淺析聲明書(shū)公證的風(fēng)險防范
什么是聲明書(shū)公證?
聲明書(shū)公證是公證機構根據當事人的申請，依法證明其聲明行為真實(shí)、合法的活動(dòng)。聲明多體現在民事、經(jīng)濟交往過(guò)程中，它以聲明人意思自治為原則，用書(shū)面形式來(lái)體現。聲明書(shū)經(jīng)過(guò)公證，通過(guò)證明聲明人的真實(shí)意思表示，可以防止他人偽造、篡改或者冒名頂替，使聲明書(shū)接受者和使用者消除疑慮。因為聲明書(shū)系單方的法律行為，所產(chǎn)生的后果亦由聲明人自行承擔，所以公證機構在辦證實(shí)踐中對聲明人的意思表示真實(shí)和民事法律行為的把握上都十分重視，而對聲明書(shū)內容的合法性問(wèn)題研判上有所忽視。有部分公證涉訴案件系聲明書(shū)公證所引發(fā)，對公證行業(yè)而言，對此動(dòng)向有必要予以重視和關(guān)注，并認真加以分析，筆者希望通過(guò)對聲明書(shū)公證相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行解析，得到一些啟示，以更好地預防和化解辦理聲明書(shū)公證的風(fēng)險。
一、聲明書(shū)生效時(shí)間的判定
在公證處的實(shí)際業(yè)務(wù)操作中，聲明書(shū)主要分為主張權利、放棄權利、承擔義務(wù)、澄清事實(shí)四種，一般的聲明書(shū)均自發(fā)表之時(shí)即生效，但放棄權利和承擔義務(wù)的聲明則需視其聲明的時(shí)間而確定。如某債務(wù)人于2006年7月8日發(fā)表聲明：“本人自2006年3月15日起對XX債務(wù)承擔清償責任”，那么此聲明的效力應溯及到2006年3月15日，即從聲明書(shū)所確定的時(shí)間起對上述債務(wù)承擔清償責任。也就是說(shuō)如果發(fā)表聲明的時(shí)間與所聲稱(chēng)的時(shí)間不符，則以聲稱(chēng)的時(shí)間為生效時(shí)間。類(lèi)似特例的產(chǎn)生基于以下原因：一是當事人在訴訟過(guò)程已提交了放棄權利或承擔義務(wù)的聲明書(shū)證據材料，但法院在審理時(shí)建議當事人提供公證機構公證的聲明書(shū)，以提高證據的效力;二是采證部門(mén)在審核材料時(shí)，要求當事人提供經(jīng)公證的聲明書(shū)，以判別聲明書(shū)的真實(shí)性和合法性;三是第三方要求當事人提供經(jīng)公證的放棄權利或承擔義務(wù)的聲明書(shū)，以增強聲明內容的可信度和可靠性。需要特別注意的是聲明書(shū)中所聲稱(chēng)的時(shí)間如果是還未發(fā)生的時(shí)間，那么該聲明應是無(wú)效的聲明。聲明書(shū)的內容只能是客觀(guān)存在的事實(shí)，所聲明的內容如果與事實(shí)(這里的事實(shí)是指推定的事實(shí)，如無(wú)相反的證據證明，則所聲明的內容即為推定的事實(shí))相符，那么該聲明為有效聲明，如果與事實(shí)不符，那么該聲明即為無(wú)效，而在提前發(fā)表的聲明中，則因所聲明的時(shí)間還未發(fā)生，所聲明的內容可能發(fā)生也可能不發(fā)生，即該聲明所涉及的事實(shí)是一種不確定的事實(shí)，即使將來(lái)成為事實(shí)，該聲明在發(fā)表時(shí)不可能推定出該事實(shí)，則該聲明應屬無(wú)效聲明。如某聲明人發(fā)表聲明自愿放棄對XX不動(dòng)產(chǎn)的所有權，而在發(fā)表聲明時(shí)實(shí)際并未擁有不動(dòng)產(chǎn)的所有權，那么該聲明則是一個(gè)無(wú)效聲明，就是以后合法取得了不動(dòng)產(chǎn)的所有權，該聲明仍然無(wú)效，要使聲明書(shū)有效，必須在取得不動(dòng)產(chǎn)所有權后另行發(fā)表聲明。概括地說(shuō)聲明內容的時(shí)間只能早于或等于發(fā)表聲明的時(shí)間，而不能對將來(lái)的事情發(fā)表聲明，將來(lái)的事情是不可能推定其為事實(shí)的。
二、聲明書(shū)公證產(chǎn)生風(fēng)險的主因和問(wèn)題
在聲明書(shū)公證辦理過(guò)程中，可能因為聲明書(shū)公證系單方法律行為，操作也較為簡(jiǎn)單，所以部分公證員對辦理此項公證要求不高，把關(guān)不嚴，審查不細，由于主觀(guān)上的輕視和一些客觀(guān)因素，部分聲明書(shū)公證就可能出現風(fēng)險，并引發(fā)爭議。聲明書(shū)公證產(chǎn)生風(fēng)險的主因和問(wèn)題是：
1、聲明書(shū)公證產(chǎn)生風(fēng)險的主因
(1)辦證理念和思維出現偏差。因為公證制度從初創(chuàng )、停滯到恢復、發(fā)展這一系列過(guò)程只有短短的二十幾年歷史，公證制度的逐步建立與完善也是一個(gè)從模仿到不斷自我更新的過(guò)程，公證的.理論體系和辦證實(shí)踐難免存在一些不成熟之處，對公證員而言，在辦證實(shí)踐中如果缺少一套完整的公證理論加以指導，辦證理念得不到統一和澄清，在思維上容易出現偏差，這些偏差會(huì )潛移默化地表露在對法理的認識和實(shí)務(wù)的操作方面。
(2)實(shí)務(wù)操作的格式化造成公證人員思維方式的固定化。對單方法律行為所涉及的公證事項，辦證操作即簡(jiǎn)單又固化，公證員的一些思維論證、法律推理等腦力勞動(dòng)的付出根本無(wú)法得到充分的體現，長(cháng)此以往，公證員在辦理聲明書(shū)類(lèi)公證時(shí)易出現惰性的思維和機械的操作方式。
(3)轉型期的社會(huì )有時(shí)功利性會(huì )占據主導地位，公證當事人為達到其個(gè)人的目的或謀取利益，會(huì )不擇手段，因此虛假材料、冒名頂替、隱瞞事實(shí)等情況的出現也成為必然現象，這對于處在不斷變動(dòng)狀態(tài)的公證業(yè)而言也容易出現風(fēng)險。
(4)聲明公證書(shū)的定式化不足以正確地概括該類(lèi)公證的全部事實(shí)和內容，無(wú)法客觀(guān)、公正地體現聲明人辦理該公證的全貌，包括當事人的意思表示、行為能力、事實(shí)內容等，同時(shí)定式化的公證書(shū)制約了公證員的思維和辦證操作，公證業(yè)務(wù)的管轄又給當事人留下了可乘之機。
2、聲明書(shū)公證容易出現風(fēng)險的問(wèn)題
(1)聲明人的意思表示在形式上存在缺陷。聲明書(shū)須體現的是聲明人的真實(shí)意思表示，意思表示是聲明人作出民事法律行為的核心要素和必備要件，無(wú)意思表示不足以成為民事法律行為，聲明書(shū)體現的是聲明人旨在設立、變更或終止一定民事法律關(guān)系的書(shū)面表示行為，因而聲明書(shū)必須在公證員面前親自作出。但是由于一些客觀(guān)的因素，對于年老體弱者或不識字、不能簽名者，如果在辦證過(guò)程中所有公證材料上僅以蓋章形式代替，未按手印并建立聲明人的指紋檔案備查，未拍照或者攝像，隨著(zhù)時(shí)間的推移，公證當事人或者利害關(guān)系人可能會(huì )以此為由向公證處提出異議，就很容易引發(fā)爭議。
(2)對聲明內容和提交材料審查不嚴。聲明書(shū)公證要求提交的材料相對其他公證事項而言較少，在提交能證明公證當事人的真實(shí)身份、住所等材料的基礎上，部分公證機構對聲明所涉及的事實(shí)和內容須提交的相關(guān)證據材料要求不高，這可能與辦證的理念有關(guān)，聲明書(shū)公證一般都注重于意思表示和行為能力，對聲明所涉及事實(shí)和內容只要不違反法律和公序良俗就可以，聲明行為所產(chǎn)生的責任和后果也由聲明人自己承擔，所以對聲明所涉及事實(shí)和內容，部分公證員在辦證過(guò)程中論證思考不充分或者不嚴密。而那些缺少材料支撐的聲明書(shū)公證非常容易被異議人找出漏洞，也極易引發(fā)爭議。因為《公證法》頒布施行后，要求公證機構辦理公證，應當遵守法律，堅持客觀(guān)、公正的原則，公證員在辦理聲明書(shū)公證過(guò)程中，如果因為審查不仔細、論證不嚴密而導致撤證的情形發(fā)生，公證處仍然需要承擔相關(guān)的責任。
(3)告知義務(wù)履行不充分。作為公證機構受理申請后，應當告知當事人申請公證事項的法律意義和可能產(chǎn)生的法律后果，告知其在辦理公證過(guò)程中享有的權利和承擔的義務(wù)。告知義務(wù)是公證機構及公證員的法定義務(wù)，不履行告知義務(wù)就違反了公證法定程序。在辦理聲明書(shū)公證過(guò)程中，因為涉及聲明所需告知的內容較少，有的公證員在辦證過(guò)程中對主張權利、放棄權利、承擔義務(wù)、澄清事實(shí)四類(lèi)聲明書(shū)未加仔細研究，告知內容既簡(jiǎn)單又無(wú)針對性，有些內容應告知而實(shí)際未告知，這也可能會(huì )因未充分履行告知義務(wù)而導致公證當事人對聲明內容及后果產(chǎn)生誤解，并因此而引發(fā)爭議。
(4)聲明人用欺詐、隱瞞事實(shí)等方式騙取公證書(shū)的。部分公證當事人為謀取個(gè)人的私利采用欺詐和隱瞞事實(shí)等方式騙取公證書(shū)，一類(lèi)是提交的材料均系真實(shí)，而公證當事人卻是冒名頂替的，另一類(lèi)是公證當事人身份是真實(shí)的，所提交的材料卻是虛假或者經(jīng)過(guò)篡改的。聲明人用欺詐和隱瞞事實(shí)等方式騙取公證書(shū)后，如果聲明所涉及的財產(chǎn)或者權利已經(jīng)發(fā)生變更或轉移，真正的權利人或者利害關(guān)系人一旦提出異議，公證機構將非常被動(dòng)，上述情況也是公證處目前較難處理的一類(lèi)問(wèn)題。
(5)對權屬處于待定狀態(tài)的事實(shí)，公證處給予辦理聲明書(shū)公證的。有的聲明人對將來(lái)可能發(fā)生的事實(shí)申請辦理聲明書(shū)公證，如前所述涉及到聲明生效的時(shí)間問(wèn)題，因為提前發(fā)表的聲明中，則因所聲稱(chēng)的時(shí)間還未發(fā)生，所聲稱(chēng)的內容可能發(fā)生也可能不發(fā)生，即該聲明所涉及的事實(shí)是一種不確定的事實(shí)，處于一種待定狀態(tài)，即使將來(lái)成為事實(shí)，該聲明在發(fā)表時(shí)也不可能推定出該事實(shí)，則該聲明應屬無(wú)效聲明。公證處辦理該類(lèi)公證事項須嚴格加以把握和控制，如果因疏忽大意出具了公證書(shū)，將來(lái)也可能引發(fā)爭議。
(6)聲明書(shū)已經(jīng)作出并辦理公證手續，而當事人又翻悔或者要求撤銷(xiāo)的。有的聲明人已經(jīng)就主張權利、放棄權利、承擔義務(wù)、澄清事實(shí)發(fā)表聲明并辦理公證手續，但無(wú)正當理由又不能提出充分證據足以推翻聲明書(shū)公證卻又翻悔或者要求撤銷(xiāo)的，從法律的嚴肅性和聲明作出后將產(chǎn)生相關(guān)的法律責任和后果的角度分析，公證處不可能同意聲明人的要求，因為當事人無(wú)正當理由又不能提出充分證據足以推翻聲明書(shū)公證，公證處如果容許當事人隨意翻悔或者撤銷(xiāo)聲明的，那么完全可能因當事人的翻悔或者撤銷(xiāo)聲明的行為引發(fā)爭議，聲明行為所導致的后果也會(huì )由當事人自己承擔而轉移為由公證處承擔，同時(shí)影響到公證處的社會(huì )形象和公信力。
(7)聲明人就同一事項在不同公證處取得公證書(shū)的。因為部分聲明書(shū)公證既可以在當事人住所地、經(jīng)常居住地、不動(dòng)產(chǎn)所在地辦理，也可以在行為地辦理，有的當事人為達到其非法目的，鉆公證管轄的漏洞，在某公證處辦證不能達到其預期目的的情況下，又在其他公證處辦證，有的是以公證書(shū)來(lái)否決公證書(shū)，有的是取得不同公證處就同一事項出具的不同公證書(shū)在同一部門(mén)使用，以達到其非法目的，這種不同公證處就同一事項出具的不同公證書(shū)極易引發(fā)混亂和爭議，同時(shí)對公證機構也會(huì )產(chǎn)生不良的社會(huì )影響。
三、聲明書(shū)公證須把握的基本點(diǎn)
從辦證的角度去分析，公證機構辦理聲明書(shū)公證審查的內容和注意的事項主要有以下四個(gè)方面：
(1)聲明體現的是聲明人意思自治的原則，系聲明人的真實(shí)意思表示，意思表示是聲明人作出民事法律行為的核心要素和必備要件，同時(shí)聲明人在辦理聲明公證時(shí)應具有相應的民事行為能力;(2)聲明書(shū)是一種明示的書(shū)面表示行為，且必須是聲明人在公證員面前親自發(fā)表，而不得委托他人代理;(3)公證機構著(zhù)重證明的是聲明人的意思表示行為的真實(shí)性，對聲明書(shū)內容一般不做核實(shí)(如公證員認為確有疑問(wèn)需要核實(shí)的除外)，聲明書(shū)發(fā)表后所產(chǎn)生的法律責任和后果均由聲明人自己承擔，但是聲明的內容不得違反法律和公序良俗;(4)對涉及財產(chǎn)所有權變更、轉移或者人身關(guān)系方面的聲明，需注意審查聲明的事實(shí)和內容，并進(jìn)行必要的論證和核實(shí)，其目的在于防止欺詐等行為的產(chǎn)生和造成不良的社會(huì )影響。
四、如何防范聲明書(shū)公證的風(fēng)險
既然聲明書(shū)公證在辦理過(guò)程中可能因為審查不嚴或者操作不當而產(chǎn)生風(fēng)險問(wèn)題，作為辦證人員有必要對此問(wèn)題引起高度關(guān)注，辦理聲明書(shū)公證的風(fēng)險問(wèn)題可通過(guò)以下措施加以防范。
(1)不斷提高辦證人員識別虛假材料和辨別當事人真實(shí)身份的能力。在加強培訓的基礎上，辦證人員需要多學(xué)習一些業(yè)務(wù)外的知識，力求通過(guò)仔細辨別、詢(xún)問(wèn)核實(shí)、相互印證、委托鑒定等多種手段杜絕虛假材料，正確辨別當事人的真實(shí)身份。同時(shí)建立提供虛假材料申請人的黑名單，充分行使不予受理和終止公證的權利。
(2)對年老體弱或者不識字、不能簽名者，建議拍照、攝像并建立聲明人的指紋檔案，通過(guò)攝像等手段可以正確、真實(shí)地記錄聲明人在辦理聲明書(shū)公證時(shí)的具體情形，可以避免當事人或者利害關(guān)系人以不識字、不簽名、對聲明內容不明確或不理解等為理由提出異議。
(3)充分履行好告知義務(wù)，認真完整地做好談話(huà)記錄。公證員在辦理聲明書(shū)公證時(shí)，既要告知聲明人的基本權利和義務(wù)，又要告知聲明人在聲明書(shū)作出后將產(chǎn)生的法律后果，以及聲明人舉證不實(shí)或陳述虛假應承擔的法律責任，同時(shí)還應告知聲明人在聲明作出后，無(wú)正當理由又不能提出充分證據足以推翻聲明書(shū)公證，不能隨意翻悔或者撤銷(xiāo)聲明，聲明書(shū)作出后所產(chǎn)生的法律責任和后果均由聲明人自己承擔。在談話(huà)記錄的設計中，除告知義務(wù)須充分履行外，對年老體弱、不識字、不能簽名者，談話(huà)記錄需要詳盡完整地記錄相關(guān)內容，文字表述要正確到位，申請表、受理單、談話(huà)記錄、聲明書(shū)、送達回執上均須按手印，盡可能杜絕用蓋私章的方式代替簽名。
(4)在公證行業(yè)內部建立網(wǎng)絡(luò )信息平臺，互聯(lián)互通，溝通信息，以及時(shí)查詢(xún)核實(shí)相關(guān)信息資料，防止當事人就同一事項在多處辦證以達到其非法目的的行為發(fā)生。
(5)建議對涉及財產(chǎn)所有權變更、轉移或者人身關(guān)系方面的聲明擬采用要素式公證書(shū)格式出具。
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