業(yè)務(wù)科室負責人，對本單位業(yè)務(wù)員簽訂的合同內容，認為不合格不合法，有權退回合同，業(yè)務(wù)員重新簽訂；對按照規定屬于復審部分的合同內容，認為不合格不合法的，有權組織有關(guān)部門(mén)進(jìn)行合同審查，提出意見(jiàn)后，由經(jīng)理簽發(fā)；合同業(yè)務(wù)員在簽訂合同過(guò)程中，對所采購配件的價(jià)格或設備修理預算要嚴格審查，采購同單位、同品種、同規格的配件高于上年的，或者同一承修單位修理同一型號設備且鑒定結果相近、修理預算高于上期的，要在簽訂合同時(shí)附調價(jià)說(shuō)明書(shū)，調價(jià)說(shuō)明書(shū)需由業(yè)務(wù)科科長(cháng)、副經(jīng)理、經(jīng)理審批后生效。

　�。�4）約束機制：管理科是完成合同蓋章生效的最后環(huán)節，必須按照法律和專(zhuān)業(yè)標準的要求，對合同全部?jì)热葸M(jìn)行嚴格審查，發(fā)現問(wèn)題立即匯報領(lǐng)導，嚴禁不合格或無(wú)效合同的簽訂：合同的履行，必須由管理科合同管理員核對合同和發(fā)票，核對無(wú)誤后在發(fā)票上標注合同編號，加蓋審核章，財務(wù)科方可結算，未經(jīng)管理科審核及蓋章的原始發(fā)票，財務(wù)科不得辦理結算手續。同時(shí)，配件產(chǎn)品買(mǎi)賣(mài)合同、設備修理合同要求年履約率為95%以上，對于超過(guò)合同有效期的合同，終止履行。

　　2.完善擴展系統模塊，提高信息查詢(xún)、檢索功能。

　�。�1）合同進(jìn)度管理模塊：分為合同實(shí)施控制子模塊，合同變更管理子模塊，索賠管理子模塊。合同實(shí)施控制子模塊主要對合同履行進(jìn)度等方面的信息進(jìn)行準確分析和實(shí)施動(dòng)態(tài)管理，將配件需求計劃與合同履行情況對比，找出兩者之間存在的差異，從而及時(shí)調整工作計劃；合同變更管理子模塊可根據原合同與變更后合同的對照表，自動(dòng)生成變更清單，生成變更詳情表，計算變更凈值和變更費用，并及時(shí)反映變更后的總費用變化情況；合同索賠管理子模塊包括索賠文件管理、索賠鑒別管理、索賠計算管理、索賠證據管理等，為管理人員提供有關(guān)查詢(xún)、收集有關(guān)索賠的各類(lèi)數據的服務(wù)等。

　�。�2）合同文件管理模塊：進(jìn)行合同數據的輸入、修改、合同文件的檢索、查詢(xún)等，其包含的數據有：招標文件，投標書(shū)，中標通知書(shū)，配件清單，標準規范和其他有關(guān)資料、技術(shù)要求等。

　�。�3）合同條款檢索模塊：可對各類(lèi)合同條款進(jìn)行檢索，以便監督合同的履行，分為有條件檢索和無(wú)條件檢索，有條件檢索按使用者所選擇的條件進(jìn)行檢索查詢(xún)，無(wú)條件檢索按合同條款的自然順序進(jìn)行檢索；選擇條件可分為：合同編號檢索、主題詞檢索、條款檢索。

　�。�4）合同查詢(xún)系統模塊：分為合同法律法規檢索子模塊、常用合同范本查詢(xún)子模塊、其它子模塊。合同法律法規檢索子模塊主要功能是對有關(guān)合同管理方面的合同法律法規及時(shí)更新查閱；常用合同范本查詢(xún)子模塊主要功能是檢索查詢(xún)和調用各種合同格式范本，使合同的生成更加方便、準確、快捷；其它子模塊是為了方便系統用戶(hù)，讓用戶(hù)自己增加功能而留的待開(kāi)發(fā)模塊。

　　3.加強合同管理信息化培訓，提高人員素質(zhì)和工作效率。合同管理信息系統用戶(hù)一般可分為系統維護人員、系統應用管理員、申報人員、審查審批人員等，不同人員的操作界面有繁有簡(jiǎn)，所需的專(zhuān)業(yè)知識和技能差別很大。系統維護人員和系統應用管理員數量少，需要具有一定的計算機操作和簡(jiǎn)單的編程知識，一般由IT專(zhuān)業(yè)人員組成；因為合同的大部分內容由申報人員在申報合同時(shí)填寫(xiě)，合同信息輸入完畢后才進(jìn)入審查審批流程，所以申報人員的操作比較復雜；而審查審批人員按各自負責審查的內容查看相關(guān)選項和合同條款后，選擇通過(guò)與否，其操作相對來(lái)說(shuō)比較簡(jiǎn)單。因此要加強合同管理信息化培訓，必須針對不同對象編寫(xiě)培訓教材，采取集中學(xué)習與個(gè)人自學(xué)相結合的方式，讓員工在短時(shí)間內了解與本崗位工作有關(guān)的系統功能和操作方法，達到事半功倍的效果。

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