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實(shí)用催款函及催款技巧
歡迎來(lái)到CN人才公文網(wǎng)，下面是小編給大家介紹的實(shí)用催款函及催款技巧，希望對大家有幫助。
一、催款函的結構
催款函的結構一般由標題和編號、催款和欠款單位的名稱(chēng)和賬號、催收內容、處理意見(jiàn)、落款等五部分組成。
(1)標題和編號
如果催收的是緊急的款項，可在標題前寫(xiě)上“緊急”二字。標題一般要注明編號，以便于查詢(xún)和聯(lián)系，并且一旦發(fā)生了經(jīng)濟糾紛而走上法庭時(shí)，它也是一份有力的憑證。也有的不編號
(2)催款和欠款單位的名稱(chēng)和賬號
催款函要清楚、準確地寫(xiě)上雙方單位的全稱(chēng)和賬號。必要時(shí)，要寫(xiě)明催款單位的地址、電話(huà)及經(jīng)辦人的姓名，若是銀行代辦催款的，還必須寫(xiě)明雙方開(kāi)戶(hù)銀行的名稱(chēng)及雙方賬號名稱(chēng)和賬號。
(3)催收內容
這是催款函的主體部分，應清楚、準確、簡(jiǎn)明地寫(xiě)出雙方發(fā)生往來(lái)的原因、日期、發(fā)票號碼、欠款的金額及拖欠的情況，比便使受文單位明確情況，及時(shí)地交款。
(4)處理意見(jiàn)
催款方在催款函上提出處理辦法和意見(jiàn)。這種意見(jiàn)一般都是從以下三個(gè)方面予以說(shuō)明：
�、僖笄房顟�(hù)說(shuō)明拖欠的原因。
�、谥匦麓_定一個(gè)付款的期限，希望對方按時(shí)如數交付欠款。
�、墼俅斡馄诓粴w還欠款將采取的罰金或其他措施。
(5)落款
寫(xiě)明催款單位的全稱(chēng)，并加蓋公章，然后注明發(fā)文日期。
催款函的作用
�、俨樵�(xún)：催款函可以及時(shí)了解對方單位拖欠款的原因，溝通信息，以便采取相應的對策和措施，協(xié)調雙方的關(guān)系。
�、诖呤眨簜鶛喾綖榱思铀儋Y金流動(dòng)以及合理周轉，擴大再生產(chǎn)，會(huì )對債務(wù)有意或無(wú)意拖欠付款的行為采取催款措施。通過(guò)催款可以及時(shí)追回拖欠款，盡可能避免或減少經(jīng)濟損失。
�、蹜{證：如果由于拖欠付款給債權方造成了實(shí)際經(jīng)濟損失，催款函又可以起到記載憑證作用，即當催款單位在想有關(guān)方面提出追查對方的經(jīng)濟責任時(shí)，催款函可以作為一種有力的憑證。
催款函的形式
�、俦愫剑阂孕藕男问綄�(xiě)作。
�、诒砀袷剑喝藗冊陂L(cháng)期實(shí)踐基礎上約定俗成的固定表格，使用時(shí)直接填寫(xiě)即可。
二、催款的訣竅和技巧
(一)了解客戶(hù)的結算周期擠進(jìn)頭班車(chē)
如果企業(yè)沒(méi)有抓住客戶(hù)的進(jìn)貨規律和各種周期，企業(yè)的業(yè)務(wù)人員每次去收款自然就會(huì )十分被動(dòng)。
企業(yè)發(fā)給客戶(hù)的商品其計劃的貨款回籠周期已到，企業(yè)的業(yè)務(wù)人員在向客戶(hù)提出結款時(shí)，往往得到的回答是：“這兩天銀根周轉不靈，能不能過(guò)幾天再說(shuō)。”
客戶(hù)的倉庫里，本企業(yè)的貨物庫存已經(jīng)不多，該再進(jìn)貨了。當企業(yè)業(yè)務(wù)人員上門(mén)洽談時(shí)，得到的答案極有可能是：“進(jìn)貨可以，但現在我帳戶(hù)上的資金不足，要到下月初才能支付上一筆貨款，請幫一個(gè)忙”。
企業(yè)的業(yè)務(wù)員每次去客戶(hù)處收款，總是“不巧”，客戶(hù)經(jīng)銷(xiāo)商帳上的錢(qián)剛好給別的公司拿走了。
解決策略：
1、盡可能地全面了解經(jīng)銷(xiāo)客戶(hù)的經(jīng)營(yíng)狀況：包括進(jìn)貨周期、結帳周期。關(guān)鍵是，你要每次比其他企業(yè)能領(lǐng)先一步拿到應收的帳款。因為大多數客戶(hù)的資金周轉都不會(huì )十分寬松，你能擠進(jìn)頭班車(chē)，其他企業(yè)的業(yè)務(wù)人員只能等下一班車(chē)了。
2、以誠待人，純粹的討債者是不可能與商人合作成功的。
有時(shí)候，為了達到既完成銷(xiāo)量又貨款回籠這兩個(gè)指標，企業(yè)的個(gè)別業(yè)務(wù)人員通過(guò)耍小聰明，以騙得客戶(hù)的信任，而輕易收到了某一筆貨款。但實(shí)際上，客戶(hù)在外的應收款沒(méi)有及時(shí)收回來(lái)，那么，等客戶(hù)覺(jué)醒過(guò)來(lái)，業(yè)務(wù)人員以后的收款工作難免就不會(huì )順利。
曾經(jīng)有個(gè)企業(yè)的業(yè)務(wù)人員每次去收款都不順利，后來(lái)在一次與客戶(hù)一起喝酒的時(shí)候，客戶(hù)無(wú)意中提及：如果有事要找到該業(yè)務(wù)人員，只要打電話(huà)叫他來(lái)收款，保險他準時(shí)趕到。
不要為了討債而去收款，而是協(xié)助客戶(hù)一起去經(jīng)營(yíng)好其貨款，這才是降低企業(yè)應收款的根本所在。
記�。阂粋�(gè)純粹的討債人是不可能與商人合作成功的。
養成“說(shuō)到做到”的好習慣，在與客戶(hù)平時(shí)的交往中，就做出規矩：“我決不食言，你也應說(shuō)話(huà)算數。”雖然開(kāi)始時(shí)，其動(dòng)機不一定完全是為了貨款，但當你真正涉及到收款時(shí)，對客戶(hù)就是一種無(wú)形的壓力。反之，如果一些企業(yè)的業(yè)務(wù)人員自已已經(jīng)常食言，那么他也會(huì )較勢利地來(lái)對待你。
在平時(shí)就多多關(guān)心客戶(hù)，不要等到收款時(shí)，才想起他們。在他們需要幫助之時(shí)，而你又力所能及幫一把，他自然會(huì )記住的。
在每次帳款周期到來(lái)之前，如果能象征性地幫助客戶(hù)去回收幾筆他的應收款，有可能此貨款是屬于企業(yè)的業(yè)務(wù)人員曾為其開(kāi)發(fā)的零售點(diǎn)，也可能是客戶(hù)自己來(lái)不及去催收的款項，不管是哪種情況，你這樣做了，會(huì )對你的收款工作帶來(lái)積極的作用。
適當地與客戶(hù)的財務(wù)人員搞好關(guān)系，經(jīng)常送他們一些禮品。雖然他們對你的銷(xiāo)量貢獻關(guān)系不大，但你如果也能夠像關(guān)注客戶(hù)的業(yè)務(wù)經(jīng)理那樣，同時(shí)也能經(jīng)常想到他們的財務(wù)主管，其效果往往在關(guān)鍵的時(shí)刻就能呈現出來(lái)。
3、尋找第三者擔保
企業(yè)可以要求你的客戶(hù)在與你發(fā)生貨款往來(lái)之前，尋找第三者(或上級單位)擔保，最好其擔保書(shū)能伴以相應的公證手續。這樣做，至少萬(wàn)一在未來(lái)發(fā)生貨款糾紛時(shí)，你還能找到一位相應的相關(guān)債權人。同時(shí)，這對客戶(hù)本身來(lái)說(shuō)也是一種約束行為。
4、事前催收
對于支付貨款不干脆的客戶(hù)，如果只是在約定的收款日期前往，一般情況下收不到貨款，必須在事前就催收。
事前上門(mén)催收時(shí)要確認對方所欠金額，并告訴他下次收款日一定準時(shí)前來(lái)，請他事先準備好這些款項。這樣做，一定比收款日當天來(lái)催討要有效得多。
如果距離又遠，可事先通過(guò)電話(huà)催收，確認對方所欠金額，并告知收款日前來(lái)的準確時(shí)間�；蛘甙汛呖顔梧]寄給對方，請他簽字確認后再寄回。
5、上門(mén)要早
到了合同規定的收款日，上門(mén)的時(shí)間一定要提早，這是收款的一個(gè)訣竅。否則客戶(hù)有時(shí)還會(huì )反咬一口，說(shuō)我等了好久，你沒(méi)來(lái)，我要去做其他更要緊的事，你就無(wú)話(huà)好說(shuō)。
6、高頻次，小金額
對新客戶(hù)或沒(méi)有把握的老客戶(hù)，無(wú)論是代銷(xiāo)或賒銷(xiāo)，交易的金額都不宜過(guò)大。寧可自己多跑幾趟路，多結幾次賬，多磨幾次嘴皮，也不能圖方便省事，把大批貨物交給對方代銷(xiāo)或賒銷(xiāo)。須知欠款越多越難收回，這一點(diǎn)非常重要。
很多銷(xiāo)售人員都有這樣的經(jīng)驗：有些新客戶(hù)，一開(kāi)口就要大量進(jìn)貨，并且不問(wèn)質(zhì)量，不問(wèn)價(jià)格，不提任何附加條件，對賣(mài)方提出的所有要求都滿(mǎn)口應承，這樣的客戶(hù)風(fēng)險最大。
7、不空許諾言
不空許諾言，不答應自己權限以外的條件。業(yè)務(wù)員擅自答應客戶(hù)自己權限以外的條件，在受到領(lǐng)導指責后再向客戶(hù)表示拒絕，就會(huì )產(chǎn)生麻煩。這樣，業(yè)務(wù)員就失去了客戶(hù)的信賴(lài)，造成清款困難，客戶(hù)甚至會(huì )停止與業(yè)務(wù)員的交易，使業(yè)務(wù)員進(jìn)退兩難。所以業(yè)務(wù)員不要為了博得客戶(hù)的歡心而任意答應條件。
8、推銷(xiāo)員要注意：
·在付款日期、付款期限、付款條件變更的情況下，業(yè)務(wù)員與客戶(hù)未能相互了解，業(yè)務(wù)員仍按原來(lái)的情況收款。
·客戶(hù)對合同內容提出變更但業(yè)務(wù)員未給予處理。
·有退還品卻不加以完全處理、扣除。
9、不要急于銷(xiāo)售，風(fēng)險責任明確
貨、款無(wú)歸的風(fēng)險有時(shí)是由推銷(xiāo)人員造成的。有些推銷(xiāo)人員惟恐產(chǎn)品賣(mài)不出去(特別是在市場(chǎng)上處于弱勢的產(chǎn)品)，因此在對客戶(hù)信用狀況沒(méi)有把握的情況下，就采用代銷(xiāo)或賒銷(xiāo)方式，結果給企業(yè)造成重大損失。
不實(shí)行強迫性銷(xiāo)售。一些業(yè)務(wù)員急于得到業(yè)績(jì)，就采取導致回收困難的強迫式銷(xiāo)售。這樣會(huì )被客戶(hù)抓住弱點(diǎn)，在回收貨款時(shí)，客戶(hù)會(huì )說(shuō)：“我不愿意進(jìn)貨，是你千拜托萬(wàn)拜托，不得已才進(jìn)貨的。如果你急于收錢(qián)，反正產(chǎn)品還沒(méi)有賣(mài)出去，你帶回去好了。”這樣，業(yè)務(wù)員也不敢堅持收款了。
10、嚴密的合同
為預防客戶(hù)拖欠貨款，在交易當時(shí)就要規定清楚交易條件，尤其是對收款日期要作沒(méi)有任何彈性的規定。例如，有的代銷(xiāo)合同或收據上寫(xiě)著(zhù)“售完后付款”，只要客戶(hù)還有一件貨物沒(méi)有賣(mài)完，他就可以名正言順地不付貨款;還有的合同或收據上寫(xiě)著(zhù)“10月以后付款”，這樣的規定今后也容易扯皮。
另外，交易條件不能由雙方口頭約定，必須使用書(shū)面形式(合同、契約、收據等)，并加蓋客戶(hù)單位的合同專(zhuān)用章。有些客戶(hù)在合同或收據上僅蓋上經(jīng)手人的私章，幾個(gè)月或半年之后再去結賬時(shí)，對方有可能說(shuō)，這個(gè)人早就走了，他簽的合同不能代表我們單位;有的甚至說(shuō)我們單位根本沒(méi)有這個(gè)人。如果加蓋的是單位的合同專(zhuān)用章，無(wú)論經(jīng)手人在與不在，對方都無(wú)法推脫或抵賴(lài)。
11、隨時(shí)觀(guān)察動(dòng)向：
掌握債務(wù)債權，掌握其物品情況，了解其有無(wú)上下級單位可追討，了解對他們公司有影響力的重點(diǎn)人物，掌握他的習慣付款時(shí)間。
經(jīng)營(yíng)人員異動(dòng)馬上要求對方書(shū)面確認。
交易達成之后，要經(jīng)常觀(guān)察客戶(hù)的經(jīng)營(yíng)狀況，及時(shí)察覺(jué)其異動(dòng)。如果客戶(hù)出現異常的變化，一般事先會(huì )有一些征兆出現。如：
·進(jìn)貨額突然減少;
·處理并不滯銷(xiāo)的庫存商品;
·拖延付款;
·客戶(hù)單位的員工辭職者突然增多;
·老板插手毫不相干的事業(yè)或整天沉溺于聲色之中;
·客戶(hù)附近的房子上用紅漆寫(xiě)下了“拆遷”字樣;
·因為討債人增多老板避而不見(jiàn);
·下層客戶(hù)賒銷(xiāo)過(guò)多，貸款回收困難;
·內部矛盾加劇，主業(yè)轉移;
一旦發(fā)現倒閉，馬上連夜行動(dòng)，了解他有無(wú)債權可以劃撥，了解他有無(wú)上下級單位可以追索。盡可能拿回物品以減少損失。
12、了解他的財務(wù)狀況
如果經(jīng)過(guò)多次催討，對方還是拖拖拉拉不肯還款，一定要表現出相當的纏勁功夫，或者在偵知對方手頭有現金時(shí)，或對方賬戶(hù)上剛好進(jìn)一筆款項時(shí)，就即刻趕去，逮個(gè)正著(zhù)。
13、利用第三者
登門(mén)催款時(shí)，不要看到客戶(hù)處有另外的客人就走開(kāi)，一定要說(shuō)明來(lái)意，專(zhuān)門(mén)在旁邊等候，這本身就是一種很有效的催款方式。因為客戶(hù)不希望他的客人看到債主登門(mén)，這樣做會(huì )搞砸他別的生意，或者在親朋好友面前沒(méi)有面子。在這種情況下，只要所欠不多，一般會(huì )趕快還款，打發(fā)你了事。
收款人員在旁邊等候的時(shí)候，還可聽(tīng)聽(tīng)客戶(hù)與其客人交談的內容，并觀(guān)察對方內部的情況，也可找機會(huì )從對方員工口中了解對方現狀到底如何，說(shuō)不定你會(huì )有所收獲。
14、直截了當
對于付款情況不佳的客戶(hù)，一碰面不必跟他寒暄太久，應直截了當地告訴他你來(lái)的目的就是專(zhuān)程收款。如果收款人員吞吞吐吐、羞羞答答的，反而會(huì )使對方在精神上處于主動(dòng)地位，在時(shí)間上做好如何對付你的思想準備。
如果只收到一部分貨款，與約定有出入時(shí)，你要馬上提出糾正，而不要等待對方說(shuō)明。 另外，要注意在收款完畢后再談新的生意。這樣，生意談起來(lái)也就比較順利。
一般來(lái)說(shuō)，欠款的客戶(hù)也知道這是不應該的，他們一面感到欠債的內疚，一面又找出各種理由要求延期還款。一開(kāi)始就認為延期還款是理所當然的，這種客戶(hù)結清這筆貨款后，最好不要再跟他來(lái)往。
15、小心他溜掉
如果客戶(hù)一見(jiàn)面就開(kāi)始討好你，或請你稍等一下，他馬上去某處取錢(qián)還你(對方說(shuō)去某處取錢(qián)，這個(gè)錢(qián)十有八、九是取不回來(lái)的，并且對方還會(huì )有“最充分”的理由，滿(mǎn)嘴的“對不住”)，這時(shí)，一定要揭穿對方的“把戲”，根據當時(shí)的具體情況，采取實(shí)質(zhì)性的措施，迫其還款。
16、不給他提出分外要求的機會(huì )
如果你的運氣好，在一個(gè)付款情況不好的客戶(hù)處出乎意料地收到很多貨款時(shí)，就要及早離開(kāi)，以免他覺(jué)得心疼，并告訴他××產(chǎn)品現在正是進(jìn)貨的好機會(huì )，再過(guò)10天就要漲價(jià)若干元，請速做決定以免失去機會(huì )等等，還要告訴他與自己聯(lián)系的時(shí)間和方法，再度謝謝他之后，馬上就走。
17、中國特色——利用人情關(guān)系
商場(chǎng)上，業(yè)務(wù)員之間歷來(lái)提倡重合同、講信譽(yù)、誠信無(wú)欺好商量的人際關(guān)系。而信守合同按期付款是雙方長(cháng)期合作的開(kāi)始，追債人應先盡力說(shuō)服對方講人情、重友誼、看發(fā)展，在他的付款能力之中優(yōu)先考慮付你的款!
18、借助對方上司的壓力
債權人首先要想辦法找到債務(wù)人的上級主管，利用其上司的權力給欠款人說(shuō)理講法，施加壓力，令其服從領(lǐng)導組織的決定。
19、以物品抵債
有時(shí)客戶(hù)在市場(chǎng)上因競爭不力，經(jīng)營(yíng)不善，導致產(chǎn)品積壓，資金周轉困難，他要求以商品或貨物來(lái)抵債，這也是一個(gè)辦法。不要因為覺(jué)得不值得而拒絕。對于的確無(wú)力付款的客戶(hù)，往往稍一延遲連物品也沒(méi)有了。
20、聘請律師或追債能手。
律師和追債能手學(xué)法懂法，見(jiàn)多識廣、能言善辯，以案說(shuō)法，會(huì )事半功倍，又不會(huì )違規犯法。
21、利用領(lǐng)導人作當事人去追債。
領(lǐng)導親自出馬威力大，他們講策略又有指導能力，如能和經(jīng)辦人一齊去追討債務(wù)，可以引起對方領(lǐng)導的重視，互相催促拿出解決問(wèn)題的方法，減少下級敷衍拖賴(lài)踢皮球。
22、利用還款保證追債。勤寫(xiě)法律文書(shū)函件追債，并請客戶(hù)簽認回執為證。
如債務(wù)人公司較有實(shí)力又是長(cháng)期合作者，只是一時(shí)資金周轉困難，那么業(yè)務(wù)員每次去討債要他首先寫(xiě)下分期還款保證書(shū)、欠條或開(kāi)出定期支票匯票，這樣既保證訴訟時(shí)效連續，又給他一次次加上緊箍咒。
欠款合同手續齊全，證據又確實(shí)，因債務(wù)人在外地上門(mén)討債花銷(xiāo)費用大又不方便，債權人可每月寫(xiě)信索債，發(fā)出律師函追債。但所發(fā)信件均要掛號，保存好郵戳票以備作為打官司時(shí)的有效證據。避免討債時(shí)作廢。
23、調動(dòng)公司群體力量追債
適當地組織群眾代表上門(mén)討債，因人多勢眾造成高壓，協(xié)迫他就范還債。
24、利用跟蹤糾纏討債。
利用跟蹤追擊的辦法，軟泡硬磨，打持久戰，跟蹤他的行動(dòng)，干擾他的工作，促使其無(wú)地自容而還賬。
25、巧妙運用釣魚(yú)法。
這是復雜情況下妙不可言的高招。先請吃飯等小誘餌，釣出對方違約根據、賬號、銀行存款、商品等，掌握錢(qián)貨后，業(yè)務(wù)員便可以促使其就范了。
26、委托追債公司討債
27、責令債權當事人追債
有些不正常的業(yè)務(wù)成為爛賬，系有關(guān)人員或因貪小便宜而使公司吃大虧，或因某些經(jīng)辦人玩忽職守，造成老大難問(wèn)題，公司領(lǐng)導可以責令經(jīng)辦人專(zhuān)門(mén)追債直到收回貨款。
28、讓財務(wù)人員“活賬本”追債
財務(wù)人員應對公司業(yè)務(wù)往來(lái)中的購銷(xiāo)調存資金流向、客戶(hù)欠款情況進(jìn)行全面了解，積極支持并參與追債。
29、小心詐票
核對品項、單價(jià)、數量、總價(jià)、地址、兌號，以及票據有無(wú)錯字，鋼印等有無(wú)涂改;
30、不分晝夜，不卑不亢，軟硬兼施;態(tài)度堅決，口氣和順;不礙情面，依時(shí)結清;分清形勢，壯士斷腕。
三、怎樣對客戶(hù)收欠款
對于支付貨款不干脆的客戶(hù)，如果只是在合同規定的收款日期前往，一般情況下收不到貨款，必須在事前就催收。
事前上門(mén)催收時(shí)要確認對方所欠金額，并告訴他下次收款日一定準時(shí)前來(lái)，請他事先準備好這些款項。這樣做，一定比收款日當天來(lái)催討要有效得多。
如果客戶(hù)太多，距離又遠，可事先通過(guò)電話(huà)催收，確認對方所欠金額，并告知收款日前來(lái)的準確時(shí)間�；蛘甙汛呖顔梧]寄給對方，請他簽字確認后再寄回。
到了合同規定的收款日，上門(mén)的時(shí)間一定要提早，這是收款的一個(gè)訣竅。否則客戶(hù)有時(shí)還會(huì )反咬一口，說(shuō)我等了你好久，你沒(méi)來(lái)，我要去做其他更要緊的事，你就無(wú)話(huà)好說(shuō)。
登門(mén)催款時(shí)，不要看到客戶(hù)處有另外的客人就走開(kāi)，一定要說(shuō)明來(lái)意，專(zhuān)門(mén)在旁邊等候，這本身就是一種很有效的催款方式。因為客戶(hù)不希望他的客人看到債主登門(mén)，這樣做會(huì )搞砸他別的生意，或者在親朋好友面前沒(méi)有面子。在這種情況下，只要所欠不多，一般會(huì )趕快還款，打發(fā)你了事。
收款人員在旁邊等候的時(shí)候，還可聽(tīng)聽(tīng)客戶(hù)與其客人交談的內容，并觀(guān)察對方內部的情況，也可找機會(huì )從對方員工口中了解對方現狀到底如何，說(shuō)不定你會(huì )有所收獲。
對于付款情況不佳的客戶(hù)，一碰面不必跟他寒暄太久，應直截了當地告訴他你來(lái)的目的就是專(zhuān)程收款。如果收款人員吞吞吐吐、羞羞答答的，反而會(huì )使對方在精神上處于主動(dòng)地位，在時(shí)間上做好如何對付你的思想準備。
一般來(lái)說(shuō)，欠款的客戶(hù)也知道這是不應該的，他們一面感到欠債的內疚，一面又找出各種理由要求延期還款。一開(kāi)始就認為延期還款是理所當然的，這種客戶(hù)結清這筆貨款后，最好不要再跟他來(lái)往。
如果只收到一部分貨款，與約定有出入時(shí)，你要馬上提出糾正，而不要等待對方說(shuō)明。
另外，要注意在收款完畢后再談新的生意。這樣，生意談起來(lái)也就比較順利。
如果經(jīng)過(guò)多次催討，對方還是拖拖拉拉不肯還款，一定要表現出相當的纏勁功夫，或者在偵知對方手頭有現金時(shí)，或對方賬戶(hù)上剛好進(jìn)一筆款項時(shí)，就即刻趕去，逮個(gè)正著(zhù)。
上述一系列軟磨硬纏的功夫都不奏效時(shí)，就只有使用最后兩個(gè)“殺手锏”：一是把貨拖回去(如果還未銷(xiāo)售的話(huà))，另一個(gè)就是請求法院強制執行。
四、企業(yè)催款的注意事項
催款是件令人頭痛的事，本來(lái)對方欠你的錢(qián)，你上門(mén)要賬，是天經(jīng)地義的事，可對方卻找來(lái)眾多理由想不還。作為企業(yè)，你要怎樣去催款，成功率才高呢?下面介紹幾種方法。
1、以一種視察公司產(chǎn)品在客戶(hù)處有無(wú)缺陷作為開(kāi)場(chǎng)白。
2、耐心聽(tīng)取客戶(hù)的意見(jiàn)，并表現出同情，接受批評。
3、表現出對客戶(hù)的關(guān)心，讓客戶(hù)作專(zhuān)家，你作聽(tīng)眾。
4、讓客戶(hù)大肆心中的不滿(mǎn)，你得毫無(wú)生氣地，耐心也聽(tīng)取教誨。
5、在客戶(hù)心平氣和時(shí)提出催款一事。
催款函的結構及寫(xiě)作方法
催款函主要應寫(xiě)如下內容：
�、俅呖顔挝缓颓房顔挝坏娜Q(chēng)和賬號，必要時(shí)寫(xiě)上催款單位的地址和電話(huà)以及經(jīng)辦人的姓名等。
�、陔p方交易往來(lái)的原因、日期、發(fā)票號碼、欠款金額、拖欠貨款情況等。
�、厶幚硪庖�(jiàn)，比如，再確定一個(gè)付款期限。催款函力求簡(jiǎn)潔，表達清楚催款的主題即可，不必虛禮客套，但注意用詞把握分寸。
例文
催 款 函
××百貨商場(chǎng)：
貴方于×年×月×日向我廠(chǎng)定購真絲襯衫×××件，貨款金額計××萬(wàn)元，發(fā)票編號為××××�？赡苡捎谫F方業(yè)務(wù)過(guò)于繁忙，以致忽略承付。故特致函提醒，請即解行結算，我廠(chǎng)銀行賬號××××。逾期按銀行規定，加收千分之二的罰金。如有特殊情況，請即與我廠(chǎng)財務(wù)科魏××聯(lián)系，電話(huà)：×××××××，郵編：××××××，地址：×××市××路×號。
特此函達。