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淺談如何做好會(huì )議記錄
在實(shí)際工作中，秘書(shū)做好會(huì )議記錄非常重要。秘書(shū)這個(gè)崗位讓很多人羨慕，卻又讓很多人望而卻步，因為這個(gè)崗位的性質(zhì)決定了要和領(lǐng)導直接接觸，稍有不慎就可能會(huì )受到領(lǐng)導批評。下面是淺談如何做好會(huì )議記錄，歡迎參考！
領(lǐng)導常說(shuō)行政辦公室可以算作是領(lǐng)導和下屬之間的橋梁，夾在上下兩級之間，一定要尋求到好的一個(gè)平衡點(diǎn)，正確傳達領(lǐng)導的意思表示，不能讓雙方產(chǎn)生不必要的誤會(huì )和矛盾。比方說(shuō)，關(guān)于發(fā)獎金、出通報批評或通報表?yè)P都要走會(huì )議紀要發(fā)往全局，全局職工的眼睛都盯著(zhù)紀要上那幾句來(lái)揣摩領(lǐng)導的想法，如果作為秘書(shū)人員，在會(huì )議記錄上馬虎大意或在會(huì )議紀要上表述不準確，就很容易誤傳領(lǐng)導的意思。每年地區局年終檢查，都對會(huì )議管理這項工作給予細節指導，使各縣局會(huì )議管理工作流程化、規范化。但是，如何進(jìn)一步提高會(huì )議記錄工作的質(zhì)量和效率，將是辦公室秘書(shū)的一項長(cháng)期的工作任務(wù)。這里，對做好會(huì )議記錄談點(diǎn)粗淺的看法：
一、使用固定的記錄本
會(huì )議記錄是辦公室工作的一個(gè)重要組成部分。會(huì )議記錄是會(huì )議情況的真實(shí)記載，它客觀(guān)地反映了會(huì )議的內容和進(jìn)程，是形成會(huì )議紀要、簡(jiǎn)報的重要素材和督辦事項執行情況的依據，具有重要的保存、利用價(jià)值，是重要的文書(shū)檔案材料，因此必須選用紙質(zhì)較好的會(huì )議記錄本。并且按照年度根據會(huì )議類(lèi)型分本記錄，中途不得另起一本記錄，以保證記錄的連續性、完整性。
二、做好會(huì )前各項準備
會(huì )議記錄是原始憑證，所以貴在準確、齊全，所以事先要了解會(huì )議的議程，以便于在記錄過(guò)程中注意各有關(guān)方面的關(guān)系，將一些事宜有機地聯(lián)系起來(lái)，加快記錄的速度，記準、記全。按會(huì )議性質(zhì)分別記錄并按照會(huì )議的時(shí)間順序規范、完整的做好會(huì )議記錄，按會(huì )議性質(zhì)分別記錄很重要，如果把局長(cháng)辦公會(huì )、局務(wù)會(huì )、辦公例會(huì )記在一個(gè)本子上，查找所需材料就費時(shí)費力，很不方便。每一篇會(huì )議記錄開(kāi)篇都要注明會(huì )議的組織情況，一般在會(huì )議開(kāi)始前,就可以把會(huì )議的有關(guān)情況寫(xiě)好，包括①會(huì )議名稱(chēng)。寫(xiě)清是黨組會(huì )議、局長(cháng)辦公會(huì )、局務(wù)會(huì )，還是稅收分析會(huì )等等;②會(huì )議時(shí)間。要寫(xiě)明具體的年、月、日，同時(shí)還要寫(xiě)明是上午、下午還是晚上，有的會(huì )議還要寫(xiě)明某時(shí)某分;③會(huì )議地點(diǎn)要寫(xiě)明在何處開(kāi)的會(huì )。如:“某某會(huì )議室”等;④主持單位(科室)，一般會(huì )議像黨組會(huì )議、局長(cháng)辦公會(huì )、局務(wù)會(huì )等一般由行政辦公室主持，各稅務(wù)專(zhuān)業(yè)會(huì )議由各業(yè)務(wù)科室主持;⑤主持人一般直書(shū)姓名，如：徐志廣，不要寫(xiě)成簡(jiǎn)稱(chēng)徐書(shū)記，一般不寫(xiě)職務(wù);⑥參加人(出席人)，即出席會(huì )議的正式成員，按排列順序列出，排列順序可詢(xún)問(wèn)人教科;⑦記錄人，就是負責記錄會(huì )議全程的人，一般為兩個(gè)人，一個(gè)主記一個(gè)副記，便于會(huì )后整理。⑧會(huì )議議題，此次會(huì )議要解決的事項，可以寫(xiě)成“關(guān)于…….的議題”，有時(shí)候還需加注列席人(即不是會(huì )議正式成員，但由于工作需要而參加會(huì )議的人，如關(guān)于經(jīng)費的議題，會(huì )計要列席;關(guān)于征管軟件數據的，網(wǎng)管員要列席)和缺席人(可單獨作為一條，要寫(xiě)出缺席人的姓名和缺席的原因，也可以寫(xiě)在出席人、列席人的項目中，在括號內注明某某人因何故缺席)。這樣不但查找起來(lái)一目了然、十分方便，而且有利于檔案的保密和保護。
另外，應設置簽名簿，請出席者簽署姓名，作為會(huì )議記錄本的附件保存在檔案室里。
三、做好會(huì )議發(fā)言記錄
做了多年秘書(shū)，自己感覺(jué)秘書(shū)一定要多鍛煉聽(tīng)、說(shuō)、讀、寫(xiě)。有的時(shí)候，有時(shí)幾個(gè)小時(shí)的會(huì )，其他參加會(huì )議的人累了，可以發(fā)一下呆，如果對某個(gè)話(huà)題不感興趣，也不是他負責的，就不用專(zhuān)心地聽(tīng)�？擅貢�(shū)不行，不管什么，都要記下來(lái)，回去還要分析，因為那個(gè)記錄你是要形成紀要下發(fā)給所有同事的，但有些信息是不能隨便公布的，這就考驗秘書(shū)的判斷力了。
雖然是手寫(xiě)記錄，沒(méi)有word編輯的那么規整，但是作為秘書(shū)人員，也要注意記錄本上的字體大小、字間距，我是先拿會(huì )議記錄本記錄，再準備幾張稿紙附記，會(huì )議結束之后，在最短的時(shí)間內，對記錄的內容進(jìn)行整理，將稿紙內容謄寫(xiě)到會(huì )議記錄本上，謄寫(xiě)一遍，可以對一些錯字白字進(jìn)行糾錯，并刪除一些和會(huì )議不相干的、牛頭不對馬嘴的話(huà)。如果看到你交上來(lái)的是一篇字體不一，亂七八糟的記錄，即使你記的再好，你在領(lǐng)導眼里也大打折扣。還有，哪怕字寫(xiě)的不漂亮，也要保證字跡清晰。
會(huì )議開(kāi)始后，記錄人員要保持精力高度集中，特別是在詳細記錄時(shí)，一定不能分心，否則記錄將無(wú)法進(jìn)行。一般說(shuō)，按照會(huì )議的議程，與會(huì )者一個(gè)接一個(gè)地發(fā)言，這是比較好記的。但實(shí)際情況是，經(jīng)常發(fā)生與會(huì )者熱烈討論，爭先恐后地發(fā)言的場(chǎng)面。你一言，我一語(yǔ)，到底聽(tīng)誰(shuí)的?記誰(shuí)的?縣局經(jīng)費有限，沒(méi)有錄音筆，很容易腦子一塌糊涂。秘書(shū)的價(jià)值恰恰就是要在這種時(shí)候得到體現。畢竟人比機器聰明!通常的經(jīng)驗是，死死盯著(zhù)主持人和主要領(lǐng)導。其實(shí)說(shuō)直白點(diǎn)，就是誰(shuí)的官大聽(tīng)誰(shuí)的，同時(shí)要注意記錄討論焦點(diǎn)所在。乘短暫的停止講話(huà)時(shí)間，比如領(lǐng)導點(diǎn)煙、喝口茶的功夫，可以迅速的回看記錄，在旁邊稿紙上迅速補記，會(huì )后整理。
一般記錄的開(kāi)頭要寫(xiě)上“會(huì )議記錄(按發(fā)言先后順序)”記錄完畢后要寫(xiě)“會(huì )議結束”。
以下是一段網(wǎng)摘的關(guān)于速記的技巧，大家分享一下：
一般說(shuō)來(lái)，速記有四條：一快、二要、三省、四代。
一快，即記得快。字要寫(xiě)得小一些、輕一點(diǎn)，多寫(xiě)連筆字。要順著(zhù)肘、手的自然去勢，斜一點(diǎn)寫(xiě)。
二要，即擇要而記。就記錄一次會(huì )議來(lái)說(shuō)，要圍繞會(huì )議議題、會(huì )議主持人和主要領(lǐng)導同志發(fā)言的中心思想，與會(huì )者的不同意見(jiàn)或有爭議的問(wèn)題、結論性意見(jiàn)、決定或決議等作記錄，就記錄一個(gè)人的發(fā)言來(lái)說(shuō)，要記其發(fā)言要點(diǎn)、主要論據和結論，論證過(guò)程可以不記。就記一句話(huà)來(lái)說(shuō)，要記這句話(huà)的中心詞，修飾語(yǔ)一般可以不記。要注意上下句子的連貫性、可訊性，一篇好的記錄應當獨立成篇。
三省，即在記錄中正確使用省略法。如使用簡(jiǎn)稱(chēng)、簡(jiǎn)化詞語(yǔ)和統稱(chēng)。省略詞語(yǔ)和句子中的附加成分，比如"但是"只記"但"，省略較長(cháng)的成語(yǔ)、俗語(yǔ)、熟悉的詞組，句子的后半部分，畫(huà)一曲線(xiàn)代替，省略引文，記下起止句或起止詞即可，會(huì )后查補。
四代，即用較為簡(jiǎn)便的寫(xiě)法代替復雜的寫(xiě)法。一可用姓代替全名，二可用筆畫(huà)少易寫(xiě)的同音字代替筆畫(huà)多難寫(xiě)的字;三可用一些數字和國際上通用的符號代替文字;四可用漢語(yǔ)拼音代替生詞難字;五可用外語(yǔ)符號代替某些詞匯，等等。但在整理和印發(fā)會(huì )議記錄時(shí)，均應按規范要求辦理。
總之，會(huì )議記錄要求忠于事實(shí)，不能夾雜記錄者的任何個(gè)人情感，更不允許有意增刪發(fā)言?xún)热�。�?huì )議記錄一般不宜公開(kāi)發(fā)表，如需發(fā)表，應征得發(fā)言者的審閱同意。會(huì )后會(huì )議主持人、參加人要簽字確認同意記錄人所記錄的會(huì )議內容。
四、會(huì )后及時(shí)形成紀要
會(huì )議紀要是根據會(huì )議記錄和會(huì )議文件以及其他有關(guān)材料加工整理而成的，會(huì )議紀要是反映會(huì )議基本情況和精神的紀實(shí)性公文，是會(huì )議議定事項和重要精神，并要求有關(guān)單位執行的一種文體。有的需要下發(fā)執行的會(huì )議紀要，可以“通知”形式發(fā)出。
做紀要首先要提醒自己注意會(huì )議紀要的特點(diǎn) 。會(huì )議紀要如實(shí)地反映會(huì )議內容，有紀實(shí)性。它不能離開(kāi)會(huì )議實(shí)際搞再創(chuàng )作，不能搞人為的拔高、深化和填平補齊。否則，就會(huì )失去其內容的客觀(guān)真實(shí)性，違反紀實(shí)的要求;會(huì )議紀要是依據會(huì )議情況綜合而成的，有要點(diǎn)性。撰寫(xiě)會(huì )議紀要應圍繞會(huì )議主旨及主要成果來(lái)整理、提煉和概括。重點(diǎn)應放在介紹會(huì )議成果，而不是敘述會(huì )議的過(guò)程，切忌記流水帳。會(huì )議紀要一般采用第三人稱(chēng)寫(xiě)法，有特殊性。由于會(huì )議紀要反映的是與會(huì )人員的集體意志和意向，常以“會(huì )議”作為表述主體，“會(huì )議認為”、“會(huì )議指出”、“會(huì )議決定”、“會(huì )議要求”、“會(huì )議號召”、“會(huì )議強調”等就是稱(chēng)謂特殊性的表現。
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