文書(shū)檔案管理制度
在日常生活和工作中，很多地方都會(huì )使用到制度，制度泛指以規則或運作模式，規范個(gè)體行動(dòng)的一種社會(huì )結構。擬定制度需要注意哪些問(wèn)題呢？下面是小編為大家整理的文書(shū)檔案管理制度，歡迎大家分享。
文書(shū)檔案管理制度1
為了貫徹執行《檔案法》，適應辦公自動(dòng)化及檔案管理規范化的要求，加強本局文書(shū)檔案管理，制定本制度。
一、文件材料歸檔范圍
(一)上級機關(guān)的文件材料。
1、上級召開(kāi)的需要貫徹執行的會(huì )議的主要材料;
2、上級機關(guān)頒發(fā)的屬于本局主管業(yè)務(wù)并要執行的文件，以及非本局主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執行的法規性文件;
3、代上級機關(guān)草擬并被采用的文件的最后草稿和印本，上級機關(guān)轉發(fā)本局的文件(包括報紙、刊物轉載);
4、上級機關(guān)領(lǐng)導視察、檢查本局工作時(shí)的重要講話(huà)、題詞、照片和有保存價(jià)值的錄音、錄像等材料;
5、其他應當歸檔的文件材料。
(二)本級的文件材料。
1、局黨組、行政領(lǐng)導會(huì )議文件材料，召開(kāi)的工作會(huì )議、專(zhuān)題會(huì )議材料;
2、頒發(fā)的(包括轉發(fā)及與其他單位聯(lián)合頒發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿，重要文件的修改稿;
3、本級的請示與上級機關(guān)的批復文件，下級單位的請示與本級的批復文件;
4、內部職能部門(mén)活動(dòng)形成的工作計劃、總結、報告;
5、檢查下級單位工作，調查研究形成的重要文件材料;
6、內部職能部門(mén)匯總的統計報表和統計分析資料;
7、形成的財務(wù)報表、憑證、帳簿、審計等文件材料;
8、黨委、團委、工會(huì )等內部組織機構在工作活動(dòng)中形成的重要文件材料;
9、內容重要的人民來(lái)信、來(lái)訪(fǎng)材料，領(lǐng)導的指示和本機關(guān)處理來(lái)信來(lái)訪(fǎng)形成的記錄、調查處理報告、統計分析等;
10、征用土地及基本建設工程施工文件材料;
11、制定的規章制度等文件材料;
12、年鑒、大事記、工作簡(jiǎn)報以及反映本局重要活動(dòng)事件的剪報、聲像材料、榮譽(yù)獎勵證書(shū)。有紀念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料;
13、干部任免、調配、培訓、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、錄用、調資、退職、退休、離休、評殘、撫恤、死亡、獎懲，黨員、團員、干部、工人名冊、報表，轉移關(guān)系存根等文件材料;
14、財產(chǎn)、物資、檔案等交接憑證、清冊;
15、編印的情況反映、簡(jiǎn)報等刊物定稿和印本、編輯出版物的定稿、樣本;
16、與有關(guān)單位和個(gè)人簽訂的各種合同、協(xié)議書(shū)等文件材料;
17、其他應當歸檔的文件材料。
(三)同級單位和非隸屬單位的文件材料。
1、同級單位和非隸屬單位頒發(fā)的非本單位主管業(yè)務(wù)但需要執行的法規性文件;
2、相關(guān)單位對本局工作檢查形成的重要文件;
3、同級單位和非隸屬單位與本局聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來(lái)往文件等。
(四)下級單位的文件材料。
1、下級單位報送的重要工作計劃、總結、典型材料、統計報表、財務(wù)預算、決算等文件;
2、下級單位報送的重要工作、重大活動(dòng)等文件材料;
3、下級單位報送的備案材料等。
二、文件材料收集整理
(一)辦公室是本局文件材料的“出入口”，指定專(zhuān)人負責收發(fā)文登記、送閱、收集、整理歸檔工作。
(二)各部門(mén)工作人員對辦理完畢、屬于歸檔范圍的文件材料要收集齊全，及時(shí)轉交本部門(mén)負責內勤工作的人員保管。
(三)各部門(mén)負責內勤工作的人員對本部門(mén)工作人員移交的屬于歸檔范圍的文件材料，要及時(shí)接收、清理、建檔，如有缺少應立即采取補救措施，確保每件檔案材料完整齊全。
(四)辦公室每月或每季度將各部門(mén)保管的屬于歸檔范圍的文件材料進(jìn)行收集、整理和補充，立卷保存。
(五)信息中心要在每月終了后3日內，將本局機關(guān)生成在局域網(wǎng)上的收、發(fā)文件刻錄到電子光盤(pán)上(一式三份)，交辦公室保存。
(六)領(lǐng)導和機關(guān)各部門(mén)工作人員外出參加重要會(huì )議、重大活動(dòng)后，應將與會(huì )議和活動(dòng)有關(guān)的各種文件材料(包括音像、照片等)送交辦公室登記、建檔保存。
三、文書(shū)檔案管理使用
(一)各種文書(shū)檔案實(shí)行定人專(zhuān)管、入柜保存制度，任何個(gè)人都不得長(cháng)期占用和私存文書(shū)檔案。
(二)內部查、借閱文書(shū)檔案，原則在文書(shū)檔案存放場(chǎng)所進(jìn)行，否則要履行查、借閱登記手續，并按期歸還。外單位查閱文書(shū)檔案，必須報經(jīng)局分管領(lǐng)導批準，并履行登記手續。對需要復印檔案、出具證明材料的，必須報分管局長(cháng)批準，經(jīng)認真審查后方可出具有關(guān)證明。否則一切后果由經(jīng)辦人負責。
(三)查、借閱文書(shū)檔案人員不得剪裁、涂改、拆散、抽換文書(shū)檔案材料，也不得在文書(shū)檔案上作任何標記，更不得擅自將文書(shū)檔案轉借他人。
(四)銷(xiāo)毀過(guò)期無(wú)效文件材料統一由辦公室按規定辦理，其他部門(mén)和個(gè)人不得擅自銷(xiāo)毀文件材料。
(五)收發(fā)、傳閱、保存和查、借閱“秘密”以上等級以及有限定收閱范圍的文書(shū)檔案，嚴格按《保密法》執行。
文書(shū)檔案管理制度2
一、醫院所有文件、信函、簡(jiǎn)報及其它資料等，統一由辦公室專(zhuān)人實(shí)行歸檔規范管理。
二、醫院收文程序是：各科室在接收到相關(guān)文件（含外出開(kāi)會(huì )）時(shí)必須先交辦公室，由辦公室負責統一登記、編號，呈送醫院領(lǐng)導閱批，不得遺漏、延誤和丟失。文件傳閱完畢后，統一由辦公室保存，相關(guān)科室保存復印件。
三、醫院發(fā)文程序是：各承辦科室根據院領(lǐng)導批示意見(jiàn)起草文件，文件起草后，按報批程序報分管領(lǐng)導、院長(cháng)簽發(fā)。擬文科室必須按照領(lǐng)導簽發(fā)稿認真校對后交辦公室把關(guān)，并統一編號，統一印制。凡未經(jīng)分管領(lǐng)導或院長(cháng)簽發(fā)的文件，辦公室不予編號；文件印制必須規范、清晰、整潔，蓋章后，要連同簽發(fā)稿、附件等一式三份入檔保存。
四、擬文科室要注重提高公文質(zhì)量，格式規范，字跡工整，確保公文的權威性和嚴肅性。各科室的文件要妥善保管，不得隨意丟放。印制涉密文件、材料過(guò)程中形成的廢頁(yè)、廢件應由相關(guān)負責科室及時(shí)銷(xiāo)毀。
五、辦公室要對所有文件、檔案及各種資料在年底時(shí)分類(lèi)登記、整理裝訂、入檔保存。外出開(kāi)會(huì )或從上級機關(guān)帶回的文件，及時(shí)交辦公室專(zhuān)人進(jìn)行登記入檔保存。未經(jīng)辦領(lǐng)導允許，各股室不得擅自復印、摘印涉密文件和資料。
六、外單位查閱檔案資料時(shí)，須說(shuō)明查閱的范圍及用途，經(jīng)院長(cháng)或分管領(lǐng)導批準后方可查閱。本單位人員查閱文件檔案時(shí)，要通過(guò)辦公室查閱，閱后及時(shí)歸檔。
七、嚴格遵守保密紀律。各種秘密文件、檔案、統計資料、編制信息、會(huì )議記錄等，都由辦公室專(zhuān)人負責管理，保守秘密。需銷(xiāo)毀的文件資料，要進(jìn)行清理登記，通過(guò)一定方式徹底銷(xiāo)毀。
八、對違反保密紀律，丟失文件檔案造成失密、泄密的人員，給予批評教育。情節嚴重的，建議給予黨紀、政紀處分，故意泄密造成嚴重后果的，要追究其法律責任。
文書(shū)檔案管理制度3
1、由秘書(shū)組明確專(zhuān)人負責本辦文書(shū)檔案管理工作。
2、建立收發(fā)文登記薄，對各種文件、資料及時(shí)做好登記、分發(fā)、歸集。堅持對密級文件和資料一月進(jìn)行一次清理，嚴格借閱登記手續。
3、起草、印發(fā)各種文件、資料，必須符合辦文程序和質(zhì)量要求。
4、加強密級文件、資料的保管，不準隨意帶走、散發(fā)、遺失、出售密級文件、資料。
5、對本辦在工作中形成的具有查考、利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物、電子文件、磁性載體等原始記錄，任何個(gè)人不得據為己有，丟失或者擅自銷(xiāo)毀。
6、年終對所有文件、資料進(jìn)行全面清收、整理立卷和歸檔。
7、檔案人員要加強對檔案庫房的管理，保持整潔衛生，定期檢查，做到防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防高溫等，對破損變質(zhì)的檔案材料要及時(shí)采取補救措施，確保檔案的完整與安全。
8、建立健全檔案借閱登記制度，檔案人員要對檔案的收進(jìn)移出等情況進(jìn)行統計，任何個(gè)人不得損毀、出賣(mài)、涂改、偽造檔案。
9、檔案人員在崗位發(fā)生變動(dòng)時(shí)，應按規定辦理檔案交接手續。
文書(shū)檔案管理制度4
一、收文制度
1、凡公司收到的文件、函、電報均由收發(fā)人員統一簽收、拆封、編號、登記(函、電報直接分送有關(guān)部門(mén))，及時(shí)送質(zhì)管部主管領(lǐng)導簽批后，分送有關(guān)領(lǐng)導閱批，部門(mén)閱辦，并在文件傳閱、處理單上簽字。文件閱后及時(shí)收回歸檔，送各部門(mén)的文件，由各部門(mén)指定專(zhuān)人保管，閱后及時(shí)送還。
2、公司領(lǐng)導及有關(guān)部門(mén)及時(shí)閱文，凡需收回的文件如數退回，不得積壓、丟失。
3、外出參加會(huì )議帶回的公文應交文書(shū)登記，個(gè)人不得保存任何文件。
二、發(fā)文制度
1、凡以公司名義發(fā)出的公文，擬稿人必須用規定文稿紙撰稿，由部門(mén)領(lǐng)導簽字，統一送秘書(shū)核稿，經(jīng)領(lǐng)導審核簽發(fā)(屬董事會(huì )的由董事長(cháng)簽發(fā)，屬公司的由總經(jīng)理簽發(fā))，由文書(shū)統一登記、統一印制。凡本公司繕印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發(fā)文件含被轉發(fā)的原件）交兩份給文書(shū)統一收集管理。
2、公司會(huì )簽外單位文件，經(jīng)相關(guān)部門(mén)和領(lǐng)導審核后會(huì )簽。外單位會(huì )簽公司的文稿，由相關(guān)部門(mén)起草，秘書(shū)核稿，公司領(lǐng)導簽發(fā)后，再送有關(guān)部門(mén)會(huì )簽。
3、聯(lián)合發(fā)文經(jīng)公司領(lǐng)導及聯(lián)合發(fā)文單位領(lǐng)導分別簽批后由文書(shū)統一編號、印發(fā)。
三、檔案管理制度
�。ㄒ唬w檔范圍
1、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報、照片、錄音、錄像等。
2、重要會(huì )議材料，包括會(huì )議的通知、報告、決議、領(lǐng)導人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì )議簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等。
3、公司在發(fā)展過(guò)程中獲得的被國家或社會(huì )認證或認可的證明其實(shí)力和相關(guān)資格的證書(shū)材料等。
4、公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的各種文件材料（即內部文件），如規章制度、調研材料、機構調整、人事任免、部門(mén)管理職能性文件、部門(mén)崗位職責等。
5、上級機關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料。
6、公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的與上級領(lǐng)導部門(mén)間的往來(lái)文件（即外部文件），包括請示與上級機關(guān)的批復、報告、項目立項、重要函件。
7、公司及各部門(mén)的年度工作計劃、總結。
8、本公司的各種統計報表。
9、信訪(fǎng)工作材料。
10、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)，房屋買(mǎi)賣(mài)、租賃協(xié)議，資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。
11、本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。
12、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。
13、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)評審材料。
�。ǘw檔時(shí)間
1、各部門(mén)應主動(dòng)在每年元月底將上年度具有保存價(jià)值的文件資料移送文書(shū)檔案室。任何部門(mén)或個(gè)人不能把具有保存價(jià)值的文件資料據為已有，或者拒絕歸檔。
2、每年六月份之前，各部門(mén)向檔案室移交已歸檔完畢的上一年度的部門(mén)文書(shū)檔案，并辦理移交手續。
3、凡是有法律效用的文件材料，一生效就歸檔。
4、基建、工程項目竣工驗收后，三個(gè)月內歸檔。
�。ㄈw檔要求
1、歸檔的文件資料不論采用手稿、印刷件、復印件、圖片、軟盤(pán)、錄音帶、錄像帶，都必須齊全、完整、系統、條理，保持有機聯(lián)系。
2、歸檔的書(shū)面文件資料手寫(xiě)文稿，不得用圓珠筆、復寫(xiě)筆、彩色筆書(shū)寫(xiě)，不得采用紅墨水書(shū)寫(xiě)。出現上述情況，文書(shū)應及時(shí)要求有關(guān)部門(mén)或人員進(jìn)行重抄或復制。
�。ㄋ模n案管理
1、檔案管理：依據檔案、來(lái)源、時(shí)間、內容、形式分成若干層次和類(lèi)別，案卷排列并編制案卷目錄。
2、檔案保管：公司設立專(zhuān)用文件庫保存檔案，定期檢查存放檔案室內的檔案資料狀況，對字跡模糊、變質(zhì)、損壞、破碎的檔案資料必須及時(shí)進(jìn)行恢復、修補或復制。做好防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。
3、檔案的鑒定：從檔案的內容、來(lái)源、時(shí)間、程序、名稱(chēng)鑒別、檔案價(jià)值，確定各類(lèi)檔案的保管期限，編制成表。
4、檔案的銷(xiāo)毀：文書(shū)檔案保管期限分為永久、長(cháng)期、短期三種，超過(guò)保管期限的文書(shū)檔案經(jīng)公司質(zhì)管部及相關(guān)領(lǐng)導批準后，編制銷(xiāo)毀清冊，辦理銷(xiāo)毀手續，方能銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀要有二人以上監銷(xiāo)，并在清冊上簽字。
�。ㄎ澹n案利用
1、凡需調閱檔案，均須填寫(xiě)檔案借閱單，并在“檔案借閱登記簿”上登記，注明借閱檔案的名稱(chēng)、密級、借閱方式、數量、期限及利用目的。
2、檔案利用方式有：提供檔案原件、提供檔案復印件、提供文獻索引資料。
3、借閱人員不準隨意拆卷和任意抽、換卷內文件或剪貼涂改字句，不得任意摘抄或復制案卷內容，如確有需要，必須經(jīng)公司領(lǐng)導批準后才能摘抄和復制。
4、依據國家統計和有關(guān)法律法規，做好企業(yè)檔案統計工作。
文書(shū)檔案管理制度5
(一) 文件管理制度
第一條 管理要點(diǎn)
1、 為使文件管理工作制度化、規范化、科學(xué)化，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用。
2、 文件管理的范圍包括：上級下發(fā)文件、公司各類(lèi)制度文件、外部傳真文件、政策指導類(lèi)文件、各類(lèi)合同文件等。
3、 制度類(lèi)文件按照公司文檔統一格式進(jìn)行編寫(xiě)，統一頁(yè)眉、頁(yè)腳，寫(xiě)明公司全稱(chēng)及文件性質(zhì);正文部分寫(xiě)明題目、時(shí)間、發(fā)文部門(mén)、內容等信息;措辭規范，表達無(wú)歧義。
4、 根據文件屬性、類(lèi)別，對所有文件進(jìn)行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。
第二條 制度規范
1、 文件的.起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷(xiāo)毀等由辦公室人員負責執行。
2、 公司上報下發(fā)正式文件的權利主要集中在行政人事部，各部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
3、 公司對內公開(kāi)文件由行政人事部負責起草和審核，總經(jīng)理簽發(fā);各部門(mén)需要向下或對外發(fā)文的文件由各部門(mén)負責起草，行政人事部負責審核，審核無(wú)誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門(mén)校對，校對無(wú)誤方可正式打印，由總經(jīng)理蓋章，簽發(fā)。
4、 凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應記錄。
5、 機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進(jìn)行分類(lèi)管理，定期整理并制作相關(guān)報表提交給部門(mén)主管。
6、 各部門(mén)因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經(jīng)理批準后方可借閱。
7、 辦公室管理人員對文件借閱情況進(jìn)行登記，做好借閱記錄并限期清退。
8、 按時(shí)間、內容、部門(mén)、名稱(chēng)等內容分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。
9、 根據存檔時(shí)間及存檔的必要性對文件進(jìn)行銷(xiāo)毀，需上報行政人事主管簽字批準，按照文件管理制度進(jìn)行處理。
第三條 文件管理流程設計
1、 內部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔
2、 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷(xiāo)毀
3、 借閱流程：提出申請，辦理手續→批準→借閱→清退→文件存檔→文件銷(xiāo)毀
(二) 文書(shū)管理制度
第一條 管理要點(diǎn)
1、 為確保文書(shū)制發(fā)、處理、管理工作順利進(jìn)行，保證公司內部資料的安全性、完整性，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率，充分發(fā)揮文書(shū)在各項工作中的指導作用。
2、 文書(shū)管理范圍包括：一般性文書(shū)(通知、公告、提案意見(jiàn)、會(huì )議紀要、總結匯編)、行政人事部發(fā)文文書(shū)(學(xué)習資料、各類(lèi)簡(jiǎn)報)、宣傳資料、各類(lèi)應存檔的圖表、其他有關(guān)公司的重大事項文書(shū)資料。
3、 除通知外，一般性文書(shū)沒(méi)有固定的格式，但必須標有頁(yè)眉頁(yè)腳，文本內容可根據文書(shū)具體內容進(jìn)行調整。
4、 根據文書(shū)性質(zhì)進(jìn)行編號整理，定期對文書(shū)進(jìn)行歸檔整理，保持紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。
第二條 制度規范
1、 根據公司實(shí)際需要及上級安排，起草編寫(xiě)內部公開(kāi)文書(shū)，張貼公示學(xué)習。
2、 按照文書(shū)管理范圍，行政人事部的發(fā)文根據需要填寫(xiě)《發(fā)文簿》，所有文書(shū)原稿均由行政人事部分類(lèi)存檔備查。
3、 行政辦公室發(fā)出的學(xué)習文書(shū)，需附上學(xué)習進(jìn)度表;閱讀者需認真學(xué)習并簽名備注。
4、 按時(shí)間、內容等降序排列，整理歸檔，堅持平時(shí)歸檔與年終歸檔相結合，對照編號列出整理清單。
5、 根據文書(shū)的時(shí)效性和保存的價(jià)值性，對文書(shū)進(jìn)行整理銷(xiāo)毀;須上級審批同意，方可銷(xiāo)毀。
6、 辦公室負責人為第一責任人，若發(fā)現文書(shū)丟失，辦公室人員必須查明原因，如實(shí)向主管部門(mén)報告，若未查明原因，則由辦公室負責承擔。
7、 違反以上規定者按照相關(guān)規定予以懲處。
第三條 流程設計
起草文書(shū)→填寫(xiě)《發(fā)文簿》(需要時(shí))→張貼→存檔→更新目錄(紙質(zhì)檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷(xiāo)毀
(三) 檔案管理制度
第一條 管理要點(diǎn)
1、 為了維護檔案的真實(shí)性和可查閱性，使檔案管理更科學(xué)、更專(zhuān)業(yè)，及時(shí)分類(lèi)、整理、編輯、傳遞文書(shū)資料，提高檔案管理質(zhì)量與效率。
2、 檔案管理范圍：公司各類(lèi)證照及各類(lèi)文件、文書(shū)資料、其他應存檔的信息資料。
3、 根據文書(shū)整理和文件整理編號，對對應資料進(jìn)行相應的歸檔、整理、備注，并存入專(zhuān)門(mén)的檔案文件柜保管。
第二條 制度規范
1、 應歸檔的文件、材料由辦公室人員負責收集，份數齊全，包括附件、批復、定稿等。
2、 所有歸檔文書(shū)材料經(jīng)過(guò)初步整理，根據時(shí)間先后順序再按同一項目文書(shū)材料集中整理，并貼上標簽。
3、 堅持平時(shí)歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結合，對照編目，列出清單。
4、 各部門(mén)需借閱相關(guān)檔案，須由行政人事部主管簽字，審核通過(guò)后方可借閱，不得抄錄、復制或借出。
5、 檔案管理人員必須遵守保密規定，履行保密手續，特別是員工個(gè)人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。
6、 檔案接收、移交，必須根據檔案管理制度嚴格做好記錄。
第三條 流程設計
根據文件、文書(shū)目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閱→清退
文書(shū)檔案管理制度6
1、文書(shū)立卷
每年年初機關(guān)文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)首先要制訂出當年可能形成文件的案卷類(lèi)目，根據案卷類(lèi)目做好平時(shí)的文件收集、分類(lèi)工作。在文件收集齊全的基礎上，將文件按以下特征逐項分開(kāi)。
�、俜帜甓�。將文件按其形成的年度分開(kāi)。
�、诜旨墑e。將文件按其作者之間的關(guān)系分成上級、同級、下級。對互相聯(lián)系緊密的文件，如上級的批復、下級的請示應放在一起。
�、鄯謾C構。將文件按其產(chǎn)生或承辦部門(mén)分開(kāi)。
�、芊謫�(wèn)題。將文件按其內容所反映的問(wèn)題分開(kāi)。
�、莘制谙�。根據《文書(shū)檔案保管期限的規定》，將文件按不同的保管期限分開(kāi)。
在文書(shū)分類(lèi)的基礎上，根據實(shí)際情況，靈活運用文件各特征（問(wèn)題、作者、時(shí)間、地區、文件名稱(chēng)、文件往來(lái)機關(guān)），分別組合成若干個(gè)案卷。擬寫(xiě)案卷標題，簡(jiǎn)明、確切地反映卷內文件的內容。案卷正式確定下來(lái)后，根據卷內文件時(shí)間、重要程序、問(wèn)題、作者、地區、文件名稱(chēng)、文書(shū)往來(lái)機關(guān)等具體情況系統排列。編寫(xiě)卷內文件的頁(yè)號；填寫(xiě)卷內文件目錄和備考表；拆除檔案文件上的金屬物，裝訂案卷；填寫(xiě)案卷封面，包括案卷標題、卷內文件的起止年月、頁(yè)數、件數、保管期限、案卷編號等。
2、檔案管理
將檔案庫房的檔案柜、架科學(xué)排列編號。保持庫房?jì)韧馇鍧嵭l生。學(xué)習和掌握檔案保護技術(shù)。庫房要有防高溫、防潮、防盜、防光、防塵等安全設施，避免灰塵、有害氣體、微生物、蟲(chóng)、鼠等對檔案的危害。
3、檔案利用
準備檢索工具。編制案卷目錄、全引目錄、專(zhuān)題文件目錄、資料卡片、檔案資料存放索引、匯編有關(guān)文件、參考資料等，并積極開(kāi)展檔案史料的編研工作。查閱、借閱有關(guān)文件，需經(jīng)秘書(shū)長(cháng)批準；對摘抄、復制的檔案資料進(jìn)行審核、登記，然后在摘抄、復印件上注明出外、時(shí)間。借閱檔案，應認真填寫(xiě)借閱登記薄《檔案利用效果登記表》，以便存查。對借出的檔案資料要按時(shí)收回入庫。
4、檔案統計
建立檔案收進(jìn)、移出登記簿。準確編制檔案工作情況統計年報，及時(shí)上報有關(guān)部門(mén)。
5、檔案鑒定
根據國家有關(guān)檔案保管期限的規定，制定檔案保管期限表，由檔案部門(mén)和有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的人員組成鑒定小組，定期對檔案進(jìn)行鑒定。剔除沒(méi)有保存價(jià)值的文件，對歸檔文件確定其保管期限。對保管期限已經(jīng)滿(mǎn)10年的檔案，移交市檔案館保存。對會(huì )議形成的資料、市政協(xié)大事記、常委會(huì )議記錄等也要立卷、歸檔、入館。
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